ДелопроизводстО 14 страница

Методика разработки трафаретных текстов такова:

- выявляются типовые управленческие задачи,

- собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения;

- составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;

- проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,

- проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТов.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называют template и переводятся словом «шаблон».

Примером трафаретного документа является любой бланк организации.

7. Бланк документа

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого издается документ. Появился бланк в 30-х гг. XIX в. и нашел повсеместное распространение.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица, установлены следующие виды бланков документов:

ü общий бланк,

ü бланк письма,

ü бланк конкретного вида документа.

Руководители могут иметь должностной бланк.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов.

Бланк может быть заранее отпечатан в типографии, изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии или на компьютере.

Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом и подлежат особому учету. Правительством Российской Федерации 27 декабря 1995 г. издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление… бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические… предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации – поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков.

при выдаче:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

8. Форматы потребительских бумаг

Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (248х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д., оформляются на формате А3 (297х420). Эти форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы и в их основу положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда – А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам.

А-О – 841 х 1189 А-7 – 74 х 105

А-1 – 594 х 841 А-8 – 52 х 74

А-2 – 420 х 594 А-9 – 37 х 52

А-3 – 297 х 420 А-10 – 26 х 37

А-4 – 210 х 297 А11 – 18 х 26

А-5 – 148 х 210 А12 – 13 х 18

А-6 – 105 х 148 А13 – 9 х 13

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации).

Любой стандартный документ делится на два поля: служебное и рабочее. Служебное поле предназначено для пометок и закрепления документа в технических средствах хранения. Рабочее поле – место, где располагают реквизиты, обязательные элементы, присущие определенному виду документа.

Установлены и размеры полей документов. Они должны быть не менее:

левое поле – 20 мм,

правое поле – 10 мм,

верхнее – 15 мм;

нижнее – 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные - на оборотной.

9. Реквизиты документов

Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа. Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название «формуляров-образцов».

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого из них.

Реквизиты на документе размещают одним из способов:

- центрированным (продольным) – начало и конец каждой строки реквизитов одинаково удалены от границ зоны расположения реквизитов;

- угловым (флаговым) – каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Согласно последнему из действовавших ГОСТов - ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденному Постановлением Госстандарта России от 31.07.97 № 273*, набор реквизитов был равен 29-ти.

01 Государственный герб Российской Федерации

02 Герб субъекта Российской Федерации

03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 Код организации – автора документа

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07. Код формы документа

08 Наименование организации – автора документа

09 Справочные данные об организации – авторе документа

10 Название вида документа

11 Дата документа

12 Регистрационный индекс документа

13 Ссылка на регистрационный индекс и дату документа

14 Место составления или издания документа

15 Адресат

16 Гриф утверждения документа

17 Резолюция

18 Заголовок к тексту

19 Отметка о контроле

20 Текст документа

21 Отметка о наличии приложения

22 Подпись

23 Гриф согласования документа

24 Визы

25 Оттиск печати

26 Отметка о заверении копии

27 Отметка об исполнителе

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 Отметка о поступлении документа в организацию

30 Идентификатор электронной копии документа

01. Государственный герб Российской Федерации

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. «2050 с изменениями от 17 марта 1997 г. и 25 сентября 1999 г. и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

На бланках с Государственным гербом Российской Федерации не могут быть помещены дополнительно герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации либо товарный знак.

02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и других, а также на бланках для служебных писем в организациях.

Герб субъекта Российской Федерации может присутствовать на бланке только в отсутствии Государственного герба Российской Федерации. Предполагается, что документ, содержащий герб субъекта Российской Федерации (документы мэрии, местной прокуратуры, суда и т.п.) предназначен для организаций, расположенных на территории этого субъекта и не выйдет за ее пределы.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Часто в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять и графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Например:

Порядок регистрации эмблемы предприятия определяется Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23.09.92 № 3520-1 и изображается на документе с официального разрешения. Эмблема не воспроизводится в случае помещении на бланке организации герба РФ или герба субъекта РФ.

Изображение эмблемы облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако заменить наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается.

04. Код организации (Код по ОКПО)

ОКПО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Такой код иимеют все зарегистрированные предприятия и организации. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

05.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа (Код поОКУД)

Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит вносят при составлении конкретного вида документа.

S Пример:

0221052 – код должностной инструкции

0222152 – код штатного расписания

08. Наименование организации

Название организации является обязательным реквизитом для любого документа. Оно указывает автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним может указываться и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация. Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий и организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

S Пример:

Министерство высшего и среднего профессионального образования

Администрация Санкт-Петербурга

Санкт-Петербургская государственная академия методов и техники управлени

(ЛИМТУ)

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.) должно всегда соответствовать требованиям, установленным законодательством, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором)

S Пример:

Закрытое акционерное общество

«Круг и К»

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение организации – министерству и местным органам власти, то при переписке в пределах города достаточно указать подчиненность городскому управлению, а при пересылке письма на федеральном уровне следует привести наименование только министерства (ведомства), которому подчиняется организация.

Для внутреннего документооборота достаточно указать наименование организации без уточнения ее подведомственности.

Если письмо отправляют в другую организацию, то указывают наименование министерства и ведомства, которому подчиняется эта организация без каких-либо сокращений.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.

Наименование совместной организации указывают на русском языке и на языке страны партнера, если это закреплено в уставе (положении об организации). При этом наименование организации на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Допускается дублирование русского названия на английском языке (как международном), если организация много и часто сотрудничает с иностранными партнерами.

S Пример:

Научно-исследовательский институт озерного и речного рыбного хозяйства

(ГосНИОРХ)

State Research Institute on Lake and River Fisheries

(GosNIORKh)

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, служебных записках, справках и т.п.

09. Справочные данные об организации

Данный реквизит проставляется только в служебных письмах. В состав этого реквизита входит почтовый и телеграфный адрес (индекс предприятия связи, адрес организации), адрес электронной почты; номера телефонов (при этом перед самим номером телефона указывают код страны, код города), факса, телекса, имя сайта в интернете. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

S Пример:

Россия, 196135, Санкт-Петербург, ул. Гастелло, 12

Тел.: (07-812) 443-71-17, Факс: (07-812) 371-81-17

E-mail: rect@limtu.ru, www.limtu.ru

Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, установленными Правилами оказания услуг почтовой связи. Допускается написание почтового адреса как это принято в России – страна, город, улица, дом, и в противоположном порядке, как это принято за рубежом - номер дома, наименование улицы (площади), название города, штата (округа), почтовый индекс, название страны.

S Пример:

Россия, 196135, Санкт-Петербург, ул. Гастелло, 12

или

12, ул. Гастелло, Санкт-Петербург, 196135, Россия

Если письмо составляется для иностранного партнера, то используется международный стандарт в написании адреса.

На бланках для письма этот реквизит печатается как постоянная информация. В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.

10. Наименование вида документа

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации), печатается прописными буквами и проставляется на всех документах, за исключением факсов и писем (допускается использование этого реквизита в гарантийном письме). Неправильное указание название вида документа, которое иногда путают (например, приказ и распоряжение, заключение и отзыв, список и перечень) делает документ недействительным.

Пишут этот реквизит ниже наименования организации, отступив два интервала.

11. Дата документа

Дата – обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий ему юридическую силу. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом. Основной датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания, для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата его подписания.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

Дата всегда проставляется от края левого поля ниже наименования вида документа.

Дата оформляются цифровым способом (арабскими цифрами). На написание даты отводится 10 знаков: восемь для цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 04.05.2003.

В России при написании даты принята прямая последовательность: день, месяц, год, а международным стандартом предусмотрена обратная последовательность – год, месяц, день.