И СЛУЖЕБНОМУ ПОМЕЩЕНИЮ

Состояние служебного помещения и рабочего места сотруд­ника влияет на эффективность его работы.

Рассмотрим сначала требования к служебному помещению.

Организация рабочих мест в служебных помещениях бывает двух видов:

• зальная;

• кабинетная.

Зальная структура допускает размещение практически неогра­ниченного числа рабочих мест в одном зале. Между столами или группами столов ставят легкие перегородки; обычно они не дохо­дят до потолка и лишь визуально создают некоторую иллюзию изолированности; сотрудникам приходится работать в условиях "речевого коктейля".

Зальная система организации труда экономически более вы­годна, чем кабинетная. Кроме того, она позволяет менеджеру осу­ществлять визуальный контроль за подчиненными. Однако для тех, кто работает в большом зале, условия труда более тяжелые, чем при кабинетной структуре служебных помещений. Большое количество людей и оборудования, сосредоточенное в одном по­мещении, хотя и достаточно просторном, без сомнения создает вполне ощутимые неудобства для работающих при зальной орга­низации труда. Не все могут справляться с работой в таких усло­виях, это надо иметь в виду как тем, кто нанимается на работу, так и менеджерам и сотрудникам службы управления персоналом, осуществляющим наем.

Еще один способ организации труда в служебном помеще­нии: несколько столов ставятся вместе - четыре или шесть. По­верхность каждого стола является индивидуальным сектором ра­боты, однако специфическая расстановка столов - впритык друг к другу, - во-первых, позволяет экономить место и, во-вторых, дает возможность менеджеру видеть, чем занимаются подчинен­ные, а также, консультируя одного из них, давать одновременно пояснения и другим; сотрудникам, сидящим за такой группой столов, легче обсуждать возникающие вопросы, принимать со­вместные решения. Иногда в помещении с большой площадью (зале) столы ставятся такими группами. Каждая группа сотруд­ников занимается сходными или близкими по содержанию про­блемами.

Однако зальная организация рабочих мест, как и совместное размещение столов, допустимы, если условия работы не предпо­лагают потока посетителей к каждому из сотрудников. Трудно вообразить себе посетителей (клиентов - потенциальных или ре­альных), бродящих в лабиринтах рабочих мест сотрудников.

Но два главных критерия оценки эффективности организации рабочих мест - экономичность (попросту дешевизна) и возможность постоянного контроля за сотрудниками в зале - перевешивают.

Кабинетная система может быть представлена помещениями двух видов.

Первый - в помещении, состоящем из одной комнаты, разме­щаются столы сотрудников, однако, поскольку площадь комна­ты не превышает 25-40 кв.метров, там ставится не более 5-8 сто­лов. В таких условиях каждому из сотрудников удобно работать с посетителями. Однако, чтобы проконтролировать работу под­чиненных, менеджеру надо пройти по ряду таких комнат, выяс­няя, чем заняты его подчиненные. Это приводит к психологичес­кому дискомфорту как для менеджера, так и для подчиненных, чьи рабочие места размещены по кабинетной системе.

Второй вид кабинетной системы - помещение для одного лица - менеджера.

Стандартный кабинет менеджера предполагает наличие трех зон - рабочей, совещательной и зоны неформального общения.

В рабочей зоне находится стол менеджера; рабочий стол мо­жет быть дополнен различными техническими средствами - ком­пьютером, факсом и т.п. Однако техническое оборудование не обязательный атрибут рабочей зоны - чем выше ранг менедже­ра, тем маловероятнее наличие техники в рабочей зоне его каби­нета - для работы с техникой есть секретариат. В совещатель­ной зоне находится достаточно большой стол, так как часто со­вещания проводятся прямо в кабинете, менеджера, а не в отдельной совещательной комнате. На столе обычно лежит стоп­ка листов бумаги - для участников совещания, лежат ручки или карандаши - чтобы можно было сделать запись. Иногда на столе для совещаний находятся схема структуры организации, ка­лендари, транспортная схема и тому подобные информацион­ные материалы. Во время совещания (через 5—10 минут после начала) может быть подан кофе - он не сервируется отдельно, а подается секретарем (это входит в его обязанности) каждому из участников совещания. (Заметим, что к кофе не принято пода­вать выпечку.)

Зона неформального общения - это несколько кресел, журналь­ный столик с пепельницей (если менеджер позволяет курить в своем кабинете), иногда здесь же - бар. Мебель и площадь зоны нефор­мального общения зависят от должностного уровня менеджера, масштаба его деятельности и деятельности организации.

В современном деловом мире принято стены служебных по­мещений разного назначения красить или оклеивать обоями свет­лых нейтральных тонов - светло-серым, бежевым и т.п.

Пол в служебном помещении все чаще стали делать из плит­ки, - во всяком случае, в коридорах, холлах плитка преобладает. Паркет - дорогостоящее покрытие, поэтому паркетный пол - для отдельных кабинетов менеджеров, для парадных служебных по­мещений, в остальных случаях - стандартное напольное покры­тие с меньшим или большим ворсом или, что уже встречается зна­чительно реже, - линолеум.

Вполне уместны украшения в служебных помещениях, однако их допустимый перечень весьма ограничен - это эстампы, карти­ны, гравюры, однако содержание вышеперечисленных предметов изобразительного искусства не Должно носить агрессивный или провоцирующий уныние характер. Чаще всего это пейзажи, на­тюрморты, излучающие спокойствие, уравновешенность.

Украшением стен служебного помещения и одновременно официальным "аксессуаром" имиджа организации может служить лицензия, диплом или другой документ, свидетельствующий о высоком уровне исполнения служебных обязанностей или о реа­лизации направлений деятельности.

Прекрасным украшением служебных помещений всех типов могут быть цветы. Они не только украшают, но и создают нефор­мальную атмосферу, смягчают психологическую напряженность, если ситуация близка к конфликту. Но не любое растение умест­но в служебном помещении. Предпочтительны крупнолиственные цветы, хорошо выглядят также небольшие вечнозеленые деревья в кадках (деревянных или керамических), стоящих на полу.

Принято также использовать как украшение небольшие скульптуры - такие предметы обычно присутствуют в кабинетах менеджеров достаточно высокого уровня.

В служебных помещениях для рядовых исполнителей есть по­требность иметь в доступном виде различные информационные материалы; имеет смысл оформить их таким образом (красивая рамка), чтобы они одновременно служили и украшением.

, Следует также отметить, что неуместно украшать служебное помещение или отдельное рабочее место различными картинка­ми или открытками, присланными "любимой подругой" (другом) и наклеенными на стену.

Недопустимы на рабочем месте предметы личного характе­ра - фотографий членов семьи (хотя бы и в рамках), всякие уми­лительные фигурки и тому подобные мелкие вещи.

Следует помнить, что украшения в служебном помещении не должны быть в избытке, наоборот; их небольшое количество при­звано оттенять строгость и официальность обстановки. Отдель­ные кабинеты также нельзя превращать в будуар, завешивая сте­ны сплошь картинами, устанавливая повсюду аквариумы и даже мини-фонтаны.

В настоящее время в мировой практике принято оборудовать рабочие помещения организации стандартной мебелью, выпус­каемой сериями, комплектами - на разные вкусы, большей или меньшей стоимости. Частные компании иногда используют для служебных кабинетов менеджеров высшего уровня мебель не стан­дартную, а изготовленную индивидуально, иногда даже вручную, т.е. дорогую мебель, чтобы подчеркнуть должностной ранг хозя­ина кабинета.

Организация служебных помещений, размещение в них ра­бочих мест, расположенность различных отделов и служб орга­низации вблизи или вдали друг от друга (например, на разных этажах или в разных концах длинного коридора) - все это ока­зывает влияние на уровень этичности, проявляющийся в поступ­ках, характере взаимоотношений, поведении отдельных сотруд­ников и всего коллектива в целом. Итак, правильная организа­ция труда повышает уровень этичности в организации, так как способствует уменьшению числа конфликтов, снятию психоло­гической напряженности при служебных контактах в процессе

, совещаний, совместных решений различных вопросов и просто в процессе выполнения служебных обязанностей при повседнев­ной рутинной работе.

Для обеспечения сотрудника достойным рабочим местом не­обходимо, руководствуясь организационной схемой предприятия, учитывать"протокольные особенности" данного служебного ме­ста, выделенного для сотрудника данной должности.

В каждой организации существуют ключевые должности, на которых строится система работы всей организации в целом. Вспомним знаменитое высказывание американского классика Эдгара По: "Система - основа любого бизнеса".

Вопросы для обсуждения к теме 7

1.Какая, по Вашему мнению, организация служебных помещений наиболее соответствует этике деловых отношений - кабинетная
или зальная?

2.Этично ли размещение рабочего места менеджера в отдельном

кабинете?

3.Как влияет расположение служебных помещений и размеще­ние в них сотрудников на уровень этичности их поведения И поступ­ков?

4.Какие предложения относительно организации повседневной
работы Вы могли бы внести, анализируя организацию труда в той
фирме, в которой Вы работаете?

Как влияет функционирование отдела по связям с общественностью на уровень этичности работы сотрудников и организации в
целом?

Поиск по сайту: