Вимоги щодо формування справ

При формуванні справ необхідно дотримуватися таких вимог:

• документи постійного та тимчасового, у т. ч. тривалого (понад 10 років), зберігання необхідно групувати у різні справи (як ви­няток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, докумен­ти постійного та тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватись упродовж року в одну справу, після закінчення року або вирішення питання згадані документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номен­клатурою справ за таким принципом: до однієї справи вмішують документи лише постійного, а до іншої - тимчасового зберіган­ня);

• до справ вміщують лише оригінали документів або у разі їх відсут­ності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформ­лені відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів;

• не допускається включення до справ постійного зберігання черне­ток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом органу вищого рівня);

• документи групують до справ за один рік, за винятком: перехідних справ та особових справ, які формуються протягом усього періоду роботи працівника в установі; документів виборчих органів і їх постійних комісій, депутатських груп, які формуються за період їх скликання; документів навчальних закладів, які формуються за навчальний рік; документів театрів, що характеризують сценічну діяльність за театральний сезон; справ фільмів, рукописів, історій хвороб тощо;

• до справи можна включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

• у справі не може налічуватися більш як 250 аркушів (30—40 мм завтовшки);

• за наявності у справі кількох томів (частин) індекс і заголовок спра­ви зазначають на кожному томі з додаванням: «т. 1», «т. 2» тощо.

Усередині справи документи мають бути розміщені так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання. При цьому документи розташовують у хронологічному порядку або за алфавітом авторів чи кореспондентів, спочатку - ініціативний документ, а потім - усі інші в логічній послідовності.

Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови, рішення) групують у справи за їх видами та в хронологічному порядку.

В окремі справи в хронологічному порядку, залежно від виду доку­ментів, формують копії законів України, актів Президента України, актів Кабінету Міністрів України, витяги з відповідних протоколів засідань Кабінету Міністрів України.

Статути, положення, правила, інструкції, методичні рекомендації тощо, затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), є додатками до них і вміщуються до справ разом із цими до­кументами. Якщо згадані документи затверджено керівником установи як самостійні документи (наприклад, положення про структурні підроз­діли, посадові інструкції), їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів з адміністративно-господарських питань та з особового складу.

Накази з особового складу згідно з чинними нормативно-правовими актами [13, 23, 24] групують окремо відповідно до видів наказів та визна­чених строків їх зберігання.

Отже, не дозволяється формувати в одну справу накази тривалого і тимчасового строків зберігання.

Окрім того, при значній кількості наказів з особового складу, що сто­суються різних кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, переміщення, заохочення), доцільно також формувати їх в окремі справи.

В окрему справу формують документи до наказів з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не увійшли до складу особових справ.

Документи засідань колегіальних органів (комісій, рад, колегій тощо) установи групують у дві справи:

• протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

• документи з організації та проведення засідань колегіальних ор­ганів (порядок денний, список запрошених, макет розсаджування, перелік осіб, що виступають, тощо).

Протоколи засідань групують у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та но­мерами протоколів, а всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

Доручення органів вищого рівня та документи, пов’язані з їх вико­нанням, групують у справи або за напрямами діяльності установи (на­приклад, з фінансових питань), або за авторами ініціативних документів (наприклад, доручення Кабінету Міністрів України). Незначну кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. Усередині кож­ної справи згадані документи систематизують за датами доручень.

Затверджені плани, звіти групують у справи окремо від проектів цих документів.

Листування групують за змістом і кореспондентською ознакою і сис­тематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь іде за документом-запитом. Листування з органами вищого рівня рекоменду­ється групувати за конкретними питаннями. У разі поновлення листуван­ня з певного питання документи включають до справи поточного року із зазначенням індексу справи за минулий рік, в якій зберігаються поперед­ні документи з даного питання.

Особові рахунки працівників, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизують у межах року за ал­фавітом прізвищ або щомісячно.

Особові справи формують упродовж усього часу роботи певної особи в установі. Документи в особових справах розмішують у хронологічній послідовності в міру їх поповнення. Особова справа містить такі види документів: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів (анкета); автобіографія; документи про освіту (копії); характерис­тики або рекомендаційні листи; витяги з розпорядчих документів або копії (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; документи про атестацію; доповнення до особо­вого листка з обліку кадрів та інші документи.

Особові справи державних службовців ведуться відповідно до По­рядку ведення особових справ державних службовців в органах виконав­чої влади [15].

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та інші подібні документи групують в окремі справи тимчасового зберіган­ня і до особових справ не включають.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до осо­бової справи не включають у зв’язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Організація тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах

Документи з часу створення (надходження) і до їх передавання до архіву установи зберігаються за місцем формування справ, тобто в структурних підрозділах. У невеликих установах справи зберігаються централізовано у секретаря. Не рекомендується здійснювати формування і зберігання справ у виконавців, оскільки необізнаність багатьох з них з правилами формування справ нерідко спричинює порушення складу й обсягу документів справи, утруднює контроль за виконанням документів, довідково-інформаційну роботу по них.

Збереженість документів у структурних підрозділах забезпечують їх керівники та посадові особи, відповідальні за діловодство. Працівники архіву установи або особа, відповідальна за архів, не рідше одного разу на рік, як правило, - перед передаванням справ до архіву, здійснюють перевірки стану зберігання документів та організації діловодства у структурних підрозділах.

Справи в робочих кімнатах повинні зберігатись у шафах, що забез­печує їх збереженість та захист від пилу й світла, а документи, що по­требують особливих умов зберігання (особові справи, трудові книжки, з грифом обмеженого доступу тощо), - в сейфах або шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

У шафах справи мають бути розміщені вертикально, на корінці кож­ної з них зазначається її індекс за номенклатурою. Задля оперативного пошуку необхідних документів справи розміщують відповідно до номенклатури, копію якої прикріплюють з внутрішнього боку дверцят шафи, що дозволяє легко (за індексом) знайти необхідну справу.

Особові справи зберігаються у кадровій службі окремо від інших справ, відповідальність за їх збереженість несе керівник цієї служби.

Документи особових справ бажано вміщувати до папок-реєстраторів, які значно полегшують роботу з розміщення нових або тимчасово вилу­чених документів. Особові справи систематизують і зберігають за їх но­мерами або за алфавітом осіб чи назвами структурних підрозділів відпо­відно до штатного розпису. За наявності в установі значної кількості осо­бових справ їх реєструють відповідно до порядкових номерів і відміток на обкладинках справ у спеціальному журналі обліку особових справ. Завершені справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання знаходяться за місцем їх формування протягом двох років, потім їх пере­дають до архіву установи.

Видавання справу тимчасове користування

Видавання справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам установи або іншим установам здійснюється з дозволу керівни­ка установи. Видавання справ до інших установ здійснюється на підставі їх письмових запитів.

На видану справу заводиться картка-замінник справи (див. додаток 63), у якій зазначаються її назва, індекс за номенклатурою, дата видаван­ня, кому видано справу, дата її повернення, підписи осіб, що видали та прийняли справу. Карту-замінник вміщують на місце виданої справи.

При виникненні у працівників установи протягом діловодного року потреби в окремих документах, включених до справи, їх вилучення з неї здійснює особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі, а на їх місце вміщується аркуш-замінник, в якому зазначають: коли, кому і на який термін видано документ, підписи осіб, що видали та прийняли документ. Після завершення діловодного року видавання співробітникам окремих документів зі справ не дозволяється. За необхідності у тимчасо­ве користування може бути видано всю справу.

Видавання в тимчасове користування іншим установам справ поточ­ного діловодства оформляють актами (див. додаток 34). що складають­ся у двох примірниках, перший з яких залишається в установі, а другий видається замовнику. Акт підписують керівники установ, які передають та одержують документи, його скріплюють гербовими (основними) пе­чатками. Після повернення справ у кожному примірник) акта робиться відповідний запис.

Перед видаванням справ з поточного діловодства та після їх повер­нення обов’язково проводиться поаркушна перевірка кожної справи в присутності представників установ, які передають та одержують справи.

Справи видаються в тимчасове користування на строк, що не переви­щує, як правило, один місяць.

Вилучення справ або окремих документів зі справ і передавання їх у постійне користування іншим установам, як правило, забороняється.

В окремих випадках згідно з письмовою постановою судово-слідчих органів у зв’язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, за пись­мовою вказівкою керівника установи здійснюється вилучення оригіна­лів необхідних справ або окремих документів. При вилученні оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається в установі, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, обов’язково знімають копії, які мають бути засвідчені в установленому порядку.

Особові справи видаються в тимчасове користування лише певним посадовим особам за рішенням керівника установи. Список таких осіб готує і подає на затвердження керівнику установи керівник кадрової служби.

У разі вилучення з особової справи за вказівкою керівника установи будь-яких документів працівник кадрової служби зобов’язаний зробити в її внутрішньому опису відповідний запис. Особові справи не видаються на руки працівникам, на яких вони заведені.

Під час роботи зі справами, виданими в тимчасове користування, за­бороняється вносити будь-які виправлення у раніше зроблені записи, ро­бити нові записи, вилучати зі справи або вміщувати до неї документи, розголошувати відомості, що в них містяться.

Поиск по сайту: