Личные дела

Личное дело (досье) представляет собой совокуп­ность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заво­диться на всех работников, но чаще всего — на руко­водителей и ведущих специалистов (при этом на ос­тальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

Организация (предприятие) вправе сама решить во­прос о том, какие документы - личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

♦ внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

♦ заявление о приеме на работу;

♦ анкета или личный листок по учету кадров;

♦ автобиография;

♦ копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий;

♦ копии документов об утверждении в должности;

♦ характеристики или рекомендательные письма;

♦ трудовой контракт (договор);

♦ копии приказов о назначении, перемещении увольнении;

♦ дополнение к личному листку по учету кадров;

♦ справки и другие документы, относящиеся данному работнику.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица доку­менты, не предусмотренные законодательством.

Личное дело заводят после издания приказа о прие­ме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом поряд­ке) подшивают в папку-скоросшиватель. На ее облож­ке указывают полностью фамилию, имя и отчество со­трудника.

Личные дела сотрудников организации (предприя­тия) хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь оп­ределенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны пере­даваться на архивное хранение и храниться 75 лет -«В» (статьи 498в, 504 «Перечня документов с указанием сроков хранения», см. прил. 34 «Делопроизводство»).

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Лис­ты личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Заявление о приеме на работу. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие; в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляют в произвольной форме рукописным способом. Для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наимено­вание вида документа (заявления); текст; подпись со­ставителя; дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т.п.).

Заявление о приеме на работу рекомендуется состав­лять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление подшивается). Заявление о приеме на работу может выглядеть так:

Поиск по сайту: