 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____________
_________________________________________________________________________
в 200__ г.
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| Постоянного | |||
| временного (свыше 10 лет) | |||
| временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: |
Должность руководителя
службы ДОУ подпись Расшифровка подписи
00.00.0000
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Наименование должности лица,
передавшего сведения в архив подпись Расшифровка подписи
Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ.
Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.
4. Регистрация документов
Регистрация – это запись необходимых сведений о документе с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Цель регистрации – придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз: поступающие в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
Регистрация позволяет:
ü подтвердить факт получения или отправки документа;
ü создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
ü вести контроль исполнения документа;
ü дать количественные и качественные характеристики документов.
При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:
ü перечень документов, не подлежащих регистрации;
ü перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;
ü номенклатура дел.
В каждой организации службой делопроизводства разрабатывается и утверждается перечень нерегистрируемых документов. Обчно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.
К нерегистрируемым документам обычно относят:
1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Сводки и информация, присланные для сведения.
3. Учебные планы, программы.
4. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. д.
5. Прейскуранты, прайс-листы.
6. Технические условия.
7. Нормы и нормативы расходов материалов.
8. Поздравительные, информационные и пригласительные письма.
9. Факсограммы и электронные сообщения.
10. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
11. Формы статистической отчетности.
12. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично".
13. Объяснительные записки.
В практической деятельности используются формы регистрации: карточная, журнальная, компьютерная.
Поиск по сайту: