Вы пишите человеку, которого не знаете

Если Вы собираетесь послать письмо кому-то, кого не знаете, здравый смысл подсказывает, что следует вначале потратить время на поиск имени человека, который получит ваше письмо. Если, например, Вы пишите директору по кадрам такой-то компании и не знаете его (ее) фамилии и имени, то найдите время, чтобы позвонить в компанию и узнать, как зовут нужного человека. Хотя вполне можно написать "Дорогой директор по кадрам" или просто "Дорогой директор", обращение к человеку по фамилии персонализирует корреспонденцию и, конечно, помогает достичь желаемого результата.

Патрик или Патриция? Попробуйте указать. Вы, например, пишите Пэту Смиту на почтовый ящик. Вы не имеете представления о названии компании. Как правильно обратиться? Это редкий случай, и здесь надо писать "Пэт Смит", но Вы должны добавить слово "многоуважаемый (ая)".
Если Вы работаете административным помощником у человека, имя которого может быть как мужским, так и женским, то научитесь тактично дать знать другим, кто ваш начальник: мужчина или женщина.
Например:
ЗВОНЯЩИЙ ЧЕЛОВЕК: "Это Пол Дженкинс из компании "Вест Сайд Сэйвингс". Могу ли я поговорить с Джин Каммингс? "
ПОМОЩНИК: "Конечно. Я скажу м-ру Каммингсу, кто звонит".

Если Вы пытаетесь определить пол человека, с которым Вы хотите поговорить или переписываться, то сформулируйте вопрос тактично.
Например:
ЗВОНЯЩИЙ: "Это Пол Дженкинс из компании "Вест Сайд Сэйвингс". Я хотел бы послать нашу новую брошюру Джин Каммингс. Я звоню, чтобы уточнить, как правильно пишется это имя. Можете ли Вы мне помочь в этом?"
ПОМОЩНИК: "Конечно. Мисс Каммингс пишет свое имя так... Нужна ли вам еще какая-нибудь информация?"

"Миссис". Вот распространенная ошибка в переписке. Посылая корреспонденцию замужней женщине, которая дала понять, что она предпочитает, чтобы к ней обращались как к "миссис", многие люди в наши дни все чаще используют имя женщины, данное ей при рождении - "миссис Мэри Смит". На самом деле, несмотря на все изменения в деловом этикете и общественном протоколе, это не считается правильным. Необходимо использовать имя мужа: "Миссис Джон Смит". Если имя супруга неизвестно, то я советую и в письме и на конверте просто написать - "Мэри Смит".

Кому? Если все попытки узнать имя человека, с которым Вы будете переписываться, зайдут в тупик, адресуйте свою корреспонденцию так: "Тому, к кому это может иметь отношение". Хотя понятно намерение людей, использующих обращение "Дорогой сэр/мадам", но этого делать ни в коем случае нельзя. В конце концов, когда Вы слышали, чтобы деловую женщину называли "мадам"?

По имени или по фамилии? Даже при том, что небрежное отношение стало довольно распространенным явлением на работе, более формальное обращение к человеку по имени и фамилии может сослужить добрую службу во многих случаях. Фамилии, например, необходимо употреблять, когда:
Вы пишете человеку, с которым лично не встречались;
Вы пишете человеку, который не предлагал вам называть себя по имени;
человек, с которым Вы переписываетесь, держится с вами формально;
Вы не знаете, как обращаться к человеку: по фамилии или по имени.
Если Вы сомневаетесь, то запомните: чем более формально Вы будете себя вести, тем реже будете попадать в затруднительное положение; но иногда Вы можете и раздражать человека своим формализмом.

Как подписываться

Как правильно подписываться? По имени? По фамилии? Или и по имени и по фамилии?
Исходите из того, как Вы называете другого. Если Вы обращаетесь к человеку в письме только по имени, то и подписывайтесь тоже только по имени. Если Вы используете в обращении "м-р", "мисс/миссис" или титулы и звания, тогда подписывайтесь именем и фамилией ("Сандра Гендерсон"). Но во всех случаях ваши имя и фамилия должны быть напечатаны под вашей подписью.

Поиск по сайту: