Аудит состояния первичного учета и организации документооборота

Своевременное получение объективной учетной информации о деятельности предприятия и его внутрихозяйственных формирова­ний может быть обеспечено только в условиях рациональной органи­зации бухгалтерского учета и внутреннего аудита.

Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчет­ности" установлено, что ответственность за организацию бухгалтер­ского учета несет руководитель предприятия, который должен соз­дать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работниками предприятия, имеющими отноше­ние к учету, требований главного бухгалтера в части порядка офор­мления и представления документов и сведений для учета.

Обычно под организацией бухгалтерского учета на предприятии принято понимать систему построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о его хозяй­ственной и финансовой деятельности и осуществления контроля за рациональным использованием производственных и финансовых ресурсов, собственных и привлеченных оборотных средств. Эта сис­тема включает составление рабочего плана счетов бухгалтерского учета, выбор форм учета, подбор регистров аналитического учета, оп­ределение порядка хранения документов и должна обеспечивать реа­лизацию главным бухгалтером предприятия своих прав, обязаннос­тей и ответственности, установленных законодательством.

Деятельность бухгалтерского аппарата определяется Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности", в соот­ветствии с которым бухгалтерия является самостоятельным струк­турным подразделением и не должна входить в состав другой части предприятия.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от усло­вий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств труда. Она должна отражать специ фические особенности организации и технологии производства, обеспечивать взаимодействие между структурными подразделения­ми и исполнителями, не допускать дублирования и параллелизма в работе структурных подразделений и отдельных исполнителей, быть максимально простой и компактной, обеспечивать руководство предприятия всей информацией, необходимой для контроля и уп­равления производством, а внешних пользователей — достоверной бухгалтерской отчетностью.

При проверке организации делопроизводства бухгалтерии необ­ходимо уделить внимание хранению первичных документов и учет­ных регистров. В течение определенного времени, как правило, 1—3 месяцев, первичные документы находятся на обработке у конкретно­го бухгалтера. С момента группировки и до передачи в общий архив исполненные бухгалтерские документы должны храниться в специ­альных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов. Затем сведения из них переносятся в учетные регистры, где они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских сче­тах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров запол­няется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной инфор­мации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимы­ми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственно-финан­совой деятельности предприятия.

К учету принимается только правильно оформленный документ, т.е. тот, в котором заполнены все обязательные реквизиты. Лишь в этом случае первичный документ имеет юридическую значимость. Такими реквизитами являются: наименование документа, код; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хо­зяйственной операции (в количественном и стоимостном выраже­нии); наименование должностей лиц, личные подписи и их расшиф­ровка; место составления документа; основание хозяйственной опе­рации. Исходя из специфики хозяйствования, в первичные докумен­ты могут быть включены дополнительные реквизиты.

Записи в первичных бухгалтерских документах допускается про­изводить чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых авторучек, при помощи пишущих машинок, на принтере компьютера и т.п. Эти записи должны сохраняться в течение времени, установ­ленного для хранения документов в архиве. Запрещается использо­вать простой карандаш. Свободные строчки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подле­жат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнение рек­визитов) и по содержанию (законность операции, логическая увязка отдельных показателей). Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противо­речат действующему законодательству. Первичные документы, про­шедшие обработку, должны иметь отметки, исключающие возмож­ность их повторного использования.

Лица, составившие и подписавшие документ, несут ответствен­ность за своевременное и качественное его создание, за достовер­ность данных, за передачу их в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В кассовых и банковских первичных документах (приходных и расходных кассовых ордерах, платежных поручениях, платежных требованиях, денежных чеках и т.д.) никакие исправления не допус­каются. В других первичных документах исправления должны быть обязательно оговорены, т.е. надо аккуратно одной чертой зачеркнуть неправильно написанный текст или сумму так, чтобы можно было прочесть написанное. Сверху пишется правильный текст или сумма. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Исправле­ния оговариваются, т.е. на свободном листе пишут "Исправлено".

Законом "О бухгалтерском учете и отчетности" закреплено, что предприятие самостоятельно устанавливает внутренние правила до­кументирования операций, документооборота, ведения регистров бухгалтерского учета.

Рационально организованный документооборот предполагает на­личие минимального разрыва во времени между совершением хозяй­ственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обра­ботки, а также предварительным планированием документооборота.

Для этого на каждом предприятии должны быть разработаны и ут­верждены приказом руководителя рабочий альбом форм документов и график документооборота. Указанный график может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке иобработке доку­ментов, выполненных каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указаниями взаимосвязей и сроков выполне­ния работ. Каждому исполнителю должна быть вручена выписка из графика, где перечисляют документы, относящиеся к сфере деятель­ности исполнителя, сроки их представления. Рабочий альбом форм до­кументов представляет собой альбом, в который собираются все пер­вичные документы, применяемые на данном предприятии.

Документы являются важнейшим средством оперативного кон­троля за действием лиц, которым доверены материальные ценности Рационально организованная документация дает возможность не только выявить, но и предупредить злоупотребления, нарушения и бесхозяйственность в деле сохранности собственности предприятия и правильного использования имущества.

Поиск по сайту: