VIII. Письмо-уведомление

Такие письма обычно рассылают организации, особо заботя­щиеся о своих клиентах (покупателях). Организация сообщает последние новости о новых видах продукции или услуг, об от­крытии новых филиалов, о проведении презентации, об образо­вании новых подразделений в структуре и, следовательно, о по­явлении новых целей и функций у организации, т.е. цели письма-уведомления в основном рекламные.

Обычно письма выполнены типографским способом, однако может быть сделана приписка от руки с дополнительным сооб­щением. Адресат может расценить такую приписку как не вполне безупречную работу составителей письма, но может увидеть в приписке от руки и особое уважение, и сознательное выделение его (адресата) из ряда "ему подобных".

В том случае, если письмо уведомляет о назначении некоего лица на новую должность, достаточно почетную, принято данно­му лицу направить письмо-поздравление (см. пункт VI).

В заключение воспользуемся возможностью еще раз напом­нить о том, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во врем:

• безупречный стиль;

• безупречное правописание;

• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;

• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);

• безупречное расположение текста: наличие широких полей,
оформление "в край", т.е. без абзаца, поскольку в современных
деловых кругах печатание "в край" считается более официальным;

• страницы нумеруются, начиная со второй;

• письмо должно быть достаточно коротким - так оно легче
воспринимается.

Отдельно скажем несколько слов о том, какие существуют правила для отправления названных выше деловых писем по факсу. (Отправлять ли письмо по факсу или в конверте почтой - этот вопрос решается в зависимости от обстоятельств и желания дело­вых партнеров.)

Если письмо отправляется по факсу, то его первая страница такова:

Date:

Time:

То:

Fax no:

Company:

Number of pages including

If you do not receive all the pages Please call or fax.

To есть дата (день, месяц, год отправки сообщения); время; кому оно отправляется (имя и фамилия адресата); номер факса адресата; организация, которую он представляет; и традицион­ные формулы: "количество страниц сообщения, включая первую страницу" и "если вы не получили все страницы сообщения, по­жалуйста, позвоните по телефону..." (далее вписывается номер телефона) или "передайте по факсу" (дается номер используемо­го факса). После этого пишется слово "comments" (комментарии) и далее идет текст.

Деловое письмо, отправляемое по факсу, подписывается от руки, как все прочие виды писем.

Последнее, что необходимо сказать, характеризуя современную деловую переписку, - на все письма принято обязательно давать ответ, даже если ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая - "затрудняюсь с ответом"). Сроки ответа, существующие в деловом мире, также должны быть выдержаны. Отсутствие ответа или на­рушение сроков будет воспринято как неумение вести дела долж­ным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между орга­низациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Для внутреннего обмена информацией используются как фир­менные бланки, так и простая бумага.

Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:

• письмо должно быть лаконичным;

• обязательно проставляется дата;

• никаких личных инсинуаций во внутренней переписке;

• следует осторожно и аккуратно относиться к информации,
которая, будучи выведенной за пределы организации, может по­
вредить последней;

• разборчивая подпись обязательна.

В остальном рекомендации по внутриорганизационной пере­писке совпадают с изложенным ранее.

Вопросы для обсуждения к теме 9

1. Каковы принципы и этические требования к деловой пере­писке?

2. Перечислите виды деловых писем.

3. Каковы, по Вашему мнению, перспективы развития письменного делового общения?

4. Какие формы и виды деловых писем Вы можете предложить в
дополнение к перечисленным?

5. В каком случае деловое письмо, согласно требованиям этики,
должно быть написано от руки?

6. Есть ли отличия в требованиях к переписке внешней и внутриорганизационной?

7. Напишите образец любого, выбранного Вами, делового письма.

Поиск по сайту: