Создание сводной таблицы

Сводная таблица – это таблица рабочего листа, позволяющая быстро суммировать большие объемы данных с применением выбранного формата и методов вычисления.

Пусть имеется некоторая база данных в Excel (база “Сбыт продукции”).

Задание: Построить сводную таблицу, отражающую суммарную стоимость продукции по отделам с указанием даты.

Решение: Необходимо выделить всю базу, а затем в меню Данные выбрать команду Сводная таблица. В ходе построения таблицы надо выполнить следующие действия:

Определить тип данных, которые вы собираетесь суммировать в таблице, выбирая один из следующих параметров:

О в списке или базе данных Microsoft Excel;

О во внешнем источнике данных;

О в нескольких интервалах консолидации;

О в другой сводной таблице.

(Выбрать пункт: в списке или базе данных Microsoft Excel)

2. Определить место нахождения исходных данных, которые собираетесь обрабатывать. Если исходная база данных была выделена заранее, то интервал будет записан автоматически ($B$1:$G$7).

Определить внешний вид таблицы. Для этого перетащить кнопку поля Наименование товара в область строки, кнопку поля Дата поступления - в область столбец, кнопку поля Стоимость -в область данные. На этом шаге можно использовать различные опции постройки в диалоговом окне «Вычисление поля сводной таблицы», которое откроется, если дважды щелкнуть на заголовке поля.

Определить место, где должна появиться сводная таблица в рабочей книге.

Подбор параметра" для получения требуемого результата.

Если результат, который необходимо получить при вычислении формулы, известен, но неясно, какое входное значение формулы требуется для получения этого результата, можно использовать средство подбора параметров. Предположим, например, что необходимо занять некоторую сумму денег. Известно, сколько денег требуется, на какой срок необходимо их занять и сколько можно платить каждый месяц. В этом случае для определения приемлемой процентной ставки можно воспользоваться средством подбора параметров.

Примечание. Средство подбора параметров поддерживает только одно входное значение переменной. Если необходимо определить несколько входных значений, например размер кредита и сумму ежемесячного платежа, следует использовать вместо этого надстройку "Поиск решения". Дополнительные сведения о надстройке "Поиск решения"

Рассмотрим общий смысл понятий базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

С самого начала развития вычислительной техники образовались два основных направления использования ее.

Первое направление - применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов, которые слишком долго или вообще невозможно производить вручную. Становление этого направления способствовало интенсификации методов численного решения сложных математических задач, развитию класса языков программирования, ориентированных на удобную запись численных алгоритмов, становлению обратной связи с разработчиками новых архитектур ЭВМ.

Второе направление, это использование средств вычислительной техники в автоматических или автоматизированных информационных системах. В самом широком смысле информационная система представляет собой программный комплекс, функции которого состоят в поддержке надежного хранения информации в памяти компьютера, выполнении специфических для данного приложения преобразований информации и/или вычислений, предоставлении пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса. Обычно объемы информации, с которыми приходится иметь дело таким системам, достаточно велики, а сама информация имеет достаточно сложную структуру. Классическими примерами информационных систем являются банковские системы, системы резервирования авиационных или железнодорожных билетов, мест в гостиницах и т.д.

На самом деле, второе направление возникло несколько позже первого. Это связано с тем, что на заре вычислительной техники компьютеры обладали ограниченными возможностями в части памяти. Понятно, что можно говорить о надежном и долговременном хранении информации только при наличии запоминающих устройств, сохраняющих информацию после выключения электрического питания. Оперативная память этим свойством обычно не обладает. В начале использовались два вида устройств внешней памяти: магнитные ленты и барабаны. При этом емкость магнитных лент была достаточно велика, но по своей физической природе они обеспечивали последовательный доступ к данным. Магнитные же барабаны (они больше всего похожи на современные магнитные диски с фиксированными головками) давали возможность произвольного доступа к данным, но были ограниченного размера.

Легко видеть, что указанные ограничения не очень существенны для чисто численных расчетов. Даже если программа должна обработать (или произвести) большой объем информации, при программировании можно продумать расположение этой информации во внешней памяти, чтобы программа работала как можно быстрее.

С другой стороны, для информационных систем, в которых потребность в текущих данных определяется пользователем, наличие только магнитных лент и барабанов неудовлетворительно. Представьте себе покупателя билета, который стоя у кассы должен дождаться полной перемотки магнитной ленты. Одним из естественных требований к таким системам является средняя быстрота выполнения операций.

Именно требования к вычислительной технике со стороны не численных приложений вызвали появление съемных магнитных дисков с подвижными головками, что явилось революцией в истории вычислительной техники. Эти устройства внешней памяти обладали существенно большей емкостью, чем магнитные барабаны, обеспечивали удовлетворительную скорость доступа к данным в режиме произвольной выборки, а возможность смены дискового пакета на устройстве позволяла иметь практически неограниченный архив данных.

С появлением магнитных дисков началась история систем управления данными во внешней памяти. До этого каждая прикладная программа, которой требовалось хранить данные во внешней памяти, сама определяла расположение каждой порции данных на магнитной ленте или барабане и выполняла обмены между оперативной и внешней памятью с помощью программно-аппаратных средств низкого уровня (машинных команд или вызовов соответствующих программ операционной системы). Такой режим работы не позволяет или очень затрудняет поддержание на одном внешнем носителе нескольких архивов долговременно хранимой информации. Кроме того, каждой прикладной программе приходилось решать проблемы именования частей данных и структуризации данных во внешней памяти.

Историческим шагом стал переход к использованию систем управления файлами. С точки зрения прикладной программы файл – это именованная область внешней памяти, в которую можно записывать и из которой можно считывать данные. Правила именования файлов, способ доступа к данным, хранящимся в файле, и структура этих данных зависят от конкретной системы управления файлами и, возможно, от типа файла. Система управления файлами берет на себя распределение внешней памяти, отображение имен файлов в соответствующие адреса внешней памяти и обеспечение доступа к данным.

Любая задача обработки информации и принятия решений может быть представлена в виде схемы, показанной на рис. 1.1.

Рисунок 1.1. Схема решения задач обработки информации и принятия решений: x-штрих, y-штрих - входная и выходная информация; f - внутреннее операторное описание

Поиск по сайту: