Оформлювання листа

Службові листи та їх класифікація. Основні вимоги до оформлення службових листів

Слід відмітити, що до довідково-інформаційних документів належать відгуки, довідки, доповіді, доповідні записки, звіти, огляди, оголошення, плани робіт, подання та клопотання, протоколи (витяги з протоколу), службові листи (супровідні, інформаційні, рекламні, листи-повідомлення, листи-підтвердження, листи-нагадування, гарантійні та ініціативні листи), службові телеграми, факси і телефонограми.

Ділове листування – важлива частина ділового спілкування. Іноді від якості ділового листування залежить успіх тієї чи іншої справи. Листування у діловому спілкуванні здійснюється за допомогою службових листів. Службові листи – загальна назва великої групи управлінської документації, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовують для розв’язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з’ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги та ін.

Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо можливо. Тон листа має бути нейтральним.

Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні і поділяються на 2 групи:

1) листи, що вимагають відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист- пропозиція, лист-вимога, супровідний лист тощо;

2) листи, що не вимагають відповіді: інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-підтвердження тощо.

Щоб не характеризувати всі види службових листів більш детально, слід зазначити лише, що складовими службового листа є заголовок, місце і дата ділового листа, зовнішня адреса, помітки, внутрішня адреса, вказівка на зміст листа, звертання, текст, додатки та заключна фраза – формула ввічливості. Часто діловий лист закінчується також підписами осіб, які відповідають за його зміст.

Отже, підсумовуючи все вище зазначене, слід наголосити, що ділове листування, правильне оформлення листів деяким чином створюють імідж тієї організації, що є учасником листування.

Оформлювання листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на спеціальному бланку листа лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають береги: лівий - не менш як ЗО мм; правий - 10 мм; верхній і нижній - 20 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох та більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають із другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа⁶⁴.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

Поиск по сайту: