Форматування запитів”

Мета: Придбати практичні навички у побудові БД

і складанні запитів в «Microsoft Access »

Обладнання: Pentium II, інструкція по виконанню роботи, картка із завданням.

1 Короткі теоретичні відомості

Система управління БД «Microsoft Access». Створення бази даних. Звернення з запитом до бази даних.

В діловій або особистій сфері часто приходиться працювати з даними з різних джерел, кожний з яких пов'язаний з певним видом діяльності. Для координування всіх цих даних необхідні певні знання й організаційні навички.

«Microsoft Access» об’єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створені форми, запити і звіти дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді не питання, здійснювати пошук необхідних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми, наклейки.

В БД відомості з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв’язки між таблицями.

Для пошуку й відбору даних задовольняючи певним мовам здійснюється запит. Запити дозволяють також обновити або виділити одночасно декілька записів, виконувати вбудовані або спеціальні обчислення.

Для перегляду, вводу або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран використовуючи стандартний або створений користувачем макет.

Для аналізу даних або для роздрукування їх використовується звіт. Наприклад: Можна створити й надрукувати звіт, який групує дані і обчислює підсумки, або звіт для роздрукування поштових наклейок.

1.1 Проектування бази даних

В «Microsoft Access» перш ніж створювати таблиці форми і інші об’єкти необхідно задати структуру БД. Хороша структура БД є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.

1.2 Етапи проектування БД

Нижче приведено основні етапи БД:

1.Визначення цілі створення БД.

2. Визначення таблиць які повинна вміщувати БД.

3. Визначення необхідності таблиці полів.

4. Завдання індивідуального значення кожному полю.

5. Визначення зв’язку між таблицями.

6. Оновлення структури БД.

7. Додавання даних й утворення інших об’єктів БД.

8. Використання засобів аналізу в «Microsoft Access».

1.2.1 Визначення цілі створення БД

На першому етапі проектування БД необхідно визначити ціль створення БД, основні Ії функції і інформацію, яку вона повинна вміщувати. Тобто необхідно визначити основні теми таблиць БД й інформацію, яку будуть вміщувати поля таблиць.

БД мусить відповідати вимогам тих, хто буде безпосередньо з нею працювати. Для цього треба визначити теми, які мусить покривати БД, звіти, які вона повинна видавати, проаналізувати форми, які в теперішній момент використовуються для запису даних, порівняти базу даних, яка створюється з гарно спроектованою, подібною їй базою.

1.2.2 Визначення таблиць, які повинна вміщувати БД

Одним з найбільш складних етапів в процесі проектування БД є розробка таблиць, так як результати, які повинна видавати БД (звіти, вихідні форми та інші) незавжди дають повну уяву про структуру таблиць.

При проектуванні таблиць зовсім необов’язково використовувати «MS Access». Спочатку краще розробити структуру на папері. При проектуванні таблиць рекомендується користуватися наступними основними принципами:

1. Інформація в таблиці неповинна дублюватися. Неповинно бути й повторень між таблицями.

2. Коли певна інформація зберігається тільки в одній таблиці то і змінювати її прийдёться тільки в одному місці. Це робить працю більш ефективною, а також виключає можливість неспівпадіння інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці повинні вміщуватись адреси і телефони клієнтів.

3. Кожна таблиця повинна вміщувати інформацію тільки на одну тему. Відомості на кожну тему обробляються набагато легше, якщо вміщуються вони в незалежних одна від одної таблицях. Наприклад, адреси і замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях з тим що при видаленні замовлення інформація про клієнта залишалася.

1.2.3 Визначення необхідних в таблиці полів

Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему. А також поле в таблиці містить окремі відомості по темі таблиць. Наприклад, в таблиці з даними про клієнта можуть вміщуватись поля з назвами компанії, адресою, містом, державою і номером телефону. При розробці полів для кожної таблиці необхідно пам’ятати:

1. Кожне поле повинно бути зв’язано з темою таблиці.

2. Не рекомендується вводити в таблицю дані які є результатом виразу.

3. В таблиці повинна бути присутня вся необхідна інформація.

4. Інформацію слід розбивати на найменші логічні одиниці (наприклад: поля «Ім’я» і «Прізвище», а не загальне поле «Ім’я».

1.2.4 Завдання індивідуального значення кожному полю

З тим щоб «MS Access» міг зв’язати дані з різних таблиць, наприклад дані про клієнта та його замовлення. Кожна таблиця повинна вміщувати поле або набір полів, які будуть здавати індивідуальне значення кожному запису в таблиці. Таке поле або набір полів називають «Ключем».

1.2.5 Визначення зв’язку між таблицями

Після розподілення даних по таблицях й визначення ключових полів необхідно обрати схему для зв’язку даних в різних таблицях. Для цього треба визначити зв’язки поміж таблицями.

Бажано вивчити зв’язки між таблицями у вже існуючій базі даних. Для перегляду зв’язків в базі даних «Борей» відкрийте файл «Борей» й оберіть команду «Схема даних» в меню «Сервис».

1.2.6 Оновлення структури бази даних

Після проектування таблиць, полів і зв’язків необхідно ще раз переглянути структуру БД й виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на даному етапі, доки таблиці не заповнені даними.

Для перевірки необхідно створити декілька таблиць, визначити зв’язки поміж ними й ввести декілька записів в кожну таблицю, потім подивитися чи відповідає БД поставленим вимогам. Рекомендується також створити чорнові вихідні форми й звіти й перевірити, чи видають вони потрібну інформацію. Крім того треба виключити з таблиць всі можливі повторення даних.

1.2.7 Додавання даних й утворення інших об’єктів БД

Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна вводити всі дані. Потім можна створювати любі запроси, форми, звіти, макроси і модулі.

1.2.8 Використання засобів аналізу «MS Access»

В «MS Access» існує 2 інструмента для удосконалення БД. «Майстер аналізу таблиць» досліджує таблицю у випадку необхідності пропонує нову Ії структуру й зв’язки а також переробляє її.

«Аналізатор швидкодії» досліджує всю БД, дає рекомендації по її удосконаленню, а також здійснює їх.

1.3 Створення бази даних

В «MS Access» підтримується два способи створення БД. Мається можливість створити пусту БД, а потім додавати в неї таблиці, форми, звіти і інші об’єкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, Алу вимагає окремого визначення кожного елемента БД. Мається також можливість відразу створити за допомогою «Майстра» БД певного типу з всіма необхідними таблицями, формами і звітами. Це є найпростіший спосіб початкового створення БД. В обох випадках у вас залишається можливість в любий час змінити й розширити створену БД.

1.4 Створення БД за допомогою «Майстра»

При запуску «MS Access» відкривається діалогове вікно в якому пропонується створити нову БД або відкрити існуючу. Якщо з’являється це діалогове вікно оберіть параметр «Запуск майстра», а потом натисніть кнопку «ОК».

1. Якщо БД вже була відкрита або якщо було зачинено перше діалогове вікно, натисніть кнопку «Создать БД» на панелі інструментів.

2. Встановіть показник на потрібний значок шаблона БД й двічі натисніть кнопку миші.

3. Вкажіть ім’я і каталог для створеної БД.

4. Щоб почати створення нової БД натисніть кнопку «ОК».

1.5 Створення БД без допомоги «Майстра»

При запуску «MS Access» відкривається діалогове вікно, в якому пропонується створити нову БД або відкрити існуючу. Якщо з’являється це діалогове вікно, оберіть параметр «Новая БД», а потім натисніть кнопку «ОК»

1. Якщо БД була відкрита або вже закрите вікно запуску, натисніть на кнопку «Создать БД» на панелі інструментів і двічі натисніть кнопку миші, встановивши показник на значок нової БД.

2. Вкажіть ім’я каталогу БД і натисніть кнопку «ОК»

Після створення пустої БД необхідно самостійно створити об’єкти цієї БД.

1.6 Створення запиту

Часто запити «MS Access» створюються автоматично, і використовувану не приходиться самостійно їх створювати.

Для створення запиту який є основою форми або звіту, спробуйте використати «Майстер форм» або «Майстер звітів». Вони слугують для створення форм і запитів. Якщо звіт або форма засновані на декількох таблицях то за допомогою майстра також створювати їх «Базові конструкції SQL». При бажанні «інструкції SQL» можна зберегти в якості запиту.

Щоб спростити створення запитів, їх можна виконати незалежно або використати як базові для декількох форм або звітів, користуючись «Майстрами запитів». «Майстри запитів» автоматично виконують основні дії в залежності від відповідей користувача на поставлені запитання. Якщо було створено декілька запитів, «Майстра» можна також використовувати для швидкого створення структури запиту. Потім для його наладки перемкніться в режим «Конструктора».

Для створення запитів на основі звичайного фільтру, «Фільтру по означеному моменту» або «Фільтру для полю» збережіть фільтр як запит.

Якщо не один з перелікованих методів не задовольняє вимогам створіть самостійно запит в режимі конструктора.

1.7 Типи запитів які створюються в «MS Access»

Типи:

1. Запити на виборку.

2. Запити з параметрами.

3. Перехресні запити.

4. Запити на зміни (запити на створення таблиці, видалення, оновлення, додавання записів.

5. Запити SQL (запити на об’єднання, запити до сервера, управляючі запити, підпорядковані запити).

1.7.1 Запити на вибірку та їх використання

Запитом, що найбільш часто використовується є запит на вибірку. Запит на вибірку повертає дані з одної або декількох таблиць, а також результати, які при бажанні користувач може змінити (з деякими обмеженнями). Також можна використовувати запит на вибірку, щоб згрупувати записи для обчислення сум, середніх значень, перерахунку і других дій.

1.7.2 Запити з параметрами і їх використання

Запит з параметрами це запит, при виконанні якого в його діалоговому вікні користувачу видається запрошення ввести дані, яке повинно вміститися в полі. Можна створити запит, в результаті якого виводиться запрошення на ввід декількох даних, наприклад двох дат. В результаті будуть повернуті всі записи які знаходяться поміж вказаними двома датами.

Також запити з параметрами зручно використовувати в якості основи для форм і звітів. Наприклад, на основі запиту з параметрами можна створити місячний звіт про доходи. При вводі даного звіту на екрані з’являється запрошення ввести місяць доходи якого цікавлять користувача. Після введення місяця на екрані буде представлено потребуємий звіт.

Можна створити спеціальну форму або діалогове вікно, яке замість діалогового вікна запиту з параметрами буде виводити запрошення на ввід параметрів запиту.

1.7.3 Перехресні запити і їх використання

В перехресному запиті відображаються результати з тактичних розрахунків (такі як суми, кількість записів і середнє значення), виконаних по даних з одного поля таблиці. Ці результати групуються по двох наборах даних один з яких розташований в лівому стовпці таблиці, а другий в верхньому рядку. Існує можливість вести дані в перехресній таблиці без створення в базі даних окремого запиту в БД. Для цього треба використовувати «Майстер звітних таблиць».

В звітній таблиці користувач має можливість змінювати заголовки рядків, стовпців, що дозволяє аналізувати дані різним способом.

1.7.4 Запити на зміни, їх використання

Запит на зміни – це запит який за одну операцію вносить зміну в декількох запитів. Існує чотири типи запитів на зміну: 1) на видалення, 2) на оновлення, 3) додавання записів, 4) створення таблиць.

1.7.4.1 Запит на видалення

Видаляє групу записів з одної або декількох таблиць. Наприклад запит на видалення дозволяє видати записи про товар, поставки яких припинено або на які немає замовлень. За допомогою запиту на видалення можна видалити тільки весь запис, а не окремі поля всередині неї.

1.7.4.2 Запит на оновлення записів

Вносить загальні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць. Наприклад, на 10% піднімаються ціни на всі молочні продукти або на 5% збільшується зарплата співробітників певної категорії. Запит на оновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючих таблицях.

1.7.4.3 Запит на додавання.

Додає групу записів з однією або декількох таблиць в кінець однієї або декількох таблиць. Наприклад, з`явилося декілька нових клієнтів а також база даних, яка містить дані про них. Щоб не вводити всі дані вручну, їх можна додати в таблицю «Клієнтів». Запит на додавання також корисний при виконанні наступних дій:

1. Додавання полів на основі умов відбору. Наприклад, необхідно додати імена й адреси клієнтів з дуже великими замовленнями.

2. Додавання запитів, якщо деякі поля з однієї таблиці не існують в іншій.

1.7.4.4 Запит на створення таблиці

Створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї або декількох таблиць. Запит на створення таблиці корисний для виконання наступних дій:

1. Створення таблиці для експорту в іншу базу даних. Наприклад, необхідно скласти таблицю, яка вміщує декілька полів з таблиці «Співробітники»,а потім експортувати цю таблицю в базу даних, яка використовується відділом кадрів.

2. Створення звітів, які містять дані, відповідно певному моменту часу. Наприклад, 15 травня 1996р. необхідно надрукувати звіт про о`єм продаж, зроблених в першому кварталі, заснований на даних, які містяться в базовій таблиці на 9:00 А.М. 1 квітня 1996р. Звіт заснований на запиті або інструкції SQL, вибирає з таблиці самі основні дані (дані на 15 травня 1996р.),а не записи на вказаний момент часу. Щоб отримати дані на 9:00 А.М. 1 травня 1996р., необхідно розробити запит на створення таблиці, в якому записи, що вимагаються, відбираються в залежності від указаного моменту часу й розміщуються в нову таблицю. Потім в якості основи для звіту треба використовувати цю таблицю, а не запит.

3. Створення резервної копії таблиці.

4. Створення архівної таблиці, яка містить старі записи. Наприклад, можна створити таблицю, яка зберігає всі старі замовлення, перш ніж видалити їх з поточної таблиці «Замовлення».

5. Підвищення швидкодії форм й звітів, що базуються на багатотабличних запитах або інструкціях SQL. Наприклад, вимагається вивести на друк декілька звітів, які базуються на запиті, що включає 5 таблиць, в якому розраховуються загальні підсумки. Щоб прискорити процес, розробіть запит на створення таблиці, який витягає необхідні записи й зберігає їх в одній таблиці. Потім на базі цієї таблиці створіть звіт або вкажіть її в інструкцію SQL як джерело записів для форми або звіту. Це дозволить обійтися без повторних запусків запиту для кожного звіту. Однак слід пам`ятати, що після виконання запиту на створення таблиці, дані в цій таблиці не змінюються

1.7.5 Запити SQL і їх використання

Запит SQL – це запит, що створюється за допомогою інструкції SQL. Прикладами запитів SQL можуть слугувати: 1) запити на об`єднання, 2) запити до сервера, 3) управляючі і 4) підпорядковані запити.

1.7.5.1 Запити на об`єднання

Цей тип запиту комбінує поля (стовбці) з однієї, декількох таблиць або запитів в одне поле в результатах запиту. Наприклад, якщо 6 постачальників щомісячно посилають нові списки обладнання, то за допомогою запиту на об`єднання ці списки можна об’єднати в один. А потім результати помістити в нову таблицю, створену за допомогою запиту на створення таблиці, заснованого на запиті на об’єднання.

1.7.5.2 Запит до сервера

Цей тип запиту відправляє команди безпосередньо в бази даних ODBC, наприклад «Microsoft SQL», при чому використовуються тільки команди, які підтримуються сервером. Наприклад, запит до сервера використовується для повернення або зміни даних.

1.7.5.3 Управляючий запит

Даний тип запиту створює або вносить зміни в об’єкти бази даних, такі як таблиці «Microsoft Access», або «Microsoft SQL».

1.7.5.4 Підпорядкований запит.

Цей тип запиту складається з вкладеної в запит на вибірку або запит на зміну інструкції «SQL SELECT». Щоб визначити нове поле, дану інструкцію можна ввести в рядок «Поле» в бланку запиту. Щоб вказати для даного поля умову відбору, введіть інструкцію в рядок «Умова відбору». Підпорядковані запити використовуються для:

1) Перевірки наявності результатів підпорядкованого запиту

(використовуються зарезервовані слова «EXISTS» або «NOT EXISTS»);

2) Пошука значень в основному запиті, які рівні, перевищують або менші

значення, що повертаються підпорядкованим запитом (використовуються зарезервовані слова «ANY», «IN», «ALL»);

3) Створення підпорядкованих запитів всередині підпорядкованих запитів

(вкладені запити).

2 Порядок виконання роботи

2.1 Ознайомитись з інструкцією по виконанню роботи

2.2 Ознайомитись з теоретичними відомостями.

2.3 Згідно з наданим варіантом побудувати БД, відредагувати її і сформулювати вказані запити

3 Контрольні питання

3.1 Що таке СУБД?

3.2 До якого типу відносяться бази даних, що створюються за допомогою СУБД?

3.3 Що таке поле таблиці?

3.4 Що таке запис?

3.5 Що таке редагування БД?

3.6 Як оформлювати запит до БД?

Інструкція

Поиск по сайту: