Акты, протоколы. Состав реквизитов акта и протокола. Расположение реквизитов на бланке А4. Требования к оформлению акта и протокола. Придание документу юридической силы

Акт ( от лат. actus — действие) — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами. Подтверждает установленные факты, события, действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи и списывания ТМЦ, прием работ и т.п. Акт оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов. Название документа (вид) печатается с начала строки с двойной разрядкой: АКТ. Состав реквизитов аналогичен письму.

Значения:

1. Официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты;

2. Протокол, фиксирующий определенный факт. Например, акт ревизии, акт о недостаче товара, акт о передаче материальных ценностей;

3. Действия учреждений, организаций, должностных лиц, граждан, на основании которых обычно судят о соблюдении и нарушении правовых норм.

Виды актов:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии;
• инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации;
• конкретизирующие (регла­ментирующие);
• разрешающие (разрешительные);
• акты о призна­нии;
• регистрационные;
• учреждающие (учредительные);
• запре­щающие (запретительные).
• технические (выполненных работ, отказа, осмотра, устранения отказа и т. д.).
• акты прокурорского реагирования
• сверки

Объязательные реквизиты акта:

• наименование организации
• наименование вида документа
• дата и регистрационный номер
• место составления или издания
• заголовок к тексту
• подписи
• гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.)

Текст акта состоит из двух частей: вводной части и констатирующей.

В вводной части акта указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части акта излагают установленные факты, выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – отдел М и ПД,

3-й экземпляр – факультет.

Некоторые акты подлежат утверждению: изданием распорядительного документа или руководителем, к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении.

Акты оформляются на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной части и основной.

В вводной части заполняются следующие реквизиты: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня»

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему.

Постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарём.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в работе совещания.

Протоколы бывают:

1) развернутыми (полными), которые содержат не только суть, но и характер обсуждения;

2) краткими – без приведения обсуждения.

В состав реквизитов протокола входят:

1. Наименование документа (ПРОТОКОЛ).

2. Дата заседания.

3. Коллективный орган.

4. Номер протокола.

5. Место заседания.

6. Гриф утверждения (если он утверждается).

7. Заголовок.

8. Текст.

9. Подписи: председатель и секретарь.

Основная часть строится в такой последовательности: Слушали – Выступили – Постановили (Решили). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов слушали- выступили- постановили, печатают от начала строки.

Ратификация (лат. ratificatio от ratus — решённый, утверждённый + facere — делать) — процесс придания юридической силы документу (например, договору) путём утверждения его соответствующим органом каждой из сторон. До ратификации такой документ, как правило, не имеет юридической силы и не обязателен для нератифицировавшей стороны. Однако, Венская конвенция о праве международных договоров велит государству, подписавшему международный договор, впредь до ратификации или отказа от нее воздерживаться от действий, лишающих документ «объекта и цели», то есть явно идущих вразрез с теми задачами, которые он призван решить.

Факт ратификации оформляется специальным документом, называемым ратификационной грамотой. Стороны либо обмениваются ратификационными грамотами, либо, при большом количестве сторон, передают ратификационные грамоты депозитарию. Депозитарий может быть одним из подписавших или третьим лицом.

Чаще всего ратификация используется для придания юридической силы международным договорам, а также конституциям федераций и конфедераций или поправкам к ним. В последнем случае ратификация производится субъектами федерации или членами конфедерации.

Применительно к международным договорам ратификация выступает, таким образом, одним из способов выражения согласия государства на обязательность договора, наряду с подписанием, утверждением, принятием.

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Поиск по сайту: