АО «Круг и К»

Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма.

Объем производства продукции (в месяц, квартал, год).

Наименования фирм-контрагентов.

Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год.

Разработка фирмы (технические задания, научно-технические отчеты и т.п.).

Распределение прибыли.

Цели, задачи и тактики переговоров с деловыми партнерами.

Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг.

Степень заинтересованности в приобретении товара или услуг.

Заработная плата сотрудников предприятия.

Характер и репутация персонала предприятия.

Регионы сбыта продукции.

Направления маркетинговых исследований предприятия.

Директор подпись И.О. Фамилия

По информированности секретарь большинства организаций – второе лицо после руководителя. Секретарь имеет доступ к самым различным источникам информации. Он может ее получать:

ü организуя различные совещания, приемы, переговоры;

ü принимая и обрабатывая корреспонденцию;

ü составляя и контролируя исполнение документов;

ü проводя телефонные переговоры;

ü принимая посетителей и т.д.

Секретарь, как и другие сотрудники фирмы, должен сознавать значимость конфиденциальной информации для успешной работы и процветания фирмы, а также знать о приемах и методах, которыми могут воспользоваться конкуренты по сбору такой информации.

Секретарь всегда являлся и является притягательной фигурой для лиц, добывающих всевозможную информацию. Поэтому секретарю необходимо проявлять разумную осторожность в разговорах с потенциальными партнерами или клиентами, для которых любая информация может оказаться важной.

Секретарю часто приходится отвечать на различные вопросы. Естественно, его поведение определяется конкретной ситуацией. Тем не менее следует всегда четко проводить грань: обычные, рядовые вопросы и вопросы «скользкие», ответы на которые раскрывают конфиденциальные стороны работы фирмы. На скользкие вопросы ответы должны быть уклончивы. По рекомендациям японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос – «не знаю». Однако согласно нормам и правилам деловой этики для секретарей такой ответ нежелателен. Лучше порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю.

В ряде фирм секретарь осуществляет контроль за доступом не только к информации, но и к техническому оборудованию, средствам хранения документации, помещениям.

Особенно внимательно надо относиться к предметам, которые «забывают» посетители в приемной. Обычный блокнот-органайзер, «солидный» фломастер, портмоне или сверток могут оказаться техническими устройствами для подслушивания и «снятия» самой важной информации, в том числе после переговоров и ухода посетителей.

Нельзя оставлять посетителей в приемной одних, так как профессионалам ничего не стоит в течение нескольких секунд установить подслушивающее устройство или просмотреть документы.

Все оставленные или найденные предметы секретарь должен немедленно передать в службу безопасности организации. Разобраться с ними – задача специалистов.

Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, работники организации должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретной организации, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем.

S Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

И.О.Фамилия

00.00.2003

ПАМЯТКА

Работнику о сохранении коммерческой тайны организации

В условиях рынка и конкуренции коммерческая тайна выступает как элемент предприимчивости и маркетинга, как способ увеличения прибыли организации. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов организации или к ее банкротству.

Работник обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайне организации, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение коммерческой тайны организации, передача третьим лицам, публикация без согласия организации, а также использование для занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб организации, влечет уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством.

Коммерческая тайна определяется руководителем организации и отражается в Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну организации (объявлен приказом по организации от 00.00.2003 №___).

Коммерческая тайна других организаций, с которыми имеются деловые отношения организации, доводится до работника в части, его касающейся, руководителем структурного подразделения.

Порядок обращения со сведениями, отнесенными к коммерческой тайне организации, регулируется Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны организации (объявлено приказом по предприятию от 00.00.2003 №___).

Работник обязан работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну организации, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей; знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими.

Работник должен знать также, кому из сотрудников организации разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну организации, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.

При участии в работе сторонних организаций работник может знакомить их представителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну организации, только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, до кого и в каком объеме может быть доведена информация, подлежащая защите.

Запрещается помещать без необходимости сведения, составляющие коммерческую тайну организации, в документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с этим соответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращения со сведениями, составляющими коммерческую тайну организации, рассматривается как их разглашение и влечет ответственность в соответствии с установленным порядком.

Об утрате или недостаче документов, изделий, содержащих коммерческую тайну организации, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, металлических шкафов, личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утечки таких сведений работник обязан немедленно сообщить:

(должностное лицо или подразделение организации)

При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку необходимо сдать в

(подразделение организации)

все носители коммерческой тайны организации (рукописи, черновики, документы, чертежи, дискеты, распечатки на принтерах, кино-, фотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и т.д.), которые находились в распоряжении работника в связи с выполнением им служебных обязанностей.

Работник обязан по первому требованию

(должностное лицо или подразделение организации)

предъявить для проверки все числящиеся за ним материалы, содержащие коммерческую тайну организации, представлять устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения закрытых работ, учета и хранения документов и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также о фактах ее разглашения, утраты документов и изделий, содержащих такие сведения.

В случае попытки посторонних лиц или организаций получить информацию, составляющую коммерческую тайну организации, работник обязан сообщить об этом

.

(должностное лицо или подразделение организации)

Обязательства, связанные с зашитой коммерческой тайны организации, не ограничивают прав работника на интеллектуальную собственность, в частности подачи заявки на изобретение, возможное патентование и т.д. Реализация прав работника на интеллектуальную собственность осуществляется в соответствии с установленным законом порядком.

Срок действия ограничений, связанных с необходимостью защиты коммерческой тайны организации, определяется администрацией при заключении трудового договора с работником. Об окончании действия ограничений работник уведомляется администрацией в письменной форме.

Директор подпись И.О. Фамилия

5. Делопроизводство с документами, имеющими Гриф «КТ» («Конфиденциально»)

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя организации назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Им может быть сотрудник, для которого работа с документами, имеющими гриф КТ, является основной служебной обязанностью, или секретарь организации. Эти должностные лица несут персональную ответственность за утерю документов с грифом КТ или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, имеют специальное обозначение (гриф) и подлежат учету.

На исходящем документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

S Пример:

Конфиденциально

Экз. № 1

или

КТ

Экз. № 2

Гриф «КТ» показывает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраняется законом.

В тексте документа может быть оговорена конфиденциальность сведений, права организации на них и порядок их использования.

Если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другой организацией, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в договоре (контракте). В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность сведений в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие его, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с данным документом.

На исходящем документе с грифом «Конфиденциально» на втором экземпляре, который подшивается в дело, ниже реквизита «подпись» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них.

S Пример:

Составлен в двух экз.:

Экз. № 1 – в адрес;

Экз. № 2 – в дело № 1-7.

На обороте листа документа, имеющего гриф «КТ», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешается пользоваться этим документом.

S Пример:

Разрешаю:

Лаврову Е.М.

Казакову А.Л.

Личная подпись руководителя

Дата

Фамилии должностных лиц, имеющих доступ к документу, могут указываться и в резолюции.

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы с грифом КТ передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа (уточнить место размещения записи – ред.).

S Пример:

«Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ» («Конфиденциально»).

При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации, содержащих гриф «КТ». Все листы таких журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью).

S Пример:

Журнал регистрации документов с грифом «КТ»

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным для этого должностным лицом или секретарем, если ему предоставлено такое право.

В поступившей корреспонденции обязательно проверяется ее целостность, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Копии исходящих и внутренних конфиденциальных документов также учитываются в Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (дела).

На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники организации не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

Журнал учета выдачи документов с грифом «КТ»

При выдаче документа секретарем работник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю в тот же день. С разрешения руководства организации отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с грифом «КТ» секретарь сверяет его номер по журналу, проверяет количество листов и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим работникам организации, имеющим допуск к работе с конфиденциальной информацией, производится только через секретаря с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и соответствующих отметок в Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.

В организации должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они могут копироваться только с разрешения руководства организации в специально выделенном для этого помещении в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа должностное лицо, ответственного за документ, забирает и немедленно уничтожает.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» вносятся в номенклатуру дел организации.

По окончании года специально созданная комиссия организации выполняет следующие работы:

ü проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

ü отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

ü отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документа с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель организации и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководитель организации назначает комиссию.

После того как розыск пропавшего документа не принес положительных результатов, составляется акт и в Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносятся соответствующие отметки об его утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за работу с документами, имеющими гриф «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с организацией, в которой сотрудник был допущен к работе с конфиденциальной информацией, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, который утверждает руководитель организации. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Поиск по сайту: