 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Организационно-правовая документация
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это организация системы и процессов управления, включающих в себя:
ü создание организации (выбор ее организационно-правовой формы);
ü установление структуры организации;
ü определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
ü регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
ü формирование совещательных органов управления;
ü регламентация деятельности аппарата управления;
ü лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
ü установление режима работы и системы охраны;
ü организация труда работников и оценка труда работников,
ü реорганизация;
ü ликвидация организации и некоторые другие виды работ.
Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения. Они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения.
Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых.
В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Этот вид документов в обязательном порядке проходит процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.
Организационные документы могут утверждаться и непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
1. Устав организации
Устав – это правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, предприятия, учреждения.
Текст устава может содержать следующие разделы:
ü общие положения;
ü акционерный капитал (уставный капитал);
ü порядок деятельности;
ü управление;
ü учет и отчетность;
ü распределение прибыли;
ü прочие накопления;
ü прекращение деятельности.
Кроме перечисленных, в устав могут входить и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.
Устав утверждается общим собранием учредителей или акционеров (участников). На нем проставляется отметка о регистрации, которая заверяется печатью регистрирующего органа.
2. Положение
Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы организации или ее структурного подразделения (служб).
Положения могут быть типовыми и индивидуальными.
Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях.
Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации, и, в первую очередь, высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.
Текст положения об организации включает следующие разделы:
ü общие положения;
ü основные задачи;
ü функции;
ü права и обязанности;
ü руководство;
ü взаимоотношения и связи;
ü контроль, проверка и ревизия деятельности;
ü реорганизация и ликвидация.
Положение об организации оформляется на общем бланке.
Положения о подразделении оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.
Положения о структурных подразделениях (службах) делятся на три вида:
- положение о структурном подразделении (на каждый отдел, чем занимаются, функции, кому подчиняются, чем руководят, как осуществляется контроль деятельности, ликвидация, реорганизация и т.д.);
- положение о коллегиальных органах и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление, совет акционеров), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет, совет трудового коллектива и т.д.);
- положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) закрепляющие их права, функции, обязанности.
3. Должностная инструкция
Должностнаяинструкция – это правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции являются обязательными документами и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
ü общие положения;
ü должностные обязанности;
ü права;
ü ответственность;
ü взаимоотношения;
ü контроль.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации, визируется руководителем заинтересованных подразделений и юридической службой.
Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, которая разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.
S Пример:
АО «Закат» УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор
_______________М.В.Соболев
01.02.2003 № 2 01.02.2003
Санкт-Петербург
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
Секретарь подчиняется непосредственно директору предприятия.
В своей деятельности секретарь руководствуется:
законодательными актами РФ;
Уставом предприятия;
Положением о функциональных службах предприятия;
приказами (указаниями) руководства предприятия;
нормативно-методическими документами по организации делопроизводства;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Во время отсутствия секретаря генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.
2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
2.1. На должность секретаря назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей.
2.2. Секретарь должен владеть вопросами:
перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
организации работы с документами, составления документации;
применения средств электронной организационной техники;
культуры труда и служебной этики;
охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
оказания первичной медицинской помощи.
3. ФУНКЦИИ
На секретаря возлагаются следующие функции:
3.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
3.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
Оперативно-организационное обслуживание руководства.
Выполнение машинописных, графических, множительных работ.
3.6. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по кадрам).
3.7.Ведение учета рабочего времени сотрудников.
3.8. Подготовка и обеспечение командировок руководителя.
3.9. Ведение учета командировочных удостоверений.
4. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь обязан:
4.1. Осуществлять подготовку необходимых документов.
4.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документированной информации.
4.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
4.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решений и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, представляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
4.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т.п.).
4.7. Вести прием посетителей.
4.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
4.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
4.10. Использовать ПК как рабочее средство автоматизации делопроизводства, планирования и организации рабочего дня.
4.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
4.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4.13. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.
4.14. Обеспечивать подготовку рабочего места руководителя.
5. ПРАВА
Секретарь имеет право:
5.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки и выполнения заданий и поручений руководства.
5.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
5.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления, международных правил оформления документов.
5.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
5.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда.
5.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
5.7. Работать с документами, имеющими гриф ограничения доступа.
5.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
5.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений руководства и представления необходимой информации генеральному директору и его заместителям.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь несет ответственность за:
6.1. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
6.2. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
6.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа.
Зам. директора Личная подпись Т.М.Веревкина
4. Инструкция
Инструкция – это правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений, служб, должностных лиц.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты. Начинаться он должен с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки, другие сведения общего характера.
В тексте инструкции используют слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.
Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, подлежит утверждению и визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой и т.д.
Документы инструктивного характера могут также называться "Правила" или Положение (например, Правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале).
Правила внутреннего трудового распорядка важный документ, на основании нарушений которого можно легко уволить работника. В структуре этого документа содержатся общие положения (как принимаются и увольняются служащие, их порядок и режим работы и т.д.).
S Пример:
Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ
ПРАВИЛА Руководитель предприятия
____________И.О.Фамилия
00.00.0000 № __ «___»____________200__ г.
Москва
Внутреннего трудового
распорядка
Структура текста:
1. Общие положения.
2. Порядок приема, перевода и увольнения служащих.
3. Основные обязанности служащих.
4. Основные обязанности администрации.
5. Рабочее время и его использование.
6. Поощрения за успехи в работе.
7. Взыскания за нарушения трудовой дисциплины.
8. Внутриобъектный режим.
9. Организация работы.
Руководитель кадровой службы подпись И.О.Фамилия
Визы
СОГЛАСОВАНО
Протокол общего собрания
трудового коллектива
00.00.2000 № 00
5. Регламент
Регламент – это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:
ü статус коллегиального или совещательного органа;
ü порядок планирования работы;
ü порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
ü внесение материалов на рассмотрение;
ü порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
ü ведение протокола заседания;
ü оформление решений коллегиального или совещательного органа;
ü порядок доведения решений до исполнителей;
ü материально-техническое обеспечение заседаний.
В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.
Регламент оформляется на общем бланке, утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального (совещательного) органа.
Поиск по сайту: