Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия воз­никает потребность выдачи наличных денег под отчет работникам данного предприятия.

Работникам могут быть выда­ны из кассы наличные деньги на операционные, хозяйственные и командировочные расходы. На операционные и хозяйственные расходы деньги выдаются на срок не более 3 рабочих дней, если расходы совершаются в пределах данного города, и на срок до 10 (30 - дней в сумме одной базовой величины) за пределами города.

Аванс выдается по расходному кассовому ордеру.

Новый аванс выдается при условии полного расчета по пре­дыдущему авансу. Отчет подотчетного лица сдается бухгалтеру не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы.

О фактических расходах подотчетное лицо составляет аван­совый отчет (имеется типовой бланк) с приложением к нему оправдательных документов: кассового чека с приложением товарного чека.

По командировкам авансовый отчет составляется в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки, исклю­чая день прибытия, и к нему прилагается командировочное удо­стоверение с отметками «убыл-прибыл» во всех пунктах коман­дировки, проездные билеты и квитанции гостиницы. Ответствен­ность за правильность расчетов с подотчетными лицами несет главный бухгалтер. Он осуществляет контроль за обоснованно­стью и целесообразностью расходов по командировке, достовер­ностью оправдательных документов по командировке, своевре­менностью составления авансовых отчетов и возвратом неизрас­ходованных сумм аванса.

На приобретенные подотчетным лицом материальные цен­ности к авансовому отчету должна быть приложена накладная или приходный ордер на оприходование средств.

За время командировки работнику выплачивается средний заработок за все рабочие дни недели по графику, возмещаются расходы по найму жилого помещения, по проезду и суточные по нормам, утвержденным Министерством финансов Республики Бе­ларусь.

Например, в Российскую Федерацию норма суточных расхо­дов составляет 15 долларов (Москва – 20), Латвию— 15 долларов, Украину — 15 долларов США. Аванс на командировочные расходы в Россию должен выдаваться в российских рублях (их надо покупать по заяв­ке на Межбанковской валютной бирже, если нет своего валютного счета на российские рубли). Расчет аванса в российских рублях производится путем пересчета норм суточных за наем жилья из долларов США в бе­лорусские рубли, а затем в российские рубли по курсу Националь­ного банка РБ на дату, предшествующую дню командировки.

Аванс в другие страны выплачивается или в свободно кон­вертируемой валюте при наличии таких валют, либо в националь­ной валюте стран СНГ, пересчитанных по курсу Национального банка РБ на дату, предшествующую дню командировки.

Выдавать аванс в белорусских рублях нельзя, так как они по­ка не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хо­ждения в других странах.

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию предприятия не позднее трехдневного срока после возвращения из командиров­ки в той валюте, в которой получен аванс. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм по курсу Национального банка РБ на дату авансового отчета.

Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам, отражаются в учете на счете 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Суточные в день отъезда оплачиваются по нормам и в валю­те той страны, куда командируется работник, а в день приезда — по нормам Республики Беларусь в белорусских рублях.

Задолженность по авансовому отчету может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в пересчете на единый курс Национального банка РБ на дату авансового отчета, но не позднее трехдневного срока после возвращения из команди­ровки.

При переезде из одной страны в другую (РФ, Украина и т.д.) суточные оплачиваются по нормам для каждой страны в отдельности.

Если постоянная работа носит разъездной характер, то слу­жебные поездки работников командировками не считаются, а зна­чит приказа и командировочного удостоверения не оформляется.

Расходы по найму жилья, исключая время нахождения в пути (кроме водителей и командированных с ними лиц), возмещаются в размере, указанном в предъявленных счетах (квитанциях).

Расходы по бронированию мест в гостинице компенсируются сверх норм на проживание при наличии документов, подтвер­ждающих оплату бронирования жилья.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются только при предоставлении про­ездных документов в обе стороны. И в исключительных случаях при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного адми­нистративного района Республики Беларусь с разрешения дирек­тора предприятия оплата проезда может быть произведена по ми­нимальной стоимости проезда.

Расходы за пользование в поездах постельными принадлеж­ностями возмещаются без предоставления проездных документов.

Оплачиваются все виды транспорта общего пользования, кроме такси, оплачиваются услуги по предварительной продаже билетов на проезд и расходы на проезд до станции, аэропорта, ес­ли они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы по проезду в мягком, спальном вагоне, каютах вы­сокого класса, самолетах оплачиваются с разрешения руководите­ля предприятия в каждом отдельном случае при представлении проездных билетов.

В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, а также для повышения квали­фикации в течение всего срока обучения.

Для учета подотчетных сумм открывают счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого записываются суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки, а по кредиту отражается списание израсходо­ванных подотчетных сумм.

Аналитический учет подотчетных сумм ведется по каждому лицу и по каждой выдаче в отдельном журнале или ведомости.

В случаях, когда авансовый отчет командированного работ­ника утверждается сверх установленных норм расхода или состав­лен по истечении 3 дней после возвращения из командировки, то эти суммы списываются в дебет счета 84 и кредит счета 71, т.е. за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, а у под­отчетного лица они прибавляются к заработку и облагаются подо­ходным налогом или же: дебет 94 «Недостачи и потери» и кредит 71, а затем дебет 70, кредит 94.

Поиск по сайту: