Входящие (полученные) документы

Организация работы с входящими документами может быть представлена в виде следующей технологической цепочки:

- прием входящих документов

- предварительное рассмотрение

- регистрация документов

- доклад руководителю о полученных документах

- принятие решения руководителем

- направление документов на исполнение

- контроль исполнения документов

- исполнение документов

- формирование документов в дела

- использование документов в справочно-информационной работе

- передача в архив или уничтожение документов.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, проверяется адрес документа, количество листов, приложений.

При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и в журнале (карточке) регистрации в графе "Примечание".

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по ее принадлежности.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда дату отправки и получения документа можно установить только по конверту. Иногда на конвертах имеется пометка "конфиденциально", "срочно".

Письма с пометкой "лично" передаются непосредственно адресату.

Предварительное рассмотрение прибывшей корреспонденции позволяет рассортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые. Эту операцию производят на основании Перечня нерегистрируемых документов. В каждой организации есть свой перечень таких документов.

На регистрируемых документах проставляется "отметка о поступлении", которая включает название организации, дату поступления, номер.

Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также – проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Документы на имя руководства или без указания конкретного адресата передаются руководителю.

Документы, которые пришли в адрес структурных подразделений передаются секретарям структурных подразделений или руководителям.

Если к поступившим документам надо подобрать дополнительные материалы - контракты, предыдущие письма и т.п., то их передают вместе с поступившей корреспонденцией.

Руководитель, рассматривая документы, пишет резолюцию на них.

Получив от руководителя документы с резолюцией, секретарь вносит сведения о документе и резолюцию в журнал входящей корреспонденции или карточку регистрации.

Документы должны передаваться руководству или исполнителям в день их поступления. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки, как правило, в день поступления документа.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в виде копий.

Секретарь ведет контроль исполнения документа в отведенные сроки - получает информацию, как идет работа по документу, напоминает о сроке исполнения.

Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по данному вопросу.

Поиск по сайту: