Вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ

Форма номенклатури справ структурного підрозділу складається з п’яти граф (див. додатки 60, 61).

Графа 1 - індекс справи. Кожна справа, включена до номенклату­ри, повинна мати умовну позначку - індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або за класифіка­тором структурних підрозділів установи та порядкового номера справи в межах цього підрозділу. Наприклад, 04-12 означає, що 04 - це індекс відділу кадрів, 12 - порядковий номер справи за номенклатурою. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної за допомогою тире.

Друга 2 - заголовок справи (тому, частини).

Документи після їх виконання групують у справи, яким надають на­зви (заголовки), що у стислій, узагальненій формі відбивають склад і зміст вміщених до них документів. Не дозволяється застосування в заго­ловках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція», «спра­ва зі звітністю» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

При формулюванні заголовків справ використовують такі ознаки формування справ, як номінальний, авторський, кореспондентський, предметно-питальний, хронологічний, географічний. Документи формують у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Номінальна ознака вказує на вид документів, що підшиваються до справи. Їх автора визначають на підставі таких реквізитів документа, як назва установи-автора, підпис (у листах, зверненнях громадян, а також у розпорядчих документах). Кореспондент визначається за реквізитом «адресат» і найчастіше використовується під час складання заголовків до справ з листуванням. Основною ознакою, що має бути відбита при складанні заголовка, є предметно-питальна, тобто із заголовка має бути зрозуміло, про що йдеться в документах справи. Хронологічна ознака передбачає вказівку на те, за який період часу згруповано документи. Як правило, до справ підшивають документи одного діловодного року, але є й справи перехідні, тобто такі, до яких підшито документи за кілька років. Географічна ознака використовується рідше, як правило, у тих випадках, якщо у справі згруповано документи кількох авторів або кореспондентів, об’єднаних за територіальною ознакою.

Деякі частини заголовка, наприклад авторство, кореспонденти, пи­тання, уточнюються у процесі формування й оформлення справ.

Заголовок справи складається з елементів, розміщуваних у такій послідовності:

• назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) або виду до­кументів у справі (накази, протоколи, акти тощо);

• автор документів (назва установи, структурного підрозділу);

• кореспондент або адресат (назва установи, до якої адресовані або від якої одержані документи);

• короткий зміст документів справи (питання, з якого заводиться справа);

• назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;

• дати (період), до якого належать документи справи:

• вказівка на наявність у справі копій документів (у разі необхідності).

У деяких випадках дозволяється змінювати порядок розміщення елементів заголовка залежно від логічної послідовності. Наприклад, у заголовку «Річні звіти ректорів вищих навчальних закладів м. Києва з проведення вступних іспитів» географічна ознака (м. Київ) передує предметно-питальній.

У заголовках судових, слідчих, особових (персональних) та інших справ, що містять документи, пов’язані послідовністю ведення діловод­ства з одного конкретного питання, вживається термін «справа», напри­клад: «Особова справа», «Персональна справа», «Судова справа».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін «до­кументи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи, наприклад:

Документи (плани, акти, довідки) про підготовку залізничних станцій до роботи в зимових умовах.

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного чи розпорядчого акта, наприклад:

Документи до протоколів засідань вченої ради інституту.

У даному разі розшифрування видів документів не є обов’язковою. Застосування таких термінів, як «матеріали» і «документальні мате­ріали», державними стандартами не передбачено.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, напри­клад,

Протоколи засідань експертної комісії.

У заголовках справ з листуванням зазначають кореспондента і короткий зміст документів, наприклад:

Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатів.

У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспон­дентами, останні не перелічуються, а наводиться їх загальна видова наз­ва, наприклад:

Листування з автотранспортними підприємствами облисілі про техніч­ний стан машин і механізмів.

У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами остан­ні не зазначаються, наприклад:

Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників служб діловодства.

В одну справу можуть бути згруповані документи кількох авторів або кореспондентів, які знаходяться на певній території (область, район), на­приклад:

Звіти вищих навчальних закладів Одеської області про стажування моло­дих спеціалістів.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазна­чається період (місяць, квартал, півроку, рік), протягом якого створено документи, наприклад:

Піврічні плани фінансових заходів.

Річний звіт про бронювання військовозобов’язаних.

При групуванні до справи статистичних форм у заголовку вказують назву форми, а в дужках - її номер чи умовну позначку (шифр), наприклад:

Річні звіти підприємств про стан умов праці, пільги і компенсації за роботу в несприятливих умовах (ф. N° 1-ПВ).

Розміщення заголовків справ у номенклатурі має відповідати ступеню важливості вирішуваних питань та враховувати взаємозв’язок документів, включених до конкретних справ. Така систематизація необхідна для швидкого пошуку конкретної справи на основі усталеного порядку їх розташування.

Як правило, першою розміщують групу справ, що включає документи органів вищого рівня (укази, постанови, накази, доручення); далі звичайно дотримуються такого порядку: група організаційно-розпорядчої докумен­тації самої установи (статут, положення, накази, розпорядження, рішення колегіальних органів), організаційні документи, що відносяться до діяль­ності структурного підрозділ) (положення про підрозділ, посадові інструкції), планово-звітна документація, листування; завершують номенклатуру обліково-довідкові види документів (книги, журнали, картотеки).

У кожній з цих груп документи також бажано розміщувати за ступенем їх важливості. Спочатку зазначають заголовки справ постійного зберігання, потім - тривалого, і наприкінці - тимчасового строку зберігання. У планово-звітній групі заголовки також розміщують за ступенем їх важливості, наприклад: річні плани, далі - квартальні, місячні. У групі листування першими розміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня, потім - листування зі сторонніми й підвідом­чими установами. За наявності значної кількості кореспондентів листу­вання розміщується за алфавітом кореспондентів або адміністративно-територіальних (географічних) назв.

У номенклатурі справ не дозволяється замість повного або часткового заголовка застосовувати слова «те саме».

Графа 3 номенклатури - кількість справ, томів, частин. Їх заповню­ють наприкінці календарного року.

У графі 4 зазначають строки зберігання документів на підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів дер­жавної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Пе­релік типових документів) [23], а також відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання.

Для визначення строків зберігання документів необхідно знайти від­повідну статтю в Переліку типових документів, для зручності користу­вання яким складено покажчик видів документів.

Навпроти кожного заголовка справи у номенклатурі зазначають строк зберігання з посиланням на певну статтю Переліку типових документів з урахуванням усіх приміток, наприклад: 5 р. ст. 406; 75 р. ст. 519.

Для справ, сформованих із копій (других примірників документів), завжди встановлюється строк зберігання - «доки не мине потреба» незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у т. ч. і для документів постійного строку зберігання).

При труднощах з визначенням строку зберігання справи через різнорідність її документів допускається робити посилання на ряд статей (у т. ч. різних переліків, якщо використовуються відомчий і типовий).

У разі зазначення кількох статей вони відокремлюються одна від одної комами, а строк зберігання зазначають відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання документів визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи, яка погоджує ці строки з експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву або ЕК органу вищого рівня, якщо він існує. При цьому в номенклатурі справ робиться примітка: «Строк зберігання встановлено ЕПК (назва державного архіву), протокол.№___від___»; «Строк зберігання встановлено ЕК (назва органу вищого рівня), протокол №___від___».

У графі п’ять «Примітка» робляться відмітки про перехідні справи, про справи, ідо ведуться в електронному вигляді, про заведення і включення нових справ, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передавання справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається у двох примірниках не пізніше 15 листопада кожного року секретарем або працівником, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, обов’язково погоджується з керівником архіву установи (особою, відпо­відальною за архів), підписується керівником структурного підрозділу і подається до служби діловодства для підготовки зведеної номенклатури справ установи.

Протягом діловодного року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема за необхідності включають до них за погодженням зі службою діловодства й архівом нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні індекси в кінці номенклатури.

Наприкінці року номенклатуру справ структурного підрозділу обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Примірник підсумкового запису, підписаний особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, передається до служби діловодства.

б) Зведена номенклатура справ

Номенклатура справ установи (зведена) складається службою діловодства за встановленою формою (див. додаток 62) на підставі номенклатур справ структурних підрозділів. Зведена номенклатура справ установи оформляється на загальному бланку установи. Кожен розділ номенклатури справ має бути надрукований починаючи з нового аркуша.

Зведена номенклатура справ складається на основі вивчення складу і змісту документів, утворюваних у процесі діяльності установи. При цьому використовуються положення (статути) про установу та її структурні підрозділи, штатні розписи, типові та примірні номенклатури справ, індивідуальні номенклатури справ та описи справ за попередні роки, класифікатори документів, типові та відомчі (галузеві) переліки документів зі строками зберігання, а також беруться до уваги завдання установи на наступний рік.

До зведеної номенклатури справ включаються також не завершені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження.

При складанні номенклатури справ застосовуються структурний або функціональний принципи її побудови.

Структурний принцип є доцільним в разі чітко встановленої структури установи. Розділами і підрозділами в такій номенклатурі є назви структурних підрозділів (канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів тощо).

Першим розділом зведеної номенклатури справ зазначається служба діловодства, наступними розділами - структурні підрозділи у послідовності згідно зі штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів, а наприкінці зазначаються справи постійно і тимчасово діючих комісій, рад, творчих груп тощо. До номенклатури обов’язково включають справи громадських організацій (наприклад, профспілкової), якщо вони є.

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто побудови за напрямами діяльності, використовується в разі розподі­лу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками установи. Його застосовують в установах, що не мають структури, у т. ч. суб’єктах господарської діяльності недержавної форми власності. У даному разі розділи й підрозділи зведеної номенклатури справ відбивають функції установи (напрями діяльності), що розміщуються за ступенем їх важливості. Наприклад:

Організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо.

У зведеній номенклатурі справ рекомендується застосовувати однакові індекси для однорідних справ різних структурних підрозділів (наприклад, 02-03, 03-03, 04-03); для перехідних справ індекс зберігається.

Зведена номенклатура справ, підписана керівником служби діловодства, подається на розгляд ЕК установи.

Відповідно до нормативно-правових актів [6. ст. 32; 24, п. 3.1.24] новостворені установи всіх форм власності через рік від початку своєї діяльності повинні подати на розгляд ЕПК державного архіву, у зоні комплектування якого вони перебувають, зведену номенклатуру справ, з метою проведення експертизи цінності документів. На підставі експертизи цінності ЕПК державного архіву приймає рішення про віднесення або не віднесення установи до джерел формування НАФ.

Установи - джерела формування НАФ подають у подальшому зведені номенклатури справ на погодження ЕПК державного архіву, а установи, в діяльності яких документи НАФ не створюються, погоджують зведену номенклатуру з ЕК органу вищого рівня, якщо він існує.

Після погодження ЕК та ЕПК номенклатуру справ затверджує керівник установи.

Після затвердження зведеної номенклатури справ структурні підроз­діли установи отримують витяги чи ксерокопії її відповідних розділів для використання в роботі.

Зведена номенклатура справ установ - джерел формування НАФ складається у необхідній кількості примірників, як правило - в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом.

Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства установи. Другий використовується службою діловодства як робочий. Третій примірник передається до архі­ву установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозді­лах, четвертий - надсилається до державної архівної установи, архівного відділу міської ради, в зоні комплектування яких перебуває установа, або органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Установи, в діяльності яких документи НАФ не створюються, можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох, а за відсутності структур­ного поділу - у двох примірниках. Для установ, які подають зведену но­менклатуру справ на погодження ЕК органу вищого рівня, номенклатура справ, як правило, складається в чотирьох або трьох примірниках. Один примірник може залишатися для контролю в органі вищого рівня.

Зведена номенклатура справ установи на наступний календарний рік переглядається й уточнюється. Після внесення змін вона передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом (органом вищого рівня) один раз на п’ять років або невідкладно в разі суттєвих змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.

Наприкінці року на підставі даних структурних підрозділів зведену номенклатуру справ установи обов’язково закривають підсумковим за­писом, який засвідчує керівник служби діловодства установи. Відомості про фактичну наявність заведених за рік справ направляються керівнико­ві архіву установи (особі, відповідальній за архів).

Поиск по сайту: