Классификация средств оргтехники

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, назвают оргтехникой.

В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В сообтветствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

· Средства для составления документов;

· Копировальная и множительная техника;

· Средства хранения, поиска и транспортирования документов;

· Техника управленческой связи.

Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях.

Средства составления документов – технические средства, используемые для составления документов. Данные средства классифицируются по способу создания документов:

Рукописный способ. Именно этим способом зачастую составляются черновые варианты документов. Существует ряд документов, состаляемы только рукописным способом: автобиография, заявления, внутренние докладные записки. Этим же способом заполняются трафаретные части документов: анкеты, личного листка по учету кадров, табели учета рабочего времени.

Машинописный способ. Достаточно распространенный на сегодня способ составления документов. При этом используются следующие виды пишущих машин: стандартные механические и элестромеханические; страндартные электронные со строковым дисплеем и без него. Канцеляские механические пишущие машины предназначены для печатания различных текстовых, цифровых, табличных материалов. Среди таких машин мозно выделить машину «УФА-М» (ПК-410-01), которая можкт работать с одноцветной и двухцветной лентой: обеспечивает автоматической переключение и передвижение красящей ленты.

Канцелярские электромеханические пишущие машины являются более совершенными по сравнению с механическими. Среди них ожно выделить пишущую электромеханическую машину «Ятрань» (ПЭК-305-05, ПЭК-433-06) и более совершенную «Ятрань-С».

Электронные пишущие машины представляют собой новое поколение пишущей техники и, кроме печати, осуществляютразличные функции редакттирования текстов; автоматическое исправление ошибочно набранного текста; автоматическое написание чисел в соответствии с десятичной разрядностью; печать текста с одновременным запоминанием его; печать текста с различными способами выделения его частей (жирный текст, курсив, печать в разрядку). В практике используются следующие электронные машины «Ромашка», «Оливетти», «Оптима», Роботрон S6001 и Роботрон СМ 6908.04.

Пишущие ватоматы (организационные автоматы) – это агрегатированный комплекс электромеханицеских и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составление, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов.

Широко известны такие оргавтоматы, как Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флекорайтер 2201 и Флекорайтер 2301.

К средставм составления и оформления документов относится и диктофонная техника – от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (напрмер, система «»Аллегро STC-L132), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.

Однако традициооная техника составелния и оформления документов в настоящее время уходит в прошлое. Основным средством составления, редактирования и печати документов на сегодняшний деньстановится персональный компьютер. Он используется так же для рацональной работы с документами.

Возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

· Помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

· Передача документа на расстояние любому адресату, имеющему факсимильную связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет).

· Регистрация документа (заполняется электронный вариант регистрационно-контрольной карточки на дисплее ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

· Контроль за исполнением документов (в электронной РКК делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дициплины сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

· Перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в атоматическом режиме при наличии соответсвующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

· Защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это таки программы как Word 7.0, Word 97.

При использовании текстового редактора Word текст редактируемого документа ввыводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания различных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с несколькими документами – переносить части текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т.п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом его повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его изтрадиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т.д. и.п.

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства.

Копировальная и множительная техника. Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деятельности любой организации. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Для получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии).

Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.

Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.

Основные достоинства электрографического копирования:

· высокие оперативность, производительность и качество копирования;

· возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;

· получение копий с листовых и сброшюрованных документов;

· получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов;

· получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;

· сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.

Существуют следующие аппараты электрографического копирования: российские: ЭГКА: ЭРА. РЭМ, ЭФКА, ЭР-11, ЭР-12. зарубежные образцы: Xerox 5380, Ricon FT-4220, MiB DC-1755, Konica 112, Sharp SF-7800, Canon NP-6020 и др.

Термографическое копирование. Это самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу. Недостатки термокопирования: невысокое качество, небольшой срок хранения копий (темнеют), дорогая бумага. Используются аппараты: Молния, ТЭКА-1, ТЭКА-2, ТР-4, ТЭКА-13 и др.

Фотографическое копирование. Этот способ копирования - самый давний. Он обеспечивает самое высокое качество, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. Важная, весьма распространенная разновидность фотографического копирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов. Используются особо контрастные фотобумага и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Модели: комплект ОРК, аппараты КП-10, КРН, ДокуфоБФ-101 и др.

Электронно-графическое копирование. Оно основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии. Копии чаще всего получают на электрофотопленке и на термореактивной бумаге, Копии на электрофотопленке служат основой для последующего тиражирования документов средствами трафаретной печати, и в аспекте подготовки высококачественных трафаретных печатных форм электронно-графическое копирование весьма эффективно и широко используется. Распространенные аппараты: Искра, Элика С-11, Rex-Rotary, BE-I02, Electrocop-18, Gestetner.

Диазографическое копирование. Диазографическое светокопирование - диазография, синькография. Применяется преимущественно для копирования большеформатной чертежно-технической документации. Оригинал должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге, кальке. Процесс заключается в экспонировании оригинала контактным способом на светочувствительную диазобумагу и отбеливании бумаги ярким светом в местах, где нет изображения. Изображение проявляется в парах растворителя (аммиака) в вытяжных шкафах, Качество диазотипного светокопирования среднее. Используются аппараты:СКА-1. СКА-2, СКН-2, ВА-140, ВА-102, КВС-100 и др.

Оперативная полигафия. Оперативная полиграфия обеспечивает быстрое получение качественной полиграфической продукции в значительных тиражах в условиях обычного учреждения, офиса. Существует много различных способов печати в полиграфии: высокая, глубокая, трафаретная, гектографическая, офсетная и др. Высокая и глубокая печать самые совершенные способы печати для массового тиражирования книг, брошюр; в них используются объемные печатные формы, выпуклые при высокой печати и углубленные при глубокой. В оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы.

Гектографическая печать. Принцип ее основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом (отсюда распространенное ее название - спиртовая печать) и расходуется, переносясь на копии.

Достоинства этой печати: возможность многоцветной печати, низкая стоимость расходных материалов, недостатки: низкое качество копий и их выцветание со временем.

Гектографическая печать применяется для дешевого быстрого тиражирования материалов невысокого качества.

Примеры гектографов: Янтарь, ГС-А4, Grammaprint, Drester и др.

Офсетная печать. В основе офсетной печати лежит принцип несмешиваемости масла и воды. Печать выполняется с плоской поверхности (формы), обработанной таким образом, чтобы участки, соответствующие наносимому изображению, удерживали краску на масляной основе и отталкивали воду, а остальная поверхность удерживала воду и отталкивала краску.

Достоинства:

· высокое качество печати;

· возможность большого тиражирования - 5 тыс, оттисков с металлической формы н 400 - 1500 с бумажной;

· простота редактирования печатной формы (специальной офсетной резинкой или обезжиривающим средством);

· возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги;

· возможность многоцветной печати. Недостатки:

· сложность изготовления печатной формы и процесса копирования;

· высокая стоимость оборудования.

Ротапринты: ПОЛ-35, КРЦ-3, РЦ-2-А4, Офсета 11, ГЕКА, ftominor, Gestetner. Plate-master и др.

Трафаретная печать. Печатная форма - трафарет, изготавливается на листе восковой, желатиновой или коллоидной бумаги либо на пленке путем пробивания в ней микроотверстий на специальных пишущих машинках или методом электронно-графического копирования. Процесс печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах, называемых ротаторами

Достоинства:

· хорошее качество печати;

· тиражирование - 400 - 1500 оттисков с одной формы;

· простота изготовления печатных форм.

Недостатки:

· невозможность редактирования печатных форм;

· необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати,

Примеры ротаторов: РС-А4 (ДАР-50), Циклос МХП, Прогресс 1011, Gestetner 480, Rex Rotary 4500.

Электронно-трафаретная печать. Особого внимания заслуживает, безусловно, самый эффективный и перспективный вариант оперативной полиграфии на ризографах, использующий последние достижения цифровой электроники и существенно улучшающий все характерно гики трафаретной печати. Ризографы - сравнительно новый тип копировально-множительной техники; они совмещают традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Подключив ризограф к компьютеру через параллельный порт, его можно использовать для оперативного создания, редактирования и размножения любых полиграфических изданий.

Достоинства ризографа;

· использование для копирования бумаги любого типа и качества;

· высокая производительность: первая копия получается через 20 - 30 с, последующий процесс копирования идет со скоростью 60 - 130 оттисков в минуту;

· высокое качество копирования: в текстовом режиме разрешение до 16 точек/мм, в фоторежиме отображение 256 оттенков и градаций яркости;

· возможность копирования цветных документов за несколько прогонов;

· возможность увеличения или уменьшения копий в 2 раза;

· высокая экономичность при большом тиражировании: если стоимость получения 10 копий, например, на ризографе и ксероксе примерно одинакова, то изготовление 500 оттисков на ризографе обходится в 6 - 8 раз дешевле;

· возможность совместной работы с ПК и, в частности, использования ПК для создания и редактирования документов;

· автоматизация всех процессов, удобство управления, наличие дисплея.

Ризографы выпускаются в двух конфигурациях:

1) роликовой (ризографы RA 4050, 4200, 4300, 4900, OR 1700, 1750);

2) планшетной (ризографы RA 5900, 6300, GR 2710. 2750, 3750, SR 7200).

Планшетные ризографы позволяют копировать как листовые, так и сброшюрованные материалы. Но они обычно без автоматической подачи оригинала. Ризографы снабжаются дизайнерским планшетом для оформительских работ. С помощью этого планшета who без ножниц и клея макетировать оригинал и оформить копии лучше, чем оригинал. В оригинале, помещенном на планшет, можно специальным карандашом отметить поля, подлежащие изменению, и для каждого поля указать вид обработки. Разметка оригинала везется в диалоговом режиме, при этом асе поля отображаются на дисплее планшета.

Виды обработки полей:

· цветное выделение;

· фоновая закраска;

· инверсное изображение;

· контурный шрифт,

· удаление поля;

· текстовый или фоторежим отображения поля.

Средства хранения, поиска и транспортирования документов;

Транспортирование документов между служебными помещениями организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.

Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры.

Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.

Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т. д. Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.

Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные и непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза.

Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе; пневмопочта "Аэропост", например, имеет 18 модификаций.

Пример. Пневмопочта "Дуплекс" передает по пневмотрубопроводу патрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с; "Транз1П", "Магистраль" такие же патроны на расстояние 400 м. Пневмопочта "Аэротранс" пересылает грузы до 500 г.

Техника управленческой связи

В системах административного управления информация передается как путем переноски (перевозки) информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Ручная и механическая перевозка документов - весьма распространенный способ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальных капитальных затратах полностью обеспечивает достоверность передачи информации, предварительно зафиксированной на документах и проконтролированной непосредственно в пунктах ее регистрации Оперативность (скорость) передачи очень низкая и может удовлетворить лишь очень непритязательного пользователя. Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированной передачи информации - системы административно-управленческой связи.

Совокупность всех средств, служащих для передачи информации, называется системой передачи информации (СП).

Источник и потребитель информации являются абонентами системы передачи. Лицентами могут быть ЭВМ, системы хранения информации, различного рода датчики и исполнительные устройства, а также люди. В составе структуры СП можно выделить: кану передачи (канал связи), передатчик информации, приемник информации.

Передатчик служит для преобразования поступающего от абонента сообщения в сигнал, передаваемый по каналу связи; приемник - для обратного преобразования сигнала в сообщение, поступающее абоненту.

В идеальном случае при передаче должно быть однозначное соответствие между передаваемым и получаемым сообщениями. Однако под действием помех, возникающих в канале связи, в приемнике и передатчике, это соответствие может быть нарушено, и тогда говорят о недостоверной передаче информации.

Основными качественными показателями системы передачи информации являются:

· пропускная способность,

· достоверность,

· надежность работы.

Пропускная способность системы передачи информации - наибольшее теоретически достижимое количество информации, которое может быть передано по системе за единицу времени. Пропускная способность системы обусловливается скоростью преобразования информации в передатчике и приемнике и допустимой скоростью передачи информации по каналу связи, определяемой физическими свойствами канала связи и сигнала,

Достоверность передачи информации - передача информации без ее искажения.

Надежность канала связи - полное и правильное выполнение системой всех своих функций.

Скорость передачи дискретной информации по каналу связи измеряется в бодах. Один бод - это такая скорость, когда передается один бит в секунду (1 бод = 1 бит/с; 1 Кбод = 10³ бет/с; 1Мбод=10⁶ бит/с).

Каналы связи

Каналы связи (КС) являются общим звеном любой системы передачи информации. По физической природе каналы связи делятся следующим образом:

- механические - используются для передачи материальных носителей информации;

- акустические -передают звуковой сигнал;

- оптические - передают световой сигнал;

- электрические - передают электрический сигнал.

Электрические каналы связи могут быть проводные и беспроводные (или радиоканалы).

По форме представления передаваемой информации каналы связи делятся на аналоговые и дискретные. По аналоговым каналам передается информация, представленная в непрерывной форме, т.е. в виде непрерывного ряда значений какой-либо физической величины. По дискретным каналам передается информация, представленная в виде дискретных (цифровых, импульсных) сигналов той или иной физической природы.

В системах административно-управленческой связи чаще всего используются электрические проводные каналы связи. По пропускной способности их можно классифицировать на виды:

- низкоскоростные, скорость передачи информации в которых от 50 до 200 бод; это дискретные (телеграфные) каналы связи, как коммутируемые (абонентский телеграф), так и некоммутируемые;

- среднескоростные, использующие аналоговые (телефонные) линии связи; скорость передачи в них от 300 до 9600 бод, а в новых стандартах МККТТ до 33600 бод (стандарт V.34 бис);

- высокоскоростные (широкополосные), обеспечивающие скорость передачи информации выше 36000 бод; по этим каналам связи можно передавать и дискретную, и аналоговую информацию.

Физической средой передачи информации в низкоскоростных и среднескоростных. К обычно являются группы либо параллельных проводов, либо скрученных проводов, называемых витая пара (скручивание проводов уменьшает влияние внешних помех).

В широкополосных КС используются коаксиальные кабели, оптоволоконные кабели радиоволноводы. К широкополосным относятся и беспроводные радиоканалы связи. Возможности широкополосных каналов связи огромны. Например, по одному каналу-радиволноводу для миллиметровых волн можно одновременно организовать несколько тысяч телефонных каналов, несколько тысяч видеотелефонных и около тысячи телевизионных, при этом скорость передачи может составлять несколько миллионов бод. Не меньше возможности и у волоконно-оптических каналов.

Телефонные каналы связи являются наиболее разветвленными и широко используемыми. По телефонным КС осуществляется передача звуковых (тональных) и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей (в том числе таких глобальных, как Internet,FidoNet, UseNet, Relcom).

Поиск по сайту: