Проверка оформления кассовых документов

1) Замечания по оформлению кассовой книги

2) Замечания по оформлению ПКО и РКО

Проверяются вопросы сохранности денежных средств и кассовой дисциплины. Результаты проверки оформляются следующей вспо­могательной таблицей (табл. 7.3).

Таблица 73. Общие вопросы сохранности денежных средств и кассовой дисциплины

Проверяя соблюдение кассовой дисциплины, следует выяснить:

• не превышают ли остатки наличных денег в кассе установленно­
го банком лимита и используется ли кассовая выручка на текущие
нужды в пределах установленных норм;

• использование полученных из банка наличных денег по целево­
му назначению;

• своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных
денежных средств, полученных на выплату заработной платы, пре­
мий, пособий, пенсий, а также кассовой выручки (выручки от реали­
зации товарно-материальных ценностей, оказания работникам услуг
и прочих денежных поступлений).!

Предприятия могут хранить в кассе наличные деньги в пре­делах лимита, который устанавливается учреждениями банков. Вся денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в банк для зачисления на счета. Исключением являются суммы, получен­ные для выплаты заработной платы (оплаты труда) Если в течение трех дней со дня получения денег в банке не будут выплачены зара­ботная плата (оплата труда), пособия по временной нетрудоспо­собности, пенсии и премии, то указанные суммы депонируются и вносятся в банк.

Чтобы проверить, как соблюдается установленный лимит ос­татка денег в кассе, необходимо сопоставить фактические остатки денег на отдельные даты с лимитом остатка. При подсчете факти­ческих остатков денег в кассе исключаются наличные деньги, пред­назначенные для выплаты заработной платы, пособий по времен­ной нетрудоспособности, пенсий и премий. Оперативный кон­троль за остатком денег в кассе осуществляется на основании кас­совых отчетов.

Аудитору целесообразно составить следующую вспомогатель­ную таблицу (табл. 7.4).

Таблица 7.4 Проверка соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе

Лимит установлен в размере___________________________

Выявлены расхождения да___________

нет

Итого:____________

Сумма штрафа за превышение лимита

Использование наличных денег по целевому назначению прове­ряется сопоставлением данных о полученных в банке деньгах с дан­ными об их расходовании (балансовым методом).

В целях систематизации результатов контроля рекомендуется составлять ведомость,следующей формы (табл. 7.5).

Таблица 7.5. Контроль целевого использования денежных средств, полученных из банка

Основанием для составления этой ведомости служат данные от­четов кассира и приложенных к ним документов, журнала регистра­ции приходных и расходных кассовых документов, а также учетных регистров по дебету и кредиту счета 50 "Касса". Ведомость подписы­вается ревизором или аудитором и главным бухгалтером проверяе­мого предприятия.,

Своевременность и полнота внесения в банк неиспользован­ных денежных сумм проверяются путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет согласно вы­писке банка с датой окончания массовой выплаты денег, указан­ной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, и депо­нирования заработной платы и других невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям.

Проверяя кассовые операции, нужно установить их законность, достоверность и хозяйственную целесообразность. При этом осо­бенно тщательно анализируются полнота и своевременность опри­ходования в кассу денег, полученных из банка. Полноту и своевре­менность оприходования денег в кассу, полученных со счетов пред­приятия в банке, устанавливают путем встречной и взаимной свер­ки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассо­вой книге.

Г Необходимо иметь в виду, что чековые книжки, корешки исполь­зованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их уте­ри. Испорченные чеки с надписью "Аннулировано" следует хранить подклеенными к корешкам чеков.

Запрещается доверять хранение чековых книжек другому лицу, в частности кассиру, получающему по чекам наличные деньги из бан­ка, и также подписывать незаполненные чеки. Не следует выписы­вать чеки на предъявителя, должны использоваться только именные чеки.

С целью облегчения работы и обеспечения полноты проверки опри­ходования в кассу полученных в банке денег рекомендуется накапли­вать необходимые сведения в ведомости следующей формы (табл. 7.6).

Таблица 7.6. Контроль полноты и своевременности оприходования наличных денег, полученных со счетов предприятия в банке

В ведомость вносятся данные всех чеков в порядке возрастающих номеров, включая номера испорченных и аннулированных чеков, ко­торые должны быть приклеены к корешкам и погашены надписью "Аннулировано". Против номера такого чека в ведомости делается отметка "Аннулировано". Такой порядок дает возможность выявить факты неоприходования в кассе полученных денег.

При установлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получе­ния денег по выписке банка и оприходования их в кассе следует выяс­нить их причины^С этой целью берутся письменные объяснения кас­сира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная про­верка в учреждении банка и сличаются выписки с подлинными запи­сями в лицевых счетах предприятия.

Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка денег устанавливают правильность отражения по кассе на­личных денег, внесенных в банк и зачисленных на счета предприя­тия» С этой целью составляют отдельную ведомость с указанием да­ты, номера и суммы расходного кассового ордера, суммы и даты за­числения денег на счет предприятия согласно выписке банка, в кото­рой отражено поступление денег. Указанные сведения следует груп­пировать в ведомости следующей формы (табл. 7.7).

Таблица 7.7. Контроль своевременности и полноты зачисления денег на счета в банке

Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию вы­ручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам предприятия за наличный расчет, так как по данным операциям чаще встречаются злоупотребления, связанные с полным или частичным неоприходованием поступивших в кассу денег.

' Для выяснения полноты оприходования денег за реализованные товарно-материальные ценности необходимо проверить отчеты о их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. При этом дебетовые записи по счету реализации (в части реализации за налич­ный расчет) должны сверяться с кредитовыми записями по счетам уче­та материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации (за наличный расчет) — с дебетовыми записями по счету "Касса".

Аудитору рекомендуется составить следующие вспомогательные ведомости (табл. 7.8, 7.9).

Таблица 7 8 Ведомость проверки правильности списания ТМЦ при реализации за наличный расчет

Таблица 79 Ведомость проверки полноты оприходования наличных денег при реализации товарно-материальных ценностей

В случае расхождений следует проверить указанные операции по существу и установить причины отклонений. При наличии задол­женности работников или других лиц за купленные материальные ценности необходимо проверить реальность возникновения такой задолженности.

На каждом предприятии материальные ценности должны выда­ваться только при наличии на накладной поставленного кассой штампа "Оплачено". Наличные деньги за проданные населению то­варно-материальные ценности и оказанные услуги должны вносить­ся в кассу предприятия. Квитанция выдается за подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира. Материально ответственным лицам не разрешается получать наличные деньги за отпускаемые населению материальные ценности.

•j При контроле правильности выплаты денег по платежным ведо­мостям следует выборочным способом установить, все ли внесенные в расчетно-платежные ведомости лица фактически работали на пред­приятии и нет ли среди них подставных, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. Такие факты устанавлива­ют путем сверки данных ведомости с показателями учета личного состава и табелей, с приказами о зачислении на работу и увольнении, с данными первичных документов о начислении заработной платы. ' Нужно проверить итоги в платежных ведомостях, так как нередко допускаются факты умышленного завышения итогов в графе "К вы­даче на руки" на предполагаемую сумму присвоения.,'При этой про­верке обращают внимание на величину выплаченных сумм отдель­ным лицам с последующей проверкой их реальности, на дописанные суммы, подчистки, неоговоренные исправления, некачественно оформленные доверенности и т.п.

Во всех ведомостях надо проверить подлинность подписей полу­чателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях сопоставляют­ся с подписями в других, причем особое внимание обращается на поп-210

равки и подчистки. В отдельных случаях необходимо опросить полу­чателей денег. Этот прием позволяет обнаруживать подложные под­писи, а иногда и подставных, и вымышленных лиц.

Отдельно проверяются правильность взимания и полнота опри­ходования квартирной платы и оплаты коммунальных услуг, для че­го пользуются способами встречной и взаимной проверки операций, получают письменные и устные объяснения.

Осуществляя контроль кассовых операций, нужно проверять правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых от­четах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую.

Особенно внимательно следует проверять обоснованность кассо­вых операций по расходу наличных денег, списываемых на счета рас­четов и другие счета без последующего представления отчетов и оп­равдательных документов об использовании денег^

Контролируя кассовые операции, нужно установить соответ­ствие корреспонденции счетов действующим положениям и прави­лам ведения бухгалтерского учета. При этом следует учитывать, что счет 50 "Касса" корреспондирует:

Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправда­тельных документов, а также записей в учетных регистрах (журна­лах-ордерах, машинограммах). Он позволяет выявить хозяйствен­ные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие иска­жение учетной и отчетной информации или списание похищенных сумм.,

Для контроля за такими бухгалтерскими записями аудитору сле­дует составить следующую вспомогательную ведомость (табл. 7.10).

Таблица 7.10. Нетипичные проводки, требующие дальнейшей проработки

При проверке кассовых документов встречной проверкой прове­ряются подотчетные суммы при оплате счетов торговых предприя­тий, за купленные материальные ценности за наличный расчет, при выплате гражданам денег за принятую от них сельскохозяйственную продукцию.

Для осуществления данного контроля аудитор может составлять следующие вспомогательные ведомости (табл. 7.11, 7.12).

Объектами проверки являются приобретенные предприятием почтовые марки, марки государственной пошлины, векселя, опла­ченные путевки в санатории, дома отдыха, профилактории, туристи­ческие. '

Проверка денежных документов должна сопровождаться полной инвентаризацией их с составлением соответствующего акта.

Прежде всего в процессе контроля следует убедиться в равенстве остатков данных аналитического учета остатку по синтетическому счету 50/3 "Денежные документы". По данным аналитического учета необходимо установить своевременность и правильность оприходо­вания денежных документов в количественном и суммовом выраже­нии на счет 50/3 "Денежные документы".

Проверяя операции по приобретению и выдаче путевок в санато­рии, дома отдыха и другие, следует выяснить, за счет каких источников приобретались путевки; какая часть их стоимости не возмещается по­лучателями; своевременно и в полном ли объеме поступают в кассу деньги от получателей путевок; выдаются ли путевки работникам пред­приятия по согласованию с профсоюзным комитетом; нет ли случаев выдачи путевок лицам, не работающим на данном предприятии.

При выявлении случаев нарушения установленного порядка вы­дачи путевок и их оплаты следует выявить причины и виновных в этом лиц, а также размер недоплаченных сумм в кассу предприятия.

На предприятиях, которые реализуют услуги населению (жи­лищно-коммунальных, бытового обслуживания и зрелищных), по­лучение наличных денег связано с использованием различных блан­ков строгой отчетности — билетов, квитанций.

Задача аудитора состоит в том, чтобы последовательно проверить правильность движения бланков строгой отчетности (порядок их оп­риходования, отпуска, обращения и хранения). На предприятиях, где применяются билеты и квитанции, аудитор должен установить: име­ется ли специализированное складское помещение с надежными за­порами, решетками, охранной сигнализацией для хранения билетов, квитанций; отвечает ли помещение билетных касс и их оборудование требованиям надежности хранения билетов; наличие договоров о полной индивидуальной материальной ответственности с лицами, оперирующими бланками строгой отчетности; ознакомлены ли они с действующими инструкциями и нормативными актами о порядке учета, приемки, отпуска и продажи билетов и составления отчетнос­ти по их движению.

Билеты поступают из типографий, изготовивших их по заказу предприятий в запломбированных пачках, на которые наклеен ярлык с указанием образцов билетов, их серий и номеров.

Данные пачки кладовщик принимает на склад в присутствии ра­бочей комиссии по приемке, назначенной руководителем предприя-

тия. Результаты приемки оформляются актом, составленным в 2-х экземплярах. Акт подписывают кладовщик, члены комиссии и утвер­ждает руководитель предприятия. Первый экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй остается у кладовщика.

Если при приемке будут обнаружены пачки с нарушенной упа­ковкой или без пломбы, то их вскрывают и проверяют. При наличии расхождений между данными документов поставщика акт составля­ют в 3-х экземплярах. Аудитор в ходе проверки данных денежных до­кументов должен установить: ведется ли складской учет билетов по видам, сериям, номерам и номинальной стоимости в специальных книгах (пронумерованных, прошнурованных и скрепленных пе­чатью предприятия).

Аудитором проверяется отчетность по денежным документам, которая должна содержать данные об остатках данных бланков на на­чало отчетного периода, приходе, расходе и остатках на конец отчет­ного периода по количеству и номинальной стоимости по каждому виду в отдельности. К отчету должны прилагаться оправдательные документы по приходу и расходу.

Аудитор устанавливает, проводятся ли на предприятии своевре­менно инвентаризации ценных бумаг и как оформляются их резуль­таты.

Проверяя правильность расходования и списания марок на поч­товые отправления, необходимо произвести взаимный контроль дан­ных книги исходящей корреспонденции, реестров на отправку доку­ментов и отчетов на списание марок.

При аудите кассовых операций возможны следующие нарушения.

1.Не установлен лимит наличных денежных средств в кассе.

2. Имеются несоответствия между записями в Главной книге по
счету 50 и в кассовой книге.

3. Методически неправильно ведется учет кассовых операций'
присутствуют "прямые" проводки, при этом отсутствуют промежу­
точные операции, что искажает правильность движения средств в це­
лом по предприятию.

4. Неправильно оформляется кассовая книга.

5. Записи в кассовой книге ведутся за несколько дней при нали­
чии ежедневных операций.

6. Не ведутся журналы регистрации выдачи приходных и расход­
ных кассовых ордеров.

7. Кассовые отчеты не подшиты, кассовая книга не подписана кас­
сиром. В кассовых ордерах не заполнены графы "Основания" и "При­
ложения", нет ссылки на первичные документы (заявления, наклад­
ные, платежные ведомости).

8. Допускаются подчистки, помарки и исправления при оформле­
нии приходных и расходных кассовых ордеров.

9. Отсутствуют приложения к приходным и расходным кассовым
ордерам, указывающие, на основании чего выдаются денежные сум­
мы под отчет (приказы, заявления, распоряжения), что усложняет
контроль за недоначисленным подоходным налогом с просроченных
подотчетных сумм.

10. Превышается предельный размер наличных денежных
средств при расчетах между юридическими лицами.

11.Встречаются несоответствия даты в расходных кассовых ор­
дерах и даты фактической выдачи денег.

12. В РКО иногда не указываются номера договоров, по которым
получают деньги физические лица, или номера доверенностей.

13. В ПКО не указывается, от кого поступили наличные деньги и
на каком основании.

Поиск по сайту: