Журнальная система регистрации документов

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Журнальной формой регистрации пользуются организации, где документооборот менее 500-600 документов в год.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: название журнала, организация, регистрационный номер по номенклатуре в правом верхнем углу. В правом нижнем углу пишут: начато 00.00.0000 и окончено 00.00.0000.

Числа начала и окончания журнала ставятся по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).

Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере существенных различий не имеют. Используются следующие графы:

ü корреспондент - пишется название организации, откуда поступил или корреспондент, куда направлен документ.

При регистрации документа записывается:

ü наименование адресанта (для писем граждан – это фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес);

ü дата поступления и индекс документа (отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается организацией, в которую он поступил);

ü дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;

ü краткое содержание (указывается также вид документа);

ü заголовок; если заголовка недостаточно, то добавляют необходимые сведения из текста;

ü резолюция (полное содержание текста резолюции, указание исполнителя, автора и дата нанесения резолюции на документ);

ü отметка об исполнении (отражает решение вопроса, дата, индекс ответного документа); если не составляется письменного ответа, указывается, когда, кем и как решен вопрос;

ü отметка о контроле (фиксируются отметка о контроле за сроками исполнения; она содержат дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа, может использоваться для записей, отражающих движение документа);

ü "фонд", "опись", "дело №" - заполняются в архиве.

Надо отметить, что возможно введение дополнительных граф в карточку и журнал, например: "количество листов", "расписка в получении документа" и другие. Произвольное расположение и наименование граф допустимо.

Возможно также разделение некоторых сложных граф на составные части (например: "дата поступления и индекс документа", "дата и индекс документа" на несколько граф).

Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочными нитками. Концы нитки выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Бумажным квадратом размера 2-3 мм в диаметре (чуть больше диаметра круглой печати организации) склеивают середины концов нитки, затем ставят на него печать организации так, чтобы она захватывала часть квадрата или была поставлена в середине квадрата. На этой же странице делается надпись, заверяющая правильность оформления.

S Пример:

"В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 95 (девяносто пять) листов."

Надпись подписывает делопроизводитель, ставится личная подпись, ее расшифровка (фамилия, инициалы).

Когда журнал заканчивается, после последней регистрационной записи, делается соответствующая запись.

S Пример:

"В данном журнале зарегистрировано 547 документов с вх. № 1 по № 549. Случайно пропущены номера 45 и 46".

Затем указывается должность, проставляется подпись и расшифровка подписи ответственного за делопроизводство.

Все журналы регистрации в конце года сдаются в архив с другими документами, а с начала нового календарного года заводятся новые журналы.

5. Контроль исполнения документов

Основная цель контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

Контроль осуществляют руководители; служба ДОУ (документационное обеспечение управления); ответственные исполнители.

В контроль исполнения документов входит:

ü постановка документа на контроль;

ü проверка своевременного доведения документов до исполнителей;

ü предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

ü учет и обобщение результатов контроля, исполнения документов;

ü информирование руководителя.

Устанавливаются сроки исполнения документов: для поступивших - с даты поступления, а для исходящих и внутренних - с даты подписания (утверждения).

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, отраслевыми ведомствами. Изменение срока исполнения возможно только принятием нового акта.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем организации. Конечная дата исполнения может быть указана в тексте документа или резолюции. Срок исполнения документа может быть изменен руководителем, который его установил.

Продление сроков исполнения допускается с разрешения установивших их учреждений или руководителей. Причем, это должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами. Для этого следует письменно оформить новый срок сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения.

Операции по контролю исполнения документов:

ü формирование контрольной картотеки (на документ, подлежащий контролю, заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК));

ü направление РКК в подразделение-исполнитель или непосредственно исполнителю;

ü напоминание исполнителю о сроке исполнения;

ü получение информации о ходе и результатах исполнения;

ü запись хода контроля и результатов исполнения в карточке;

ü регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

ü сообщение о ходе исполнения на оперативных совещаниях;

ü снятие документов с контроля по указанию руководителя;

ü формирование картотеки исполненных документов.

Документы считаются выполненными и снимаются с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений вопросов. Результаты отмечаются в письменном ответе, на самом документе (отметка об исполнении) и в РКК.

5. Формирование дел

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями: «На исполнении», «Срочно», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой паке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях, систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведется централизованно, обычно в секретариате.

Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Государственная система документационного обеспечения управления».

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке заводимого дела указывается название учреждение, затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки указывается срок хранения.

S Пример:

Форма обложки дела

_________________________________________________________________

(наименование учреждения и структурного подразделения)

ДЕЛО № __________ том № __________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(заголовок дела)

____________________________________________________________________

(дата)

на __________ лист

Хранить ________________

Ф. № _________________

Оп. № ________________

Д. № _________________

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

2. В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

3. В одно дело помещается не более 250 листов (толщина должна быть не более 4 см). Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями Госстандарта (например, копия должна быть заверена, проставлена отметка об исполнении).

5. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

6. В дело группируются документы одного календарного года. Исключение из этого правила составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

7. Плановая и отчетная документация помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления.

Формировании документов в дела может проводиться по разным признакам заведения дел.

- номинальный, основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности - протоколы, приказы, указания, акты;

- предметно-вопросный, когда за основу берут содержание документов (например, документы по вопросам повышения качества продукции и т.п.);

- авторский, предполагает группировку в дела документов одного автора, (например, протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2002 г.);

- корреспондентский (например, вся переписка с конкретным корреспондентом);

- географический, допускает объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов из одного региона;

- хронологический, группировка документов за какой-либо определенный период (например, квартальные отчеты, годовые отчеты и т.д.).

Систематизация отдельных категорий документов имеет особенности.

Распорядительные документы формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы коллегий группируются в два дела:

- протоколы и решения коллегии;

- документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Бухгалтерская документация в подавляющем группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группироваться документы за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов. Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери и злоупотреблений.

6. Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

S Пример:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ____

Документы, уже включенные в дело могут в течение года потребоваться работнику учреждения. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

S Пример:

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ от ______________ № _____, поступивший

_______________________________________________

(наименование корреспондента)

по вопросу _____________________________________

Выдан ___________ ________________________

(дата) (кому)

Выдал _________________

Получил _______________

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

S Пример:

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Дело № _______

Структурное подразделение

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.),то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.

В случае утери или уничтожения документов нормативные акты предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Поиск по сайту: