АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

ДелопроизводстО 13 страница

Читайте также:
  1. I. Перевести текст. 1 страница
  2. I. Перевести текст. 10 страница
  3. I. Перевести текст. 11 страница
  4. I. Перевести текст. 2 страница
  5. I. Перевести текст. 3 страница
  6. I. Перевести текст. 4 страница
  7. I. Перевести текст. 5 страница
  8. I. Перевести текст. 6 страница
  9. I. Перевести текст. 7 страница
  10. I. Перевести текст. 8 страница
  11. I. Перевести текст. 9 страница
  12. Il pea.M em u ifJy uK/uu 1 страница

4. Этот пункт будет подробно освещён далее, посему мы пока ограничиваемся лишь изложением основ системы, которая будет разрабатываться позже.

5. см. Светоний и Дион Кассий.

6. см. История Зингуа, королевы Анголы.

7. см. История Зингуа, королевы Анголы, написанная миссионером.

8. Отравительницы, жившие в период царствования короля Луи 14. (прим.

перев).

9. Сократ считал, что единственной целью педерастии, которой он предавался, является забота о моральном совершенстве своего возлюбленного. (прим.

перев).

10. Так у де Сада: во-вторых написано дважды. Подобные погрешности в тексте встречаются весьма часто. (прим. перев).

11. В последующей части этого произведения даётся более детальное исследование данного предмета, который здесь рассматривается нами лишь на уровне анализа, причём весьма грубого и схематичного.

12. Внимательное изучение религии откроет каждому, что нечестивость, которой она наполнена, исходит частично из дикости и наивности евреев и частично из безразличия и безалаберности язычников. Вместо того, чтобы перенять всё хорошее, что было у древних народов, христиане, судя по всему, создали свою доктрину из смеси встречавшихся повсюду пороков.

13. Проследите за историей всех народов: никогда они не меняли существующую государственную систему на монархическую, разве что, когда они поддавались жестокости или предрассудкам. Вы увидите, что короли всегда насаждали религию, а религия освящала королей. Известны отношения между дворецким и поваром: Дайте мне перец, а я вам за это - масло. О смертные, как вы жалки!

Неужели вы обречены вечно походить на хозяина этих двух мошенников?

14. Все религии сходятся на прославлении мудрости и могущества бога, но едва они начинают рассказывать о его поведении, мы сталкиваемся лишь с неблагоразумием, слабостью и глупостью. Говорят, что бог создал мир для самого себя, но до сих пор не добился должного поклонения себе бог создал нас, чтобы мы благоговели перед ним, а мы всё время насмехаемся над ним! Что за неудачник этот бог!

15. Речь здесь идёт лишь о тех великих людях, чья добрая слава проверена временем.

16. Каждый народ объявляет свою религию лучшей и, чтобы убедить в этом, предоставляет бесконечное число доказательств, которые не только не убедительны, но и почти все противоречат друг другу. Погрязнув в глубочайшем невежестве, можем ли мы сказать, какая из религий будет более угодна богу, если допустить, что таковой существует? Если же мы мудры, то нам следует либо охранять их все без исключения, либо их все запретить. Самым надёжным, конечно, было бы их запрещение, поскольку в душе мы уверены, что все они - лишь лицедейство, и ни одно из них не может быть угодно богу, которого не существует.



17. Считается, что намерением этих законодателей было усилить влечение мужчин к собственному полу с помощью притупления страсти, испытываемой к обнажённому женскому телу. Эти мудрецы заставляли показывать то, от чего желали отвратить, и прятать то, что считалось созданным для пробуждения сладчайших желаний. Но как бы там ни было, разве они не стремились к достижению упомянутой нами цели? Всякий согласится, что они поняли необходимость аморальности для республиканских нравов.

18. Общеизвестно, что подлый и преступный Сартин придумал для потакания королевской похоти, чтобы Дюбарри читал Луи 15 три раза в неделю интимные подробности, приукрашенные Сартином, всех событий происходивших в Париже. Расходы на такой нероновский разврат французского толка обошлись государству в три миллиона.

19. Пусть не думают, что я здесь себе противоречу и, сказав, что мы не имеем никакого права присваивать женщину, я, дескать, опровергаю этот принцип, говоря теперь, что мы имеем право её принуждать. Я повторяю, что речь идёт лишь о наслаждении, а не о собственности: у меня нет никакого права на обладание ручьём, встречающимся на дороге, но я имею право на его использование - я могу утолить свою жажду его прозрачной водой. Точно так же я не имею права собственности на ту или иную женщину, но у меня есть безапелляционное право насладиться ею. У меня есть право принудить её к наслаждению, если она отказывает мне под тем или иным предлогом.

20. Вавилонянки едва дожидались семилетнего возраста, чтобы расстаться со своей девственностью в храме Венеры. Первая дрожь вожделения - это зов Природы, указывающий девочке, что пришла пора для разврата, и она должна немедленно тому зову внять, поскольку сопротивление будет надругательством над законом Природы.

21. Женщины даже не подозревают, до какой степени сладострастие украшает их.

Сравните двух женщин, примерно схожих возрастом и красотой, одна из которых живёт в воздержании, а другая - в разврате. Будет бросаться в глаза, насколько последняя превосходит ту успехом и свежестью. Всякое насилие над Природой истощает больше, чем злоупотребление наслаждениями. Всем известно, что женщина расцветает от половой жизни.

22. Тот же мыслитель предлагал, чтобы жених и невеста перед свадьбой посмотрели друг на друга обнажёнными. Сколько браков расстроилось бы, существуй такой закон! Согласитесь, что противоположное подобно коту в мешке.

23. Нравственные сочинения. О любви.

24. Надо надеяться, что народ откажется от этих самых бесполезных расходов всякий, кто родился без качеств, необходимых, чтобы когда-то стать полезным республике, не имеет права на существование, и самым лучшим для всех будет лишить его жизни сразу после рождения.

25. Салический закон наказывал за убийство лишь наложением простого штрафа.

Поскольку виновный легко мог найти уловки, чтобы не платить штраф, Хильдебер, король Остразии, указом, изданным в Кёльне, постановил смертную казнь не за убийство, а за уклонение от штрафа, который убийца обязан заплатить. Древнегерманский закон тоже наказывал за убийство только лишь штрафом, размеры которого зависели от личности убитого. Убийство священника обходилось исключительно дорого: для убийцы изготовляли свинцовую тунику по его росту, и он был обязан отдать столько золота, сколько весила эта туника. В случае неоплаты, убийца и его семья становились рабами Церкви.

26. Вспомните, что только подлый Дюмурье предложил объявить войну соседям.

27. Комос - Греческий бог пиршеств. (прим. перев).

28. Бедность французского языка вынуждает нас употреблять слова, которые наше счастливое государство осуждает, имея на то все основания. Надеемся, что наши просвещённые читатели поймут нас и не будут смешивать бессмысленный политический деспотизм со сладострастным деспотизмом страстей разврата.

29. Плеть из девяти ремней. (прим. перев).

 

 

делопроизводстО

1. История РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Слово «дело-производство» появилось несколько веков назад (предположительно в 17 в.) и означало «дело производить» (делать дело), т.е. решать вопрос. Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (июо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или нет понято, уже в 11 в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу»*. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

До конца 15 в. в Древней Руси государственных учреждений еще не существовало. Однако уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. В обоих договорах упоминается о практике составления документов – письменных завещаний и подорожных грамот для купеческих кораблей.

В период правления Владимира Святославовича в Киеве (975-1015 гг.) – существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников отбирались претенденты на должность "печатников" – хранителей княжеской печати, "металников" – судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.

В этот период создаются документы, фиксирующие конкретные частные взаимоотношения: купчие грамоты, заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; житийные записи – при найме работников, полные грамоты – при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для их хранения. В городах это были центральные храмы, в деревнях – избы.

Начиная с 14 в. появились первые специалисты в области создания и обработки документов – дьяки. Появились и первые пособия по оформлению документов – "формулярники". Устанавливаются приемы составления и засвидетельствования документов. Порядок составления документов был следующим: по указанию дьяка проект документа "черное письмо" – составлял подьячий "средней руки", дьяк "чернил" его, т.е. исправлял, а "молодший" подьячий "белил". т.е. писал начисто.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались "ларником" и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались специально выбранной комиссией, часто – в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, а зачищенные листы снова шли в дело.

Практически до конца 14 в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особо выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Самой древней формой док-та на Руси была грамота – отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Длина док-та была различной за счет подклейки следующих листов. Листы склеивались в столбец (волокита). Напр., грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли – более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 м. Потерявшие ценность документы счищали, а материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к 14 в. стала использоваться точка в конце предложения.

Система государственного делопроизводства начинает складываться с середины 15 в. в период формирования русского централизованного государства. Тогда и появились первые приказы – центральные органы государственной власти, а также приказные избы, управлявшие на местах. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой. Этот период принято называть приказным, он охватывает время с 15 по 17 вв.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, в его ведении состояли дьяки (от 1 до 3), а к концу 17 в. – в крупных приказах – от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности – толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др.

На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою "канцелярию" – приказную избу и помощников – "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство.

В 15 в. пергамент вытеснила бумага, которую сначала привозили из западноевропейских стран, а со второй половины 17 в. – своя, отечественная. Инструментами письма служили гусиные перья (из левого крыла гуся), они применялись вплоть до второй половины 19 в., затем появились металлические ручки.

Продолжала использоваться форма документа – столбец. Текст писался только с одной стороны, оборотная использовалась для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон. Для особо важных документов изготавливались специальные футляры. Столбцовая форма делопроизводства была отменена указом в 1700 г. Петром 1. Начала применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались и составляли книги.

Все существовавшие тогда документы группируются в следующие основные виды:

- грамоты (царские указы или указные грамоты);

- приговоры;

- наказы (давались царем воеводам и другим местным начальникам);

- доклады (представлялись царю);

- памяти (служебная переписка между приказами)

- отписки ( документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод);

- челобитные (обращения граждан к центральной власти).

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности.

В 1818 г. указом Петра 1 создается первоначально законовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями – Сенат. Вместо устаревшей системы приказов были созданы 12 коллегий, каждая из которых ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату.

27 февраля 1720 г. Петром 1 подписал Генеральный регламент государственных коллегий, в котором впервые говорилось о "секретарском чине". Этот день в России считают днем рождения секретарской должности. Введена должность обер-секретаря, который получал поступающую в Сенат корреспонденцию, распечатывал и докладывал членам присутствия, а затем сенаторам, давал им время на рассмотрение и вынесения решения (от получаса до 3 часов), подписывал приговор, ставил печать и отправлял.

С изданием Генерального регламента делопроизводством занимается специальное самостоятельное учреждение – канцелярия. Центральной фигурой ее становится секретарь. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус (вел протоколы – "повседневные записки" по всем делам), актуариус ( вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей), регистратор (записывал в специальные книги содержание всех дел, решенных в коллегии), канцеляристы (занимались предварительной подготовкой дела для рассмотрения, собирали необходимые справки), копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Рабочий день в коллегиях начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением 3 летних месяцев и праздников. За 1 день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за один час – вычиталось недельное жалованье.

Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впервые по Генеральному регламенту получили европейское наименование – архивы, появилась специальная должность – архивариус.

Появились и новые названия документов: векселя, облигации, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и т.д. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные – прошениями, переписка – памяти и отписки – заменены отношениями, рапортами, доношениями, известиями.

Существенные изменения претерпевает и форма документов. Впервые появилась подпись царя и губернаторов на особо важных документах, содержание прошения следовало составлять по пунктам, становится самостоятельным элементом дата и наименование документа. Появляются новые реквизиты документа: отметка о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело.

С появление телеграфа появился новый вид переписки – телеграммы, изобретение телефона привело к появлению телефонограмм.

Начало 19 в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства – министерской, основанной на принципе единоначалия. Создаются министерства (военно-морских сил, иностранных дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции), в которых и усовершенствуется система делопроизводства.

Октябрьский переворот 1917 г. кардинально изменил государственный аппарат. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов, в период между съездами избирался ВЦИК – исполнительная власть. Для непосредственного управления страной образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком), на местах были созданы первые народные комиссариаты (наркоматы).

30 октября 1917 г. СНК издает декрет "О порядке утверждения и опубликования законов". 8 декабря 1918 г. издается постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты".

В июне 1960 г. В Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата". В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР".

В 70-80-х гг. впервые появились ГОСТ на управленческие документы.

С начала 90-х годов XX века ГОСТы менялись несколько раз. Это было вызвано развитием международных отношений, общением с иностранными партнерами. Возникла необходимость приведения делопроизводства к международным правилам и образцам.

2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

До недавнего времени требования к оформлению организационно-распорядительной документации были закреплены в ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97 № 273, но были отменены Постановлением Госстандарта России от 26.08.2001 № 352-ст «Об отмене постановлений Госстандарта России от 31.07.1997 № 273 и от 21.01.2000 № 9-ст»:

«Минюст России своим письмом от 16.08.2001 № 07/8344-ЮД отказал в государственной регистрации Постановлений Госстандарта России от 31.07.1997 № 273 "О принятии и введении в действие ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и от 21.01.2000 № 9-ст "О принятии и введении в действие изменения № 1 ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В связи с этим Госстандарт России постановляет:

Отменить Постановления Госстандарта России от 31.07.1997 № 273 "О принятии и введении в действие ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и от 21.01.2000 № 9-ст "О принятии и введении в действие изменения № 1 ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".»

На сегодняшний день утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 УСД.

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как «отрасль деятельности», обеспечивающая документирование и организацию работы с документами»*, т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы. Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М., 1994.

3. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1988.

4. Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный). – М., 1996.

5. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях в учреждениях и организациях.

3. Документ

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское слово documentum – доказательство, свидетельство.

По определению специалистов-документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, график, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материал (бумаге, фотопленке и т.п.)

Таким образом, документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее индентифицировать.

Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности. Они являются и способом доказательства, так как имеют юридическое значение, и историческими источниками, т.к. в документах используются доказательства исполнения решений, средством общения между учреждениями, гражданами и т.д., являясь носителем информации, средством ее фиксации и передачи. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверить наличие и создание управленческих действий, передать информацию, хранить и использоваться в течение определенного времени.

Комплекс документов, создаваемых в учреждении, определяется:

1. Кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе деятельности.

2. Объемом и характером компетенции учреждения.

3. Порядком разрешения вопросов (единоначалие, коллегиальность).

4. Объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Таким образом, в зависимости от назначения документы выполняют различные функции:

ü юридическую - служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками организации.

ü коммуникативную - обеспечивает внешние связи организации;

ü информационную - дает возможность планировать и анализировать деятельность организации;

ü научно-историческую – материал для исследования истории организации.

4. Классификация документов

Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.

Классификации документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Цель классификации:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Первичная классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними. Достичь этого можно при четкой классификации документов в текущем делопроизводстве. Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

Поскольку первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (ДЕЛО - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом), то она является основой правильного формирования дел.

Общая схема классификации:

По видам документы делятся на:

ü организационно-правовые;

ü распорядительные;

ü справочно-информационные;

ü справочно-аналитические;

ü плановые;

ü отчетные;

ü документы по личному составу (кадровые документы).

По форме документы делятся на:

ü индивидуальные;

ü типовые;

ü трафаретные.

По содержанию документы делятся на:

ü простые (содержащие один вопрос)

ü сложные (содержащие несколько вопросов).

По происхождению документы делятся на:

ü официальные (паспорт)

ü личные (конспект).

По месту происхождения документы делятся на:

ü внешние (пришедшие из других организаций или частных лиц);

ü внутренние (созданные внутри организации).

По срокам хранения документы делятся на:

ü постоянные;

ü временные (до 10 лет и свыше 10 лет).

По гласности документы делятся на:

ü документы ограниченного доступа (с грифами «ДСП», «Сов. секретно»,

«КТ», «Конфиденциально»);

ü документы без ограничения доступа.

По средствам фиксации информации документы делятся на:

ü рукописные;

ü машинописные (машинограммы);

ü графические (чертежи, схемы, рисунки, картины);

ü звуковые (аудиокасесты);

ü фотографические;

ü кинодокументы.

По стадиям документы делятся на:

ü оригинал (подлинник);

ü копия;

ü черновик;

ü выписка.

По срочности документы делятся на:

ü срочные

ü несрочные.

Для классификации документов одного учреждения составляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

Классификаторы составляются на основе положений об учреждении, его структурных подразделений и должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

В классификаторе структурного типа документация делится применительно к структурным подразделениям, по частям. Рубриками являются названия структурных подразделений, статьями являются названия видов документов. Основным признаком классификации является содержание документа.

Пользуясь классификатором, мы можем установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления функций учреждений. Для этого более удобным является классификатор производственно-отраслевого типа (если нет четкого деления на структурные подразделения).

5. Стандартизация и унификация документов

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом*. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Унификация документов – это установление единого комплекса разновидности документов для аналогичных (стандартных) управленческих ситуаций и разработка единых форм оформления, установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

6. Трафареты документов

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Их рекомендуется создавать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Трафарет – это стандартный лист бумаги, на который полиграфическим способом нанесена постоянная информация и оставлено место для переменной информации. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляются в учреждении в виде сборника.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Содержание документов определяется составом и значением показателей и реквизитов, которые в него входят. Они могут быть разными, но это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, большое количество показателей и реквизитов даже различных документов бывает одинаковыми. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документов, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключается стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 |


Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.033 сек.)