Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или только быть принятой к сведению. Многие из таких документов не обладают юридической силой, а служат исключительно для передачи информации. Информационно-справочные документы могут послужить основанием для издания распорядительных документов.

1. СЛУЖЕБНЫЕ ПисьмА

Служебныеписьма – это обобщенное название большой группы управленческих документов, передаваемых по каналам почтовой связи.

Считается, что письмо нужно составлять тогда, когда вопросы не могут быть решены по телефону. Однако, письма составляют и в том случае, когда необходимо письменное подтверждение решения вопроса. Этикетные письма тоже предпочтительнее поздравления или приглашения по телефону.

Текст служебного письма должен быть кратким, лаконичным, грамотным и простым, т.е. освещать один вопрос. Несколько вопросов излагают в одном письме только в случае их взаимосвязанности. Если есть несколько вопросов к одному адресату, то составляется несколько писем. В организации разными вопросами могут заниматься разные работники. По одному вопросу информация может быть просто принята к сведению, решение второго поставлено на контроль и т.д.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений. Как правило, текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.

Обычно письма оформляют на бланке формата А5.

Практикуемые формы изложения в письмах:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным", "фирма просит").

Письма, отправляемые из организации, делятся на две группы:

ü инициативные;

ü ответные.

Инициативные письма требуют ответа. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос к адресату в решении каких-либо вопросов).

Ответные письма по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, которые задают тему. Остается изложить только характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принять или отказать, выполнить просьбу или нет.

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере и в какие сроки.

Если письмо-ответ содержит отказ, то хорошо аргументированный.

По характеру информации письма-ответы подразделяются на большое количество разновидностей.

Поиск по сайту: