Как квалифицированно готовить корреспонденцию

Хотите ли Вы выработать такой стиль письма, чтобы люди ждали вашей корреспонденции?

Это невозможно, скажете вы. Вовсе нет. Используйте несколько простых приемов, приложите некоторые дополнительные усилия, шлифуйте ваше произведение, и тогда Вы будете посылать такие записки и письма, которые дадут преимущество в конкурентной среде. Вот несколько советов:
Вычитывайте ваши письма. Даже одно неправильно написанное слово снижает эффективность вашего письма. Единственный способ убедиться в том, что ваше письмо не содержит ошибок, это внимательно его вычитать. Если это возможно, пусть другой человек проверит ваше письмо прежде, чем Вы его отошлете. Мы часто "видим" на бумаге то, что хотели изложить. Всегда полезен свежий объективный взгляд - особенно для обнаружения ошибок. Не подвергайте себя искушению довериться компьютерной программе поиска ошибок, хотя как таковая она полезна. Если у вас есть опыт в работе с таким программным обеспечением, то Вы уже знаете, что оно обнаруживает не все ошибки и не замечает пропущенные слова. Только человеческий глаз может обнаружить эти ошибки. И наконец, исследования показывают, что легче заметить ошибку в напечатанном тексте, чем на экране компьютера. Итак, приложите дополнительные усилия для того, чтобы научиться быстро писать письма без ошибок.
Проверяйте правильность написания всех имен и фамилий. Делайте это даже тогда, когда Вы посылаете корреспонденцию человеку по имени, как вам сказали, "Джон Смит".
"М-р Смит, это значит Д-Ж-О-Н С-М-И-Т?" В девяти из десяти случаев Вы будете правы. Однако всегда остается возможность столкнуться с другим написанием. Если Вы обнаружите, что имя звучит общераспространенно, но пишется необычно, Вы будете рады тому, что приложили дополнительные усилия.
Более того, эта микродеталь показывает, что Вы обращаете внимание на все мелочи. Это такая любезность, которая всегда запоминается. Такое ваше отношение к переписке поможет создать впечатление, что с вами следует иметь дело. По возможности ограничивайте ваше письмо одной страницей. Если это сопроводительное письмо к описанию предложения или резюме либо информационное письмо о новой продукции или услуге - обязательно следуйте указанному правилу.
Один из вариантов подготовки такого письма - его построение из трех частей, В начале письма Вы устанавливаете или восстанавливаете ваше знакомство с тем человеком, которому оно адресовано ("Мне вчера было очень приятно поговорить о делах нашей компании..."). Во второй части письма должна быть раскрыта его цель ("Как я и обещал, я вложил в письмо каталог..."). В заключительной части должно содержаться предложение о последующих действиях ("После того как Вы познакомитесь с содержащимися в письме предложениями, пожалуйста, свяжитесь со мной по любому вопросу...").

Уже в действии обращения к людям в духе XXI века
С течением времени нам многое напоминает, что устоявшиеся правила меняются. И нигде это так не бросается в глаза, как в деловом общении. Если Вы не живете с искаженным представлением о времени, то знаете, что письма и записки, рожденные в современных офисах, больше не начинаются с общепризнанного в течение долгого времени обращения "джентльмен". А как Вы обращаетесь к людям, понимая, насколько обращение важно? Предлагаю вам в помощь небольшую информацию.

Поиск по сайту: