 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
ДелопроизводстО 15 страница
Credito Milano Via Cavor
Milan
Italy
16. Гриф утверждения
После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.
Документ может утверждаться двумя способами:
ü соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах;
ü посредством издания соответствующего документа.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
S Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия
___________ А.Б.Сидоров 12.04.2003
Если документ утверждается другим специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то гриф утверждения должен содержать наименование документа, его номер и дату.
S Пример:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора фирмы
от 22.04.2003 № 18
Гриф утверждения проставляют в правом верхнем углу.
Утверждению подлежат документы:
ü акты
проверок и ревизий,
списания оборудования,
экспертиз,
по передаче дел,
ликвидации предприятия и т.д.;
ü инструкции и правила
должностные,
по документационному обеспечению управления,
по технике безопасности,
по внутреннему трудового распорядку и т.д.;
ü отчеты
о производственной деятельности,
по командировкам и т.д.;
ü перечни должностей работников, имеющих льготы;
ü планы
производственные,
развития,
внедрения новой техники и т.д.;
ü положения
о структурном подразделении,
премировании и т.д.;
ü программы
проведения работ,
мероприятий,
командировок и т.д.;
ü некоторые бухгалтерские документы
сметы расходов на содержание аппарата управления, зданий,
помещений, сооружений,
использования средств фонда предприятия и т.д.;
ü структура и штатная численность;
ü штатные расписания и изменения к ним.
17. Резолюция
Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение по поводу исполнения документа. Ее делает руководитель, от руки в правом или левом верхнем свободном углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места на документе, то резолюции оформляют на отдельном листе формата А6 или А7.
Резолюции бывают 2-х видов:
- содержащие принятое решение. Такая резолюция состоит из следующих элементов: текст, подпись, дата. Например, "Зачислить", "Выделить 300 руб. ", "Отказать".
- содержащие подготовку принятия решения; такая резолюция содержит указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае резолюция включает в себя: фамилию имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.
S Пример:
Васильеву К.А.
Подготовить проект контракта к 26.01.2003.
подпись
06.01.2003
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Резолюцию переписывают в журнал регистрации и работают в дальнейшем над ее выполнением.
18. Заголовок к тексту
Данный реквизит является обязательным для всех документов, но может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма, этикетные письма, справки). В заголовке должно отражаться краткое содержание документа, поэтому он должен быть максимально коротким и точным.
Заголовок обеспечивает эффективный поиск документов без предварительного прочтения текста.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. При более длинной строке заглавие делят на строчки, которые располагают через один интервал. Точку и кавычки в конце заголовка не ставят.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа и отвечать на вопрос «о чем», «чего» или «кого».
S Пример:
О поставке партии компьютеров
Приказ о приеме на работу
Протокол собрания акционеров
Должностная инструкция секретаря
Заголовок печатается ниже реквизита «место издания» угловым или центрированным способом.
19. Отметка о контроле
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль. Отметка о контроле – буква "К" - проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом "Контроль". Располагается на уровне заголовка на левом служебном поле документа. Цель этого реквизита – напоминание исполнителю, что документ контролируется.
20. Текст документа
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.
Если документ не выходит за пределы субъектов РФ, допускается написание текста на национальном языке.
Тексты документов пишут только на русском при направлении их:
ü в федеративные органы государственной власти,
ü в органы государственной власти субъектов РФ;
ü в организации, на предприятия, в объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ;
ü в организации, на предприятия, в объединения, расположенные на территории других субъектов РФ.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа.
S Пример
На основании Постановления Совета министров РФ от 20.01.2003 № 14 приказываю
или
В целях улучшения трудовой дисциплины предлагаю
Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают реквизиты этих документов: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.
21. Отметка о наличии приложения
Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
В этом случае после текста (через полтора-два интервала) пишут слово Приложение (от края левого поля с большой буквы). Текст приложения пишут столбиком, через один интервал. Отделяют приложения друг от друга двумя интервалами.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.
1. Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.
S Пример:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
2. Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение.
S Пример:
Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.
2. Перечень документов с указание сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.
3. Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.
S Пример:
Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.
4. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
5. Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.
S Пример:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово "Приложение", арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.
S Пример:
Приложение 1
к приказу директора АО "Квант"
от 22.05.2003 № 15
22. Подпись
Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.
Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны все экземпляры, оговоренные в тексте договора или контракта.
В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, включая должность и наименование учреждения, если документ оформлен на чистом листе, и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.
S Пример:
1. Письмо написано на чистом листе бумаги
Директор ЗАО «Рассвет» подпись А.В. Перов
2. Письмо оформлено на бланке
Директор подпись А.В. Перов
При подписании письма несколькими должностными лицами, подписи располагают друг под другом в соответствии с занимаемой должностью. Так, денежно-финансовые документы помимо руководителя подписываются и главным бухгалтером учреждения.
S Пример:
Директор школы подпись И. О. Фамилия
Главный бухгалтер школы подпись И. О. Фамилия
При подписании писем, отправленных из вузов, научных учреждений, учреждений культуры и т.д. в должностях указывают ученую степень, звание.
S Пример:
Зав. лабораторией мониторинга популяции,
лососевых рыб, докт. биол. наук подпись С.Ф.Титов
Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, то их подписи располагаются на одном уровне.
S Пример:
Директор АО "Лана" Директор АО "Синтез"
подпись К.Ю.Смирнов подпись М.Е.Аверин
Документ, составленный несколькими лицами, например комиссиями, содержит подписи всех членов комиссии. При этом фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.
S Пример:
Председатель комиссии подпись И.К.Кортнев
Члены комиссии подписи В.В.Галанин
Г.М.Лушенко
А.с.Хитров
Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. В реквизит вносят "Зам." или "и.о.".
23. Гриф согласования
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись". Согласование может быть внешнее и внутреннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта. Первый - согласование с конкретным должностным лицом.
S Пример:
СОГЛАСОВАНО
Зам. председателя Госстандарта
подпись В.П.Доронин
16.10.2002
Второй - согласование с другим документом (чаще всего письмом или протоколом).
S Пример:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
от 14.05.2003 № 4
Если документ согласовывается с двумя одинаковыми по статусу должностными лицами или органами, то проставляется два грифа согласования на одном уровне.
S Пример:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Директор ООО «Мир» Директор ЗАО «Эхо»
_________В.П.Орлов _________А.Н.Жуков
«____»_______2003 г. «____»_______2003 г.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, составляется отдельный лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
S Пример:
Лист согласования прилагается.
подпись
Дата
Лист согласования оформляется следующим образом. На листе согласования указывается название документа, к которому он прилагается.
S Пример:
Приложение 1
К проекту договора о сотрудничестве
Лист согласования
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
24. Визы
К ним относятся визы согласования и визы ознакомления.
Виза согласования документа является внутренним согласованием и производится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем директора, курирующим вопросы, отраженные в документе. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
Виза согласования состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Она проставляется ниже реквизита "подпись" от левого края документа.
S Пример:
Главный бухгалтер
подпись И.Р.Лыкова
12.03.2003
Виза согласования может быть оформлена и кратко: личная подпись и дата.
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, он может изложить свои соображения письменно на отдельном листе, указав это при визировании надписью - "Замечания прилагаются".
S Пример:
Замечания прилагаются
Гл. бухгалтер
подпись Л.И.Иванова
12.03.2003
На внутренних документах, остающихся в учреждении, виза согласования проставляется на последнем листе первого экземпляра, а на исходящих документах – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.
Виза ознакомления – подтверждение факта доведения документа до сведения работника. Проставляются, как правило, на документах по личному составу, иногда и на распорядительных документах. Со всеми приказами, в которых упоминается фамилия работника последний обязан ознакомиться (приказ о приеме на работу, о переводе на другую должность, о поощрении, о выговоре и т.д.).
S Пример:
С приказом ознакомлена
подпись Л.Р.Петрова
15.02.2003
В сложном приказе по отделу кадров, с несколькими пунктами возможно оформление виз ознакомления непосредственно после пункта, касающегося конкретного работника. Необходимо поставить подпись и дату. Расшифровка подписи в этом случае не требуется.
25. Оттиск печати
Проставляется для заверения подлинности подписи ответственного лица. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих структурах) и несколько простых.
Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Гербовая печать ставится также на гарантийные письма на выполнение работ, услуг и др.
Простые печати по форме могут быть различными: круглыми, квадратными, треугольными и прямоугольными. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждениях таких печатей может быть несколько, они проставляются на справках и пропусках, копиях исходящих документов, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и сейфов. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности и подписи.
Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой печати.
В последнее время получил распространение факсимильный штамп (печать с подписью), используемый только для копий.
Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения печатью.
Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:
ü гражданско-правовые договоры или контракты(о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);
ü трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;
ü доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
ü акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.;
ü гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);
ü справки, подтверждающие юридический факт;
ü бухгалтерские документы (наряды и др.);
ü заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;
ü поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
ü реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк;
ü справки о выплате страховых сумм, о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.;
ü смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т.д.);
ü заявки на оборудование и т.д.;
ü командировочные удостоверения;
ü образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
ü спецификации (изделий, продукции и т.д.);
ü штатные расписания и изменения к ним.
ü
26. Отметка о заверении копии
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
S Пример:
Верно
Секретарь подпись И.О.Романова
13.04.2003
При поступлении работника в организацию на работу специалист кадровой службы обязательно сверяет копии (ксерокопии) документов (об образовании, свидетельства о рождении ребенка, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака и т.д.) с оригиналом либо сам копирует оригинал и заверяет копию.
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, не указывают дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии посылают почтой.
27. Отметка об исполнителе
Данный реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил письмо, для разъяснения и уточнения вопросов, затронутых в документе. Этот реквизит не является обязательным, но с точки зрения исполнительской дисциплины между деловыми партнерами или корпоративными клиентами рекомендуется его использовать. Отсутствие этого реквизита может привести организацию к прямым убыткам.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметка располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
S Пример:
Калицкая
224 43 54
или
Фитенко Екатерина Николаевна
445 67 88
Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Данный реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Этот реквизит проставляют на первой странице документа и включает в себя:
ü слово "В дело";
ü номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
ü при отсутствии копии ссылка на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;
ü подпись исполнителя документа;
ü дату проставления отметки.
Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения.
S Пример:
В дело 12-25 за 2002 г.
Николаева 24.01.2003
В дело 03-10
Вопрос решен по телефону
Павленко 21.05.2003
Сообщено по телефону О.Б.Павловой 21.05.2003
В дело 03-13
подпись 24.05.2003
Направлено письмо
17.06.2003 № 01-13/184
В дело 13-1
подпись 19.06.2003
Ответ направлен
17.06.2001 № 01-13/185
В дело 13-13
И.К. Иванов 20.06.2001
Рассмотрено на заседании коллегии.
Протокол коллегии от 12.02.2003 № 2
В дело 06-13
подпись 15.02.2003
29. Отметка о поступлении документа в организацию
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. Данная отметка ставится на первом листе входящих документов с помощью штампа и включает в себя:
ü название организации, куда поступил документ,
ü дату получения;
ü входящий регистрационный номер.
Штамп ставится на нижнем служебном поле первого листа документа.
S Пример:
| АО "Эталон" Дата _____________ Вх. № ____________ |
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.
30. Идентификатор электронной копии документа (отметка для автоматического поиска документа)
Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе проставляют реквизит идентификатора электронной копии документа (отметку для автоматического поиска документа). Этот реквизит включает в себя:
ü имя диска;
ü имя директории;
ü наименование файла;
ü дату;
ü другие поисковые данные.
Эта отметка может быть проставлена на документе на бумажном носителе в любом месте, даже на обороте. Наличие идентификатора облегчает размножение документа, передачу его другому работнику и т.д.
Поиск по сайту: