Аудит сохранности основных средств

Для осуществления своей деятельности предприятия должны иметь материальные условия и необходимые средства труда. На сов­ременном этапе развития важное значение приобретают вопросы эф­фективного использования и сохранности основных средств, чему способствует осуществление действенного контроля за состоянием и использованием этих объектов.

Главными задачами аудита сохранности, учета и использования основных средств на предприятиях являются проверки:

• обеспечения контроля за наличием, сохранностью и техничес­
ким состоянием основных средств;

• правильности отнесения предметов к основным средствам, их
группировки по классификации, принадлежности и по характеру
участия в производственном процессе;

• правильности оценки основных средств в учете;

• правильности оформления и отражения в учете операций по
поступлению и выбытию основных средств;

• правильности начисления и отражения в учете износа основных
средств;

• выполнения плана ремонтов, их своевременности и качества;

• правильности и эффективности использования основных
средств;

• правильности определения результатов от реализации и прочего
выбытия основных средств;

• правильности отражения данных о наличии и движении основ­
ных средств в бухгалтерском учете и отчетности.

В ходе проверки также изучают объекты основных средств пред­приятия, устанавливают наличие излишних, неиспользуемых объек­тов и намечают меры по улучшению использования имеющихся ос­новных средств.

Сначала рекомендуется выявить состояние хранения и сохран­ности основных средств в цехах и других внутрихозяйственных под­разделениях. В ходе решения этой задачи практикуют проведение контрольных инвентаризаций отдельных объектов основных средств в местах их постоянного или временного хранения. Затем изучают целесообразность и законность приобретения, выявляют полноту, своевременность и правильность оприходования поступивших на предприятие основных средств.

Далее необходимо проверить хозяйственные операции по выбы­тию и списанию основных средств в целях установления соблюдения действующего законодательства и целесообразности этих операций.

В процессе дальнейшего проведения аудита выявляют эффектив­ность использования основных средств, соблюдение действующего порядка начисления и использования амортизационных отчисле­ний, смет по текущему и капитальному ремонту, а также наличие из­лишних и не используемых на данном предприятии отдельных ма­шин, оборудования и других объектов.

Заканчивают проверку основных средств проверкой соответ­ствия данных по учету и отчетности предприятия.

При аудите основных средств руководствуются Правилами при­емки в эксплуатацию законченных строительством предприятий, зданий и сооружений, Инструкцией о порядке списания пришедших в негодность зданий, сооружений, машин, оборудования, транспор­тных средств и другого имущества, относящегося к основным сред­ствам, Едиными нормами амортизационных отчислений на полное восстановление основных средств и другими.

Источниками аудита являются:

• первичные документы на поступление, перемещение и выбытие
основных средств: счета-фактуры, товарно-транспортные наклад­
ные, требования-накладные внутреннего перемещения, акты при­
ема-передачи многолетних насаждений и ввода их в эксплуатацию,

акты приема-передачи основных средств, акты ввода в эксплуата- цию, акты на списание основных средств, акты на списание многолет­них насаждений;

• регистры аналитического и синтетического учета: инвентарные
карточки учета основных средств (отдельно для зданий и сооруже­
ний, оборудования и транспортных средств); инвентарные карточки
учета многолетних насаждений, опись инвентарных карточек по уче­
ту основных средств, расчет износа по поступившим и выбывшим ос­
новным средствам, расчёт износа пв автотранспорту, расчет износа
основных средств, ведомости начисления износа, журналы-ордера;
соответствующие машинограммы;

• договоры поставки, купли-продажи, аренды, заявления на при­
обретение основных средств, акты оценочных комиссий, акты при­
ема-сдачи отремонтированных объектов;

• статистическая отчетность предприятия, годовой отчет пред­
приятия, Главная книга, оборотно-сальдовый баланс.

/ Аудит основных средств представляет собой трудоемкий и после­довательный процесс, начиная с проверки состояния хранения основ­ных средств и заканчивая проверкой достоверности бухгалтерского учета и отчетности по основным средствам. Сущность этой проверки проявляется в обеспечении сохранности основных средств, в выявле­нии нарушений и злоупотреблений, установлении их причин, а также в разработке мероприятий по их устранению и недопущению в будущем.

При организации контроля основных средств первоочередное вни­мание необходимо уделить проверке состояния их хранения и сохран­ности, что непосредственно связано с дальнейшим повышением эф­фективности использования основных средств Особое место в этой ра­боте занимает организация действенного предварительного контроля.

Предварительный контроль за соблюдением установленного по­рядка хранения и обеспечения сохранности основных средств осу­ществляют руководители и специалисты.

В осуществлении текущего контроля за состоянием хранения и сохранностью основных средств, кроме работников предприятия, принимают участие представители кредитно-финансовых и других органов.

В первую очередь аудитору следует проверить следующее:

• какие меры приняты на предприятии по обеспечению сохран­
ности основных средств. Для этого нужно установить, назначены ли
приказом руководителя материально ответственные лица, отвечаю­
щие за сохранность основных средств. Заключены ли с ними пись­
менные договоры о полной материальной ответственности, как этого
требует законодательство;

• соответствуют ли должности материально ответственных лиц
Перечню должностей и работ, занимаемых и выполняемых работни-
278

ками, с которыми предприятием могут заключаться письменные до­говоры о полной материальной ответственности; • созданы ли условия материально ответственным лицам для обеспечения сохранности материальных ценностей; • назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проведения проверки сохранности основных средств.

Далее аудитору целесообразно приступить к проверке сохранности основных средств непосредственно. В этом случае, если поступали сиг­налы по недостачам или хищениям основных средств, незаконном их обмене, то проверку следует начинать с внезапной инвентаризации ос­новных средств. Если такая информация отсутствует, аудит начинают с проверки наличия~и состояния инвентарных карточек аналитического учета основных средств и соответствия данных аналитического учета данным синтетического учета на проверяемые даты Для этого сопос­тавляют данные описи инвентарных карточек по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками. Таким образом устанавливают отсутствие инвентарных карточек, затем выяс­няют причины такого отсутствия, убеждаются в наличии объектов, по которым отсутствуют инвентарные карточки.

Убедившись в наличии всех инвентарных карточек, проверяют на 1-е число месяца соответствие их стоимости внутри классифика­ционных групп, при установлении расхождений выясняют причины, виновных лиц

Далее необходимо убедиться в достоверности данных инвентарных карточек. Для этого следует выборочно, по отдельным объектам основ­ных средств, например, по тем, которые подвергались ремонту в отчет­ном периоде, проверить, правильно ли отражены затраты на ремонт.

Затем проверяют наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации, ее оформление, которое необходи­мо для сверки фактического состояния основных средств и их техни­ческой характеристики по данным бухгалтерского учета, а также для установления комплектности отдельных видов основных средств.

Важным элементом обеспечения сохранности основных средств является своевременность их закрепления за материально ответ­ственными лицами по месту нахождения или эксплуатации объек­тов. С этой целью проверяется правильность ведения инвентарных списков или инвентарных описей.

Стоимость закрепленных за материально ответственными лицами основных средств сверяется с данными бухгалтерского учета по счетам 01 и 03. Установив неполное закрепление основных средств, аудитор выясняет причину и последствия данного нарушения. Нужно отме­тить, что иногда на предприятиях встречаются случаи формального закрепления техники, т.е. без составления актов с указанием техничес­кого состояния и комплектации каждого инвентарного объекта.

При помощи выборочной инвентаризации проверяется факти­ческое наличие и качественное состояние объектов основных средств. Как правило, выборочной инвентаризации подвергаются предметы культурно-бытового назначения, мебельные гарнитуры, средства передвижения и техника.

Обязательной выборочной инвентаризации подвергаются ос­новные средства, по которым при предыдущей инвентаризации бы­ла выявлена недостача, а также те объекты, которые по каким-либо причинам не были закреплены за материально ответственными ли­цами.

Проверяется, своевременно ли на предприятии проводится ин­вентаризация основных средств. Инвентаризация должна прово­диться в следующие сроки:

• основных средств (за исключением животных) не реже 1 раза в
год перед составлением годового отчета по состоянию на 01.11 отчет­
ного года;

• зданий, сооружений и других неподвижных объектов 1 раз в 2— 3
года;

• библиотечных фондов дифференцировано в зависимости от ко­
личества книг:

до 15 000 книг — 1 раз в 3 года; от 15 000 до 80 000 - 1 раз в 5 лет; более 80 000 — 1 раз в 10 лет;

• взрослых продуктивных животных и рабочего скота не реже 1 ра­
за в квартал и перед составлением годового отчета на 31.12 отчетного
года.

Инвентаризация основных средств позволяет установить соот­ветствие фактического наличия данным бухгалтерского учета. Не­редко инвентаризация выступает начальным этапом собственно ре­визии или проверки, что позволяет достичь большей объективности ее результатов и получить сразу общее представление о состоянии сохранности собственности на проверяемом предприятии.

В ходе инвентаризации следует определить техническое состоя­ние объектов, организацию их хранения, эксплуатации, проверить оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией, как организован порядок вывоза и ввоза основных средств на предприя­тии.

Особое внимание обращается на состояние хранения мобильных основных средств, техники.

В осенне-зимний период необходимо проверить организацию хранения техники. Она должна храниться под навесом, а ремни, цепи, аккумуляторы должны быть сняты. Постановка техники на зимнее хранение должна оформляться актом или записями в специальном журнале. 280

Действующим законодательством предусмотрена материальная ответственность лиц, по вине которых допущено разукомплектова­ние техники в период ее хранения.

Следует также отметить, что одним из важных элементов обеспе­чения сохранности основных средств является правильное их отне­сение к той или иной классификационной группе. На практике су­ществует множество классификаций основных средств, а предприя­тие в зависимости от принятой учетной политики может использо­вать ту или иную из них В этом случае аудитору на основании техни­ческих паспортов, записей характеристик объектов в карточках по учету основных средств следует определить:

• соответствие действующей на практике классификации класси­
фикации, принятой в учетной политике, т.к. расхождения между ни­
ми может привести к неправильному начислению износа и, как ко­
нечный результат, к неправильному определению себестоимости
продукции;

• правильность разделения основных средств по принадлежности
(собственные и арендованные), т.к. неправильное их разделение мо­
жет привести к неправильным расчетам арендной платы;

• правильность разделения основных средств по характеру учас­
тия в производстве (действующие и бездействующие), т.к. их непра­
вильное разделение может привести к неправильному начислению
амортизации;

• правильность разделения основных средств по назначению
(производственные и непроизводственные), т.к. неправильное их
разделение может привести к неправильному начислению износа (на
активную часть производственных фондов может начисляться уско­
ренная амортизация). И как результат, неправильная классифика­
ция основных средств может привести к неправильному отражению
результатов переоценки.

Аудитору необходимо обратить особое внимание на правиль­ность отнесения предметов к основным средствам и в случае возник­новения расхождений учетной политики и действующего порядка отнесения объектов к основным средствам выяснить причины рас­хождений и виновных лиц.

Поиск по сайту: