Документы по учету труда и его оплаты

Для правильного оформления операций по начислению работникам заработной платы необходимо иметь следующие документы:

- трудовой договор или договор гражданско-правового характера с работником;

- приказ о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, командировке;

- положение об оплате труда и о премировании работников банка;

- штатное расписание банка;

- табель учета рабочего времени;

- приказ о начислении премии;

- приказ об установлении компенсационных выплат, о предоставлении материальной помощи;

- заявления работников на выплату материальной помощи и компенсационных выплат;

- документы, подтверждающие компенсационные выплаты;

- листки нетрудоспособности, справки медучреждений;

- командировочные удостоверения, авансовые отчеты с проездными и другими подтверждающими расходы документами, отчеты о командировке.

В зависимости от размеров предприятия учет личного состава работников может осуществлять специальная служба – отдел кадров или осуществляться бухгалтерией. На основании личного заявления работника в обязательном порядке с ним составляется трудовой контракт и издается приказ о приеме, с которым знакомят работника под личную роспись.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1) или приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу сотрудников по трудовому договору (контракту), составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Личные карточки работников (форма N Т-2) заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Штатное расписание (форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) и Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации, заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку. На основании Приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (формы N Т-2), лицевом счете (формы N Т-54 или N Т-54а), вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Эти документы составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

График отпусков (форма N Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма N Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работников; заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора, с работником (увольнении)".

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работников в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемых, а также цель, время и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9). После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) применяются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а). Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11), приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Они составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник (работники) и подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника. При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита - "в сумме ___ руб. ____ коп.".

Поиск по сайту: