Конкуренты делового письма

К конкурентам делового письма относятся телефонный разговор, телефонограмма, телеграмма и деловая беседа.

Неумение вести телефонный разговор, выделять в нем главное, лаконично и грамотно излагать свои мыс ли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20—30 %).

Залогом успешного проведения служебного телефонного разговора являются: компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Необходимо, чтобы служебный телефонный разговор велся в спокойном тоне и вызывал положительные эмоции. Известно, что имеет место пресыщение общением, которое нередко является источником напряженности между сторонами при телефонном общении. Это означает, что существует интервал времени общения, выход за пределы которого может привести к потере смысла общения и даже к конфликтам.

Содержание деловых телефонных разговоров обу­словлено ситуацией и регламентировано временем. В деятельности любого учреждения можно установить круг тем, которые дают повод для диалогов по телефо­ну. Их композиция складывается из следующих эле­ментов: установление связи и взаимное представление, введение в курс дела и постановка вопроса; обсуждение ситуации; заключительные слова.

Первые фразы по телефону служат средством пред­ставления сторон друг другу. В беседах по телефону сле­дует учитывать, что оперативная память человека в определенный период времени воспринимает ограничен­ное число сигналов, символов сообщения, в среднем 5—7 символов, после чего требуется получение сигнала, что собеседник «квант информации» получил. Именно в этот момент собеседник должен сообщить, т. е. подтвердить, что информация получена. В тот же момент следует вы­сказать свое мнение, сформулировать позицию. Единицей сообщения может быть словосочетание, предложение, не­сколько предложений, но любой отрезок устной речи должен содержать не более 5—7 символов сообщения.

Умение вести служебный разговор по телефону заклю­чается в умении не только говорить, но и слушать. Тембр голоса, интонации, тон говорят очень много вниматель­ному слушателю. Так, по подсчетам специалистов, инто­нация может нести до 40 % информации. Умение слу­шать является критерием коммуникабельности. Однако исследования показывают, что не более 10 % людей уме­ют выслушать собеседника спокойно, не перебивая.

Для передачи, приема и записи оперативной ин­формации используют телефонограммы — официаль­ные сообщения, переданные по телефону. Оформлен­ная в соответствии со стандартом, телефонограмма приобретает юридическую силу. Обязательными рек­визитами телефонограммы являются: наименование учреждений (организаций, предприятий) адресата и адресанта; реквизиты «От кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии и инициалов должностных лиц; номера, даты и время передачи и приема телефонограммы, должности, фамилии и инициалы передавше­го и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст; подпись (см. прил. 27 «Делопроизводство»).

Желательно, чтобы учреждения (организации, предприятия) имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

К деловым письмам прибегают в тех случаях, когда ситуация допускает значительный разрыв во времени с момента отправки письма до предполагаемой реакции, вызвать которую оно призвано. В тех случаях, когда требуется сократить разрыв во времени, на помощь приходит телеграмма — чрезвычайно распространен­ный вид односторонней связи. Языку телеграммы при­суща предельная сжатость в способах передачи инфор­мации; количество глагольных форм в телеграмме све­дено к минимуму, отсутствуют прилагательные, к наречиям прибегают лишь в случае крайней необходимости. Знаки препинания ставят только тогда, когда их отсутствие меняет смысл конструкции. Некоторые телеграммы на первый взгляд кажутся бессвязными

(см. прил. 28 «Делопроизводство»).

Еще одним конкурентом делового письма является деловая беседа. Это наиболее распространенная форма делового общения. Правильное проведение деловых бе­сед способствует росту производительности труда на 2—20 %.

Поиск по сайту: