Внедрение информационных технологий

Экономический кризис не существенно повлиял на деятельность ресторана, его доходность и рентабельность. Этому послужила хорошая репутация ресторана в глазах потребителей, а также продуманные действия руководящего звена.

Однако чтобы сохранить и укрепить положение на рынке необходимо искать пути повышения эффективности работы и реализовывать их на практике.

В связи с этим было принято решение о внедрении в ресторане системы электронного учета.

Почти ежедневное изменение цен на продукты, появление новых блюд в меню, с одной стороны, и жесткие и неизменные требования инструкции по ценообразованию для предприятий общественного питания всех форм собственности и подчиненности, с другой стороны, вынуждают бухгалтеров еще и еще раз пересчитывать все то, что только вчера позволило сформировать меню для предприятия.

В ресторане «Императоръ» была введена программа «Экспресс меню», которая позволяет не только формировать меню и составлять отчетность без дополнительных преобразований информации, но и самое главное отказаться от специальных требований к бухгалтерам по освоению средств вычислительной техники и техники преобразования данных.

Программа позволяет быстро формировать меню и отчеты, когда приходится учитывать все «капризы» нашего рынка. Так как в наши цели не входит подробное описание всех возможностей и принципов работы конкретной программы, то здесь мы остановимся только на тех «мелочах», которые создают комфортные условия для работы ресторана, и на тех преимуществах программы «Экспресс меню».

Традиционно в работе предприятия общественного питания можно выделить следующие этапы:

1. формирование калькуляционных карточек (их пересчет в случае изменения цен на продукты) и формирование меню на их основе;

2. оформление официантами счетов для клиентов и контроль над оплатой;

3. формирование отчетности по результатам реализации.

Первая задача - формирование меню - решается в программе «Экспресс меню» в два этапа:

• формирование калькуляционных карточек;
• формирование меню.

Уже автоматизация этих задач позволяет существенно облегчить труд бухгалтера. Итак, в чем же заключается выигрыш при составлении калькуляционных карточек и меню?

Во-первых, конечно же, расчет стоимости блюд на основании калькуляционных карточек выполняется автоматически, достаточно просто выбрать необходимые ингредиенты или рецепт.

Во-вторых, при любом изменении цен на продукты калькуляционные карточки будут опять же автоматически пересчитаны. Бухгалтеру достаточно просто указать новые цены на продукты. Программа отмечает после этого все карточки, которые требуют пересчета, и по указанию бухгалтера пересчитывает их. При этом немаловажно, что калькуляционные карточки со старой ценой автоматически сохраняются в картотеке.

В-третьих, программа будет предупреждать Вас, если необходимых продуктов нет на складе.

В-четвертых, после того, как составлены и пересчитаны все калькуляционные карточки, задача составления меню вообще не представляет никакого труда. Достаточно из списка блюд выбрать те, которые войдут в меню и все. При этом в меню могут входить не только блюда, но и отдельные продукты, например, спиртные напитки или сигареты. Можно сформировать несколько меню, например, обеденное и вечернее. Так же, как и калькуляционные карточки, все составленные меню сохраняются автоматически.

Следующий этап - выписка счетов официантами - обычно не представляет большой трудности. Пользуясь программой «Экспресс меню» официант просто указывает в меню заказанные блюда и их количество. После чего счет готов и его можно печатать. Все выписанные счета сохраняются, что позволяет в дальнейшем составлять различные отчеты. Кроме того, можно вести контроль оплаты заказов, списки постоянных клиентов и рассчитывать для них скидки, оформлять дозаказ блюд.

Последний этап - формирование отчетности по работе ресторана. Этот этап наравне с составлением и пересчетом калькуляционных карточек является одним из самых трудоемких. Ситуация усложняется еще и тем, что отчет о реализации блюд составляется ежедневно. Однако автоматизация всех предыдущих этапов работы ресторана, а именно: составление калькуляционных карточек, на их основе составление меню и выписка счетов официантами, - позволяет полностью автоматизировать задачу составления отчетов. Достаточно просто указать какой отчет, по какому подразделению (бар, кухня и т.п.) и за какой период надо сформировать отчет. Программа позволяет формировать следующие отчеты: разноска блюд по подразделениям, реализованные блюда за период в разрезе подразделений, обратная калькуляция за любой период и в разрезе подразделений, акт переработки. Кроме того бухгалтер может заказать любой произвольный отчет, который будет создан программой автоматически.

Невероятная на первый взгляд быстрота и легкость составления отчетов объясняется очень просто. В системе используется единая информационная база для решения многих задач. Поэтому любое действие: корректировка цен на продукты, пересчет в связи с этим калькуляционных карточек и меню, оформление официантами счетов для клиентов предприятия, - формирует цельную и непротиворечивую картину деятельности предприятия. Таким образом, к моменту формирования отчетов в системе известна вся необходимая для этого информация: новые цены на продукты и блюда в меню, состав отдельных блюд на основании калькуляционных карточек, количество реализованных блюд посетителям на основании выписанных счетов. В этих условиях формирование любых отчетов не представляет никакой проблемы.

Бухгалтеру, использующему программу «Экспресс меню», практически не приходится осваивать новые приемы работы, незнакомые операции, ему нет необходимости осваивать методики хранения и преобразования данных, изучать структуры баз данных и принципы работы с ними. Требования к знанию бухгалтером средств вычислительной техники сведены к минимуму, а процесс обучения сотрудников бухгалтерии работе с программой «Экспресс меню» не требует много времени и больших усилий.

Кроме того, как известно, чем проще программа в эксплуатации и чем меньше специальных навыков и знаний требует она от пользователей, тем меньшее количество ошибок будет допущено при составлении бухгалтерских документов с ее использованием.

Безусловно, в статье описаны далеко не все возможности программы. Так, например, большой интерес представляет совместное использование программы складского учета «Экспресс склад» и программы «Экспресс меню». В этом случае у бухгалтера появляется возможность автоматически переносить новые цены на продукты со склада (а не вводить их вручную), а также после получения отчета «акт переработки» производить автоматически списание сырья с кухни и оприходовать готовую продукцию.

Таким образом, внедрение автоматизированных систем учета открывает широкие возможности для эффективного управления и максимизации прибыли

Очевидно, что при переходе к системе «Экспресс меню» изменится структура организационных отношений (рис. 3). При данной системе значительно упрощаются функции учета и контроля, следовательно, и бухгалтерская работа, поэтому можно сократить отдел бухгалтерии. В то же время возрастает роль шеф-повара, как человека непосредственно ответственного за контроль над наличием продуктов, необходимых для бесперебойной работы.

Таким образом, в новой организационной структуре исчезает один иерархический уровень, что упрощает контроль руководителя над работой вех служб и ресторана в целом.

Поиск по сайту: