Документы по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксирова­ны этапы трудовой деятельности сотрудников, называ­ется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

♦ трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

♦ приказы по личному составу (о приеме, увольне­нии, переводе сотрудника);

♦ трудовые книжки;

♦ личные дела;

♦ лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратно­сти при оформлении, ведении и обеспечении сохранно­сти на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персо­нальные данные (сведения о фактах, событиях и об­стоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

При приеме на постоянную работу со­ставляется ряд документов в следующем порядке:

1) трудовой контракт (договор) с работником;

2) приказ о приеме;

3) запись в трудовой книжке;

4) личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

5) лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работ­ником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме со­трудника на работу.

На основании приказа о приеме оформляется лич­ная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

1) заявление работника об увольнении;

2) приказ об увольнении;

3) запись в трудовой книжке;

4) запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.

Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет на согласование руководителю. Руково­дитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с кото­рым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на осно­вании приказа производится полный расчет с работни­ком.

При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

1) приказ по личному составу о переводе на другую Должность;

2) запись в трудовой книжке;

3) запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в лич­ном деле;

4) запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель организации (предприятия) издает при­каз по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответст­вующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляют в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производят соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Трудовой контракт (договор) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регули­рующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.

Согласно ТК (ст. 18) Республики Беларусь, трудовой контракт заключают на срок до двух лет с последующим его продлением или перезаключением.

Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям. При заключении конт­ракта рекомендуется указывать:

1) место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес);

2) конкретную работу в соответствии с квалификаци­ей по определенной профессии или должности, которую должен выполнить работник;

3) дату начала работы и ее окончание, если заключается срочный трудовой контракт;

4) оплату труда;

5) обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные усло­вия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок; совмещение профессий (должностей); повышение квалификации; до­полнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на некоторые категории работающих:

♦ постоянные работники;

♦ временные работники;

♦ работающие на основном месте работы;

♦ работающие по совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности ра­ботника в соответствии с той профессией или должно­стью, на которую он принят, либо делается ссылка на со­ответствующую должностную инструкцию, разработан­ную и утвержденную руководством организации (пред­приятия).

В трудовом контракте указывают размер должностно­го оклада работника, различные надбавки и допла­ты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерст­во; за личный трудовой вклад и др. По соглашению сто­рон эти надбавки могут быть конкретизированы и в от­дельных случаях увеличены или уменьшены по сравне­нию с нормой, предусмотренной в организации (на пред­приятии). Наряду с доплатами стороны могут догово­риться об иных видах поощрения, например о дополни­тельном отпуске, повышенном вознаграждении по ито­гам работы за год и т. п.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон сле­дующие условия:

1) основания увольнения работника;

2) дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

3) введение для работников полной материальной от­ветственности, кроме случаев, предусмотренных ТК РБ.

Контракт (примерная форма приведена в прил. 30 «Делопроизводство»), составляется в двух экземплярах, подписыва­ется руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится в организации (на предприятии), второй - у работника.

Трудовые контракты могут включаться в состав лич­ных дел работников организации (предприятия).

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации (предприятия) на другую ра­боту. Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с,...). Оформляют приказы по личному составу на бланках организации (предприятия) для внутренних документов.

Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: «О приеме на работу Федосенко В.И.» «Об увольнении Андреева Л.С.»

«Об изменении штатов АО» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких работников).

Текст приказа делится на констатирующую и рас­порядительную части. В констатирующей части при­каза могут быть указаны причины его издания, например факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть при­каза может не указываться.

Вторая, распорядительная, часть приказа, начина­ется словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ (печатают, начиная от границы левого поля). После них, в следующей строке указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения — статью ТК РБ, а при приеме на работу — оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников независимо от того, принимают их на работу или увольняют. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

Тексты приказов о приеме на работу, об объявлении строгого выговора приведены в прил. 31, 32 «Делопроизводство». Анало­гично можно составить приказ об увольнении (см. прил. 33 «Делопроизводство»). Для этого необходимо заменить:

♦ в реквизите «Заголовок» фразу «О приеме...» на «Об увольнении...»;

♦ графу «Вид приема» на «Причина увольнения»;

♦ графу «Дата приема» на «Дата увольнения».

В графе «Основание» указывают документы, послу­жившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) либо статью ТК РБ, соот­ветствующую причине увольнения.

Приказы о переводе на другую должность внутри ор­ганизации (предприятия) также могут быть представле­ны в формализованном виде. В этом случае следует ука­зать новую должность и оклад, новое структурное под­разделение и вид перевода. Если перевод временный, не­обходимо указать, на какой срок он производится.

Приказы по личному составу визируются юрискон­сультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит ра­бота с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом про­ставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит текст: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Крайне необхо­дима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе об­ратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.

Приказы по личному составу (см. прил. 33) хранят 75 лет (статья 196 «Перечня документов с указанием сроков хранения», см. прил. 34).

В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т. п., срок хране­ния которых не превышает 3 лет (статья 19в указанного перечня, см. прил. 34). Такие приказы имеют индекс (№ 1-к, № 2-к,...) и формируются в самостоятельные разделы.

Трудовая книжка. Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных доку­ментов, подтверждающих общий, непрерывный и специ­альный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации организации (предприятия) трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

На работника, поступающего на работу впервые, за­водят трудовую книжку, которую заполняют в его при­сутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производят на осно­вании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию. |

В трудовую книжку вносят сведения:

♦ о работнике;

♦ о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);

♦ о награждениях и поощрениях;

♦ об открытиях;

♦ о назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записывают. I

Сведения об образовании, специальности или про­фессии в трудовой книжке указывают на основании следующих документов: аттестатов, дипломов, серти­фикатов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится под­пись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать ор­ганизации (предприятия), где она была впервые запол­нена. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования. Если органи­зация изменила название, об этом делается запись от­дельной строкой.

Например:

ПО «Прогресс» с 01.02.2000 переименовано в ПО «Прогресс — М».

Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении — в день увольнения. Записи производят аккуратно перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета без зачеркивании и помарок, если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

При заполнении раздела «Сведения о работе» (рис. 2.6) в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема, в графе 3 - указание на действие и должность, в графе 4 - основание.

Поиск по сайту: