Внутренние документы

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуются в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов:

ü составление проекта документа,

ü согласование проекта документа,

ü оформление или проверка правильности оформления документа,

ü подписание документа руководителем,

ü регистрация.

На этапе исполнения организуется работа в соответствии с правилами работы с входящими документами:

ü передача документа исполнителю;

ü контроль исполнения документа;

ü исполнение документа;

ü подшивка исполненного документа в дело.

3. Номенклатура дел

В процессе деятельности учреждения получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения. Для правильной и оперативной работы с документами необходим такой многоцелевой документ как номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел в организации. Ее назначение - группировать исполненные документы в дела, проводить учет дел, оперативно их использовать и определять сроки хранения.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству».

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Существуют различные виды номенклатуры:

1. Типовая номенклатура, которая основана на установлении единой индексации дел для учреждений всей системы (ведомства, отрасли), для которых она обязательна.

2. Примерная номенклатура дел, имеющая рекомендательный характер; ее задача - унификация в системе группировки документов в учреждениях с однотипным характером деятельности и составом документов, например, организации здравоохранения, министерства образования и т.д. эта номенклатура имеет рекомендательный характер.

3. Индивидуальная номенклатура дел, которая имеет место в каждой конкретной организации, отражая специфику ее делопроизводства.

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел в учреждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

В номенклатуру дел входят: дела, журналы регистрации, справочные картотеки. Научно-технические документы и печатные издания в номенклатуру дел не включают.

Форма номенклатуры дел имеет пять граф. В первой указывают индекс, во второй - заголовок дела, в третьей - количество дел (заполняется по истечении календарного года секретарем и архивистом). В четвертой графе указывают срок хранения дел и соответствующую статью из Перечня документов с указанием сроков хранения. В графе "Примечания" можно отметить ответственных за дело, факт передачи дела в другое структурное подразделение и т.д.

Требование к заголовку дела – краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, период, за который откладываются документы, и т.п.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, одинаково для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом, его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. Общественные организации учреждения и органы, функционирующие на общественных началах, также составляют отдельные номенклатуры дел.

На основе номенклатуры дел структурных подразделений (в т.ч. общественных организаций и органов, действующих на общественных началах) делопроизводственная служба организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел. Ее разделами являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры независимо от места в штатном расписании ставится делопроизводственная служба (канцелярия). Последними разделами помещаются общественные организации и органы, действующие на общественных началах.

Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (01, 02, 03, 04…).

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер заголовка дел в пределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и, следовательно, повторяется из года в год. Желательно для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам, рассматриваемым в течение нескольких лет).

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряется Экспертной комиссией учреждения, визируются заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.

Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации.

S Пример

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование структурного подразделения Директор организации

____________И.О.Фамилия

00.00.0000 № 00.00.0000

Место издания

На 200__ год

Руководитель подразделения подпись И.О.Фамилия

Визы согласования

с канцелярией (секретарем)

Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй – в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий - в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

Однако не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, непредусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 – количество дел (томов, частей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше й0 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

S Пример:

Поиск по сайту: