АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Карточная система регистрации документов

Читайте также:
  1. A) прогрессивная система налогообложения.
  2. C) Систематическими
  3. I СИСТЕМА, ИСТОЧНИКИ, ИСТОРИЧЕСКАЯ ТРАДИЦИЯ РИМСКОГО ПРАВА
  4. I. Суспільство як соціальна система.
  5. I.2. Система римского права
  6. NDS і файлова система
  7. WAIS – информационная система широкого пользования
  8. X. Налоги. Налоговая система
  9. А. Система потребностей
  10. Автоматизированная система обработки данных правовой статистики
  11. Автоматизированная система управления запасами агрегатов и комплектующих изделий (АС “СКЛАД”).
  12. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов

 

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка. Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148 х 210 мм). Для более быстрой ориентации в массе карточек можно применять цветовые различия по категориям документов.

S Пример:

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата получения Входящий № Дата документа № документа
Заголовок (о чем)
Резолюция    
Исполнитель (указываются фамилия и инициалы)

Оборотная сторона

 

Контрольные отметки (ход исполнения)  
Фонд № Опись № Дело №

 

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два карточных ящика для хранения карточек: в сроковй контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками – РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

 

Регистрация документов на компьютере

Регистрация документов на компьютере позволяет:

ü одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

ü организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;



ü на основе базы данных организации организовать информационно-справочную работу;

ü организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 |


Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.004 сек.)