Архивная служба в организации

Для долговременного хранения документов создается архив организации. Выделяется штатная должность "архивист" или его функции возлагаются на секретаря.

В задачи архива входят:

ü прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

ü информационно-справочная работа по архивным документам;

ü организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах» работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для архивного хранения включает в себя:

ü проведение экспертизы научной и практичеcкой ценности документов;

ü оформление дел;

ü составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

- перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

- перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

- перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Коммерческие организации могут воспользоваться вышедшим в 1996 г. справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов) и одобренными ЦЭПК Росархива 15 декабря 1996 г. методическими рекомендациями «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур)».

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия и учреждения разделяются на две группы:

ü организации (министерства, комитеты, крупные предприятия), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы;

ü предприятия, организации обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, т.к. в ней также указаны сроки хранения дел и даны ссылки на соответствующие статьи Перечня.

Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

1. Экспертиза ценности документов

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, содержат информацию, ценность которых различна. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев».

Экспертиза ценности документов начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Она проводится в несколько этапов:

1. Составление номенклатуры дел, когда предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

2. Экспертиза ценности самих документов. Проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

3. Уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архив.

Экспертиза ценности документов проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчиненных или подведомственных учреждений.

Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в "Основных правилах работы ведомственных архивов".

Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах, в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер. В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Основные задачи экспертной комиссии:

ü рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

ü организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

ü рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии, а утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач; эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

- оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности; для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

- документация по личному составу; эта документация имеет длительный срок хранения.

В процессе экспертизы ценности документов выделяют на 3 группы дел:

ü документы, предназначенные для архивного хранения;

ü документы, подлежащие уничтожению;

ü документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

3. Оформление дел

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами, проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, или секретарь.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению. Эти дела разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах находятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Дела, свыше 10 лет хранения, требуют дополнительного оформления:

Документы в деле располагают в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела.

Производят нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом.

В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов, на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи.

Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново.

Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно.

В конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле и их физическое состояние.

S Пример:

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____

25.12.2002

В деле подшито и пронумеровано 234 (двести тридцать четыре) л. + 2 л. внутренней описи, в том числе литерные листы 98а, 124а, 124б.

Лист 117 имеет физические повреждения – разрыв и склейка.

Секретарь подпись Л.А.Семенова

Лист-заверитель не нумеруется.

На наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшивают их в начале дела. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись, и количество листов описи.

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в четыре прокола или переплетаются. При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит. Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов. Для обложек дел, сдаваемых в государственный архив, применяется безкислотный картон.

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

ü наименование учреждения и его подчиненность;

ü наименование структурного подразделения;

ü делопроизводственный индекс дела;

ü заголовок дела;

ü срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация (если дело содержит особо ценные документы); проставляется также:

ü дата дела;

ü количество листов в деле;

ü архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

4. СОСТАВление ОПИСЕЙ дел

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

ü дела по личному составу организации;

ü дела по основной (производственной деятельности).

На каждую группу дел составляются отдельные описи:

ü опись № 1 (дел по основной деятельности);

ü опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Опись составляется на документы одного года.

S Пример:

Поиск по сайту: