Требования к языку и стилю документов

К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:
- однозначность используемых слов и терминов;
- нейтральный тон изложения;
- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;
- смысловая достаточность и лаконичность текста.
Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи.
При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как автору, так и адресату.
Трудности в восприятии теста документа может вызвать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов.
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).
В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выжженные словосочетанием) – после него.
При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму.
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.
Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи.
Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный.
При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения.
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах.
Речевой этикет в документе. Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – этот порядок поведения, установленный в сфере делового общения.
В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Поиск по сайту: