Контроль. Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае - оптимизации трудового процесса

Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае - оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

осмысление физического состояния

сравнение запланированного с достигнутым

корректировка по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

“Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.

Информация и коммуникации

Это самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней. Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладанию информацией.

Рациональное чтение

Это важно для руководителя, поскольку рационализация чтения помогает ликвидировать потери времени на бессистемное чтение.

Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени. Рациональное чтение предполагает, прежде всего, определение того, надо ли этот материал читать вообще, и если надо, то в каком объёме. Чтобы чтение было результативным, при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию из него нужно получить; перед тем, как начать читать, надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение и выяснить, что необходимо прочитать более интенсивно.

Читать можно быстрее, если избавиться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения. Важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения. Желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца. Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.

Рациональное проведение совещаний

Совещания отбирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат совещания с учётом издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени.

Повестку дня рационально составлять с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечать время в соответствии с его значимостью.

После совещания необходимо контролировать, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Переговоры по телефону

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Чтобы не тратить слишком много времени на телефонные переговоры, перед тем, как звонить, нужно наметить ход беседы. Если же звонят не по делу, нужно как можно скорее окончить разговор. Телефон также можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

С помощью телефонной линии менеджер имеет возможность соединиться с глобальной информационной сетью, которая даёт возможность отличного обмена информацией.

Рациональное ведение корреспонденции.

Для этого нужно:

Подготовить стандартные ответы;

Стараться писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;

Своевременно уничтожать архивы;

Доверять секретарю разбор почты.

Заключение

Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

Умение ладить с людьми - это менеджмент, умение ладить со временем - самоменеджмент. Причем качество последнего определяет эффективность первого. Самоменеджментом называют последовательное и целесообразное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Управление временем - вещь очень личная. Из десятков предложенных советов мы должны подобрать только те, что походят именно вам, и заставить их работать на себя. Научиться управлять временем - задача не для слабого человека. Власть над временем дается только в непрерывной борьбе с «расточителями времени» Хроленко А.Т. Самоменеджмент. М.: Экономика, 1996. С. 13..

Поиск по сайту: