Аудит расчетов с подотчетными лицами

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются: установление правильного и целевого использования по­дотчетных сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хо­зяйственной точки зрения расходов; соблюдение установленного по­рядка возмещения командировочных расходов.

Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с приложенными к ним оправда­тельными документами об использовании подотчетных сумм, отче­ты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналити­ческого и синтетического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплош­ным способом. При этом устанавливается: соблюдение правил выда­чи авансов; своевременность предоставления авансовых отчетов; це­лесообразность и законность использования подотчетных сумм; пра­вильность оформления документов, приложенных к авансовым отче­там; порядок погашения оправдательных документов с целью пре­дотвращения их повторного использования; своевременность воз­врата неизрасходованных подотчетных сумм.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйствен­ные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распо­ряжением руководителя предприятия. В список включаются только постоянно работающие на предприятии лица либо выполняющие разо­вые работы для предприятия на основании договоров подряда.

По выданным в подотчет суммам устанавливают, нет ли превыше­ния предельных размеров аванса. На расходы, производимые в месте нахождения предприятия, организации или учреждения, деньги выда­ются в размере не более однодневной потребности и на срок, не превы­шающий трех дней, а на производимые вне места расположения пред­приятия, организации или учреждения — в размере не более десятид­невной потребности и на срок не более пятнадцати дней. На команди­ровочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причи­тающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, су­точных и квартирных расходов на срок командировки.

При проверке действующего порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам. Законность и це­лесообразность расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды проверяются путем сопоставления данных аван­совых отчетов и приложенных к ним документов на оплату наличными деньгами погрузочно-разгрузочных работ и других услуг, а также на оп­лату приобретенных материальных ценностей с показателями доку­ментов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад. Для этого сличают счета, товарные чеки с наклад­ными на оприходование материальных ценностей с книгами (карточ­ками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов.

Аудитор составляет следующую вспомогательную ведомость (табл. 8.1).

Таблица 8.1. Проверка законности расходования подотчетных сумм

При проверке оплаты погрузочно-разгрузочных работ устанав­ливается правильность начисленной оплаты труда и удержаний по­доходного налога. Особое внимание обращается на наличие в пла­тежной ведомости адресов получателей денег, номеров, мест выдачи и прописки паспортов. Достоверность документов на выдачу оплаты труда посторонним лицам или на оплату аренды жилых и складских помещений проверяется выборочно путем отправки письменных запросов соответствующим лицам. Встречной проверкой и взаим­ным контролем операций определяют, не оплачены ли эти работы и услуги расчетными чеками или с расчетного счета.

Важным этапом проверки является установление своевремен­ности возврата неиспользованных подотчетных сумм. Неизрасходо­ванные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы дол­жны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.

В процессе контроля необходимо проверить законность и целесо­образность возмещения командировочных расходов. При этом уста­навливается правильность ведения журнала регистрации работни­ков, направленных в командировки (табл. 8.2).

Таблица 8.2 Журнал регистрации работников, направленных в командировки

Особое внимание уделяется проверке представленных команди­рованными лицами авансовых отчетов. Устанавливается наличие от­меток в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбы­тия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командиро­вочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в коман­дировочном удостоверении о выбытии и прибытии. При этом досто­верность отметок командировочного удостоверения обязательно сверяется с датами компостера проездных билетов. В необходимых случаях производится сверка данных командировочного удостовере­ния с путевыми листами водителей и табелями учета рабочего време­ни других категорий работников.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспоршого средства из места постоянной ра­боты командированного, а днем приезда — день прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и поз­днее — последующие сутки. Если станция отправления поезда, при­стань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитыва­ется время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется пу­тем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фак­тического пребывания, исчисленным по отметкам в командировоч­ном удостоверении. Отдельно проверяется правильность оплаты су­точных расходов, расходов по найму жилья и на проезд.

Работнику за каждый день пребывания в командировке выплачи­вают ся суточные, квартирные и проездные расходы. Командирован­ному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения

(кроме случаев, когда ему предоставляется бесплатное помещение) в размере, указанном в предоставленных счетах (квитанциях).

Проезд работника к месту командировки и обратно оплачивается на основании проездных документов в размере стоимости проезда на воздушном, железнодорожном, водном и автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), включая платежи по государ­ственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы за пользование постельными принадлежностями в по­ездах возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартном, купейном или мяг­ком вагонах без предъявления квитанций. В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работникам, направ­ленным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, а также для повышения квалификации в течение всего срока обучения.

На предприятии могут выплачиваться суточные, квартирные и другие расходы в размерах, превышающих вышеназванные суммы.

В соответствии с действующим законодательством работник дол­жен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командиров­ки. Для указанных целей предназначен авансовый отчет, составляе­мый работником и утверждаемый руководителем предприятия. К от­чету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жи­лого помещения и фактических расходах на проезд и других расходах (служебные переговоры по телефону, отправка телеграмм и т.п.). Ру­ководитель предприятия или его заместитель обязан не позднее пяти дней принять решение по отчету командированного.

Для проверки соблюдения сроков отчетов аудитор составляет следующую вспомогательную ведомость (табл. 8.3).

Таблица 8.3. Проверка соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличие остатков неиспользованных сумм

Выводы:

Все случаи переплат или недоплат фиксируются в отчете аудито­ра. Если установлено множество фактов нарушений расчетов с по­дотчетными лицами по командировочным расходам, то они регис­трируются в отдельной ведомости (табл. 8.4).

Таблица 8.4. Ведомость переплат и недоплат командировочных сумм по

Ведомость подписывается аудитором и главным бухгалтером предприятия. Итоговые данные ведомости фиксируются в отчете ау­диторской проверки, к которому прилагается ведомость.

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо про­верить правильность бухгалтерских записей по отражению получен­ных под отчет сумм и их списанию. Следует учитывать, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует:

Встречаются случаи списания полученной под отчет суммы или числящейся за подотчетным лицом задолженности без документаль­ных обоснований на счета по учету издержек производства. Такие данные группируются в ведомость следующей формы (табл. 8.5).

Таблица 8.5. В ходе проверки выявлены следующие нетипичные проводки, требующие дальнейшей проработки

Выводы:

Следует проверять правильность подсчета оборотов и выведения сальдо в тех регистрах, в которых ведется аналитический и синтети­ческий учет расчетов с подотчетными лицами, и провести их сверку с 228

записями в других регистрах бухгалтерского учета. Необходимо так­же проверить правильность отражения расчетов с подотчетными ли­цами в балансе предприятия. При этом аудитору необходимо соста­вить следующую ведомость (табл. 8.6).

Таблица 8.6. Проверка соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге, балансе и журнале-ордере № 7 (поквартально)

Примечания^

Все нарушения, которые могут встречаться среди операций с по­дотчетными суммами, делятся на две группы: допускаемые админис­трацией предприятия; возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

К первой группе нарушений относятся:

• отсутствие утвержденного списка строго ограниченного круга
лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на операцион­
ные и хозяйственные расходы;

• выдача денег под отчет на операционные и хозяйственные нуж­
ды работникам, не предусмотренным в списке;

• выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отно­
шений с контролируемым предприятием;

• выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть опла­
чены из кассы или через банк;

• скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов ра­
нее наступления потребности в деньгах или вообще без всякой пот­
ребности;

• выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по
ранее полученному авансу;

• превышение предельных размеров авансов;

• несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию
задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расхо-

дах и не вернувшего остаток средств в кассу, путем удержания его долга из оплаты труда.

Ко второй группе нарушений относятся:

• несвоевременное предоставление авансового отчета и возвраще­
ния остатка денег в кассу;

• передача денег другому подотчетному лицу;

• расходование аванса не по назначению;

• неправильное оформление документов, подтверждающих ис­
пользование аванса;

• предоставление оправдательных документов, искажающих раз­
меры или направления действительного расходования средств.

Поиск по сайту: