СПРАВКА

02.02.2003 № 91

Цедрик Екатерина Николаевна работает преподавателем на кафедре правового обеспечения управления.

Дана для представления в 101 отделение милиции Санкт-Петербурга.

Заведующая кафедрой правового

обеспечения управления подпись М.Ф.Воронина

2. Сводка

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. Сводка является разновидностью служебной справки.

В сводке концентрируется информация по заранее установленным параметрам, полученная из различных источников, но связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

В заголовке сводки обязательно указывается период времени, за который отражается информация

Текст сводки оформляется в виде таблицы.

Подписывает сводку, если она является внутренним документом, составитель, а если ее направляют в другую организацию – руководитель.

S Пример:

Санкт-Петербургская государственная академия

методов и техники управления (ЛИМТУ)

Секретариат

СВОДКА

22.01.2003- № 12

Об исполнении документов,

поставленных на контроль,

за 4 квартал 2002 г.

Секретарь подпись И.О. Иванова

3. Акт

Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом (пожарного инспектором, санитарным инспектором и т.д.).

Поводы составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество их разновидностей:

ü акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);

ü акты приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);

ü акты дегустации;

ü акты приема объектов;

ü акты проведения испытаний;

ü акты уничтожения дел,

ü акты испорченных товаров;

ü акты списания;

ü акты инвентаризации;

ü акты ревизии;

ü акты расследования несчастных случаев, аварий и др.

Для стандартных ситуаций разработаны бланки актов. Если нет установленной нормативным документом формы, то независимо от его разновидности акт составляют по единой схеме согласно ГОСТу.

Акт оформляется на общем бланке организации, где указывается наименование организации, а также структурного подразделения, если это требуется.

Название документа – можно писать в разрядку: акт.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указывается:

- основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, договор и т.п.),

- перечисляются лица, составляющие акт.

В констатирующей части излагают цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.

В заключительной части акта делают выводы или даются рекомендации, но акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление.

При наличии приложений на них делается ссылка.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акт утверждается и заверяется печатью.

S Пример:

Администрация Санкт-Петербурга УТВЕРЖДАЮ

Санкт-Петербургская государственная академия Ректор академии

методов и техники управления _____________Г.М.Иванов

«____»___________ 2002 г.

А К Т

09.12.2002 № 19

0 проверке сохранности документов

в академии

Основание: приказ ректора Академии от 12.01.2003 № 58 "0 проведении проверки

сохранности документов в Управлении"

Составлен комиссией в составе:

Председатель: Начальник отдела кадров Мирошин И.П.

Члены комиссии: 1. Зам. главного бухгалтера Копылова Н.А.

2. Зам. начальника хозяйственного отдела Луговая И.А.

3. Зам. зав. кафедрой правового обеспечения управления Воронина М.Ф.

В период с 28 ноября по 8 декабря 2002 года комиссия проверила организацию и условия хранения документов в центральном здании Академии.

Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированы в дела в соответствии с номенклатурой.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с архивным отделом администрации города в установленные сроки.

Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами.

Составлен в 2-х экземплярах:

1 экз. направлен в объединенный архив Академии;

2 экз. - в дело № 01-11.

Председатель комиссии подпись И.П.Мирошин

Члены комиссии подпись М.Ф.Воронина

подпись Н.А.Копылова

подпись И.А.Луговая

4. Заключение

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и т.д.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом … согласны" или "По проекту … замечаний нет".

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается составителями: специалистом или группой специалистов – его составителей.

5. Отзыв

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Порядок составления и оформления отзыва в целом соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Заключение состоит из двух частей. Первая содержит существо вопроса. Во второй - дается оценка работы («заслуживает оценки «отлично» или «заслуживает присуждения кандидатской степени» и т.д.).

6. Перечень

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ. Составлен в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечень оформляется на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их.

Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

7. Список

Список – документ, содержащий систематизированное перечисление лиц, предметов, объектов или работ.

Как правило, списки составляют в целях регистрации или информирования и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Обычно списки составляют на стандартном листе бумаги.

Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости – руководителем организации.

Поиск по сайту: