Реквизиты документов в справочных правовых системах: назначение и использование

поиск по реквизитам в СПС Кодекс называется «атри­бутный» Поиск по реквизитам. Применение этого вида поиска позволяет найти кон­кретный документ или группу документов, если полностью или частично известны значения реквизитов документа(ов). Карточка поиска по реквизи­там содержит кроме полей собственно реквизитов документа и другие поис­ковые поля, например для тематического или контекстного поиска, или до­полнительные поля, введенные разработчиками систем, например дата внесения в БД в СПС Кодекс. Следует иметь в виду, что состав карточки поиска может изменяться в зависимости от выбранной области поиска, на­пример вместо поля «принявший орган» может появиться поле «автор». Об­ласть поиска можно оперативно настраивать (изменять) посредством:• установки флажков у соответствующих информационных банков в нижнем окне Карточки поиска в СПС КонсультантПлюс; • выборки соответствующих ветвей поиска в карточке «Где искать» в СПС Кодекс; • выбора соответствующих информационных блоков в поле (группе по­лей) Информационный блок в СПС Гарант. При формировании условий поиска в разных полях могут использоваться следующие операции: И, ИЛИ, КРОМЕ для «символьных» полей; ИЛИ, ТОЧНО, С..ПО, РАНЬШЕ, ПОЗЖЕ, ДО и ПОСЛЕ для полей «Дата»; Соответствие реквизитов документа и поисковых полей СПС «К+» Поиск по реквизитам документов:Необходимо найти конкретный документ, о котором известны неко­торые из его реквизитов. Перечень реквизитов документа определяется спецификой самого документа и различен для различ­ных разделов информационного массива. Реквизиты документы могут быть известны не полностью, а только их фрагменты. Возможно комбинирование данного вида поиска с полнотекстовым по­иском и поиском по тематическому классификатору. Результат поиска будет за­висеть от того, какие именно реквизиты известны. Зада­ние специфических реквизи­тов (официальный номер документа, номер регистра­ции документа в Минюсте РФ, конкретная дата его принятия, слова и словосо­четания, встречающиеся в названии) дают наиболее точный результат поиска СПС «Г» Поиск по реквизитам предназначен для поиска документов по известной (или предполагаемой) информации о документе. При этом реквизиты распределены по секциям: Контекстный поиск (Слова в названии, Слова в тексте); Основные реквизиты документа (Тип, Орган/Источник, Раздел/Тема, Дата принятия, Номер); Реквизиты регистраиии в Минюсте (Дата регистрации, Регистрационный номер, Статус регистрации) и Расширенные реквизиты документа (Значимость, Статус, Искать в недействующих редакциях, Вид правовой информации, Территория регулирования, Информационный блок) реквизиты документов. СПС «К» Атрибутный поиск рекомендуется применять в случаях, когда более или менее точно известны значения атрибутов документов или достаточно определенно можно воспроизвести контекст. Главное достоинство данного вида поиска — возможность гибко комбиниро­вать условия и границы поиска. При нажатии на кнопку поиск, размещенную на странице раздела поиск будет проводиться в текущем раз­деле и по всем разделам, дополнительно подключенным к текущему разделу, например архивным. О дополнительно подключенных раз­делах можно узнать в комментарии к разделу или с помощью кнопки Дополнительные разделы. При нажатии на кнопку Искать, сразу же выводится диалоговое окно с перечнем поисковых атрибутов. При необходимости провести сквозной поиск по всем или не­скольким разделам базы данных необходимо воспользоваться коман­дой Атрибутный поиск в меню Поиск или щелкнуть пиктограмму HI на панели инструментов Появится окно задания условий атрибутного поиска «Где искать» в котором нужно указать область поиска документов (рас­ставить галочки).

34. «Контекстный» поиск документов в справочных правовых системах: назначение, возможности и использование.

Еще большая субъективность присуща процессу индексации документа при вводе его в информационный массив справочной правовой системы. В результате индексации необходимо не только определить, к каким рубрикам тематического классификатора относится вводимый в систему документ, но и выбрать все ключевые понятия, речь о которых идет в документе, и внести их в словарь или рубрикатор ключевых понятий. Указанные проблемы приводят к тому, что некоторые юристы отказыва­ются использовать данные виды поиска. В особенности это относится к по­иску по ключевым понятиям. Определенной альтернативой данному виду поиска является поиск по текстам документов заданного поискового фрагмента — слова или словосо­четания. Более того, современные справочные системы позволяют находить не только отдельные слова и словосочетания, но и сложные логические кон­струкции слов и словосочетаний. В заданной поисковой фразе отдельные фрагменты могут быть объединены различными логическими условиями — И, ИЛИ, КРОМЕ. Имеется также возможность ограничить область, где дан­ные слова или словосочетания должны встречаться одновременно — в пред­ложении, абзаце, в пределах определенного количества слов. Этот вид поиска, хотя и обладает большей объективностью, имеет свои существенные недостатки. Во-первых, некоторые из найденных в результате данного поиска документов могут иметь лишь косвенное отношение к решаемой проблеме. А во-вторых, при использовании поиска по тексту документов следует помнить о наличии у некоторых ключевых понятий синонимов. Если не за­дать их в поисковом запросе, то некоторые документы, касающиеся интере­сующего вопроса, могут быть не найдены. Этот вид поиска позволяет отбирать документы, в которых встречаются заданные слова, словосочетания или их комбинации. Для записи условий контекстного поиска используются следующие поля: • Текст документа в СПС КонсультантПлюс; • Слова в тексте в СПС Гарант; • Контекстный поиск в СПС Кодекс. При записи условий могут использоваться различные операции: И, ИЛИ, КРОМЕ, РЯДОМ (с учетом или без учета порядка слов), СЛОВОСОЧЕТАНИЕ. Отметим некоторые особенности записи условий в разных системах. Задание слот. В настоящее время во всех рассматриваемых системах при поиске по названию и тексту реализован аппарат морфологического анализа, позволяющий в запросе записывать слово в любой его форме. При поиске будет осуществлен отбор документов, в которых встречается это сло­во с любым окончанием, а также, возможно, и слова с другим суффиксом или без него. Например, при задании слова «правовая» могут быть отобраны документы, в которых встречаются слова: «правовой», «правовая», «право», «прав», «праве» и т.п. В СПС Кодекс рекомендуется использовать наиболее подходящую сло­воформу из предлагаемого системой словаря. Для задания точной формы слова в СПС КонсультантПлюс следует уста­новить переключатель «Окончание» в положение «точно как в запросе», а в СПС Гарант и Кодекс — восклицательный знак Использование словосочетания. Словосочетание в строгом смысле это­го слова можно задать только в СПС КонсультантПлюс, для чего следует заключить последовательность слов в кавычки или установить переключа­тель «Близость слов» в положение «как словосочетание». В СПС Кодекс нельзя задать словосочетание в строгом смысле этого слова. Следует запи­сать слова через пробел и заключить их в кавычки; при проверке условия оно будет считаться выполненным, если заданные слова разделены не более чем одним словом. В СПС Гарант Платформа F1 Турбо задание словосочетания принципи­ально невозможно. Запись последовательности слов в одном поле позволяет отобрать документы, в которых эти слова встречаются в пределах абзаца Использование условия «слова рядом». В СПС КонсультантПлюс и Ко­декс для записи этого условия используются специальные операции с указа­нием диапазона слов, в котором заданные слова одновременно встречаются. Диапазон слов задается как их количество, что не позволят задать логико-содержательную единицу текста. Однако в СПС КонсультантПлюс имеется возможность установить в ка­честве диапазона слов абзац, в пределах абзаца ввести ограничение по коли­честву слов. В СПС Гарант это условие можно реализовать, записав последователь­ность слов в одном поле. Однако следует иметь в виду, что по умолчанию в качестве диапазона слов используется абзац Использование общепринятых сокращений и аббревиатур Во всех рассматриваемых СПС реализована возможность записи общепринятых со­кращений или аббревиатур некоторых понятий. Использование синонимов. Аппарат синонимов освобождает пользова­теля от необходимости указывать в условии синонимичные слова, соединяя их операцией «ИЛИ». В условии можно указать лишь одно из значений, а остальные будут подставлены системой.

Поиск по сайту: