 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Упражнение № 17. Создание серийных писем
Создайте приглашение на вечер выпускников.
Word предоставляет эффективный механизм работы с серийными (шаблонными) письмами, т.е. с письмами, имеющими одинаковое содержание, рассылаемыми различным адресатам.
Принцип создания серийных писем заключается в выполнении следующей последовательности действий:
1) создания основного текста;
2) создания данных для подстановки или открытия готового файла в формате
базы данных с данными для подстановки;
3) вставки в основной текст полей, которые будут заменяться в процессе слияния на нужные слова, например, на имена и фамилии;
4) проверки, правильно ли работает подстановка, т.е. замена полей на реальное содержание;
5) осуществления слияния документов.
/. Создание основного содержания письма
1. Выберите пункт меню Сервис\Слшние.
2. В появившемся окне Слияние активизируйте кнопку Создать под заголовком Основной документ.
3.Выберите из открывшегося списка строку Документы на бланке... После этого появится диалоговое окно, в котором спрашивается: использовать активное окно для создания документа или создать новое.
Примечание. Если перед выбором окна Слияние был открыт заготовленный для письма документ, например, со вставленным графическим оформлением, то следует нажать кнопку Активное_окно.
4.Нажмите кнопку Создать основной документ.
5.Нажать кнопку Правка\Выбрать свой документ.
6.После этого введите основное содержание письма, оставив пустые абзацы или пропуски в тех местах, где будут стоять имена, фамилии, адреса — все то, что будет подставляться (при этом на экране появится новая панель инструментов).
7. Сохраните свое письмо.
//. Создание структуры источника данных
1.. Активизируйте кнопку на появившейся панели Окно диалога_Слияние (либо вызовите его через меню Сервис\Слияние ).
2.В появившемся окне нажмите па кнопку П олучить_данные.
3.В открывшемся списке выберите строку Создать_источник_данных. Появится окно Создание__источника_данных. В этом окне слева можно видеть список уже готовых полей. Существует возможность добавлять и удалять поля из списка, формируя необходимую структуру источника данных.
4.Оставьте пункты: имя, фамилия, адрес 1 (переименуйте в адрес), город. Добавьте поле «Пол». Поменяйте местами поля «Фамилия» и «Имя».
Примечание. Имя поля не должно быть длиннее 40 символов и должно начинаться с цифры. В имени поля можно использовать буквы, цифры, знаки подчеркивания «_». Пробелы в имени поля не допускаются.
5. Нажмите на кнопку подтверждения «ОК». Появится окно С охранить_источник_данных, Сохраните его. Оно будет иметь расширение.doc.
6. Word выводит сообщение о том, что источник данных не содержит самих данных. Нажмите кнопку Цравка_источника__данных. Появится диалоговое окно для ввода информации о выпускниках.
7.Введите 3 — 4 записи. После заполнения каждой записи нажимайте на кнопку Добавить.
8.После ввода информации о всех приглашаемых на вечер сохраните источник информации на диске.
///. Вставка полей слияния
1. В окне Слияние включите режим редактирования основного текста письма.
2.Установите текстовый курсор в том месте письма, где надо расположить определенное поле (пока кроме имени).
3. Активизируйте кнопку Поля_слияния и выберите из списка нужное поле.
4.Для обращения используйте перед именем приглашаемого какое-либо прилагательное, например, «Уважаемый», «Дорогой» и т.д. Для этого нажмите кнопку Поле и выберите из списка строку IF...THEN...ELSE (вставка условий в текст письма). Появится диалоговое окно.
5. Щелкнув мышью в окошечке Поле, выберите «Пол».
6. В списке сравнить установите Равно.
7. В поле Сравнить с чем сведите мужской пол (точно так, как вы писали в полях документа источника данных).
8.В поле Вставить текст введите «Уважаемый», в поле В противном случае... — Уважаемая».
9. Вставьте поле слияния Имя после данного обращения.
10. Сохраните текст письма.
Поиск по сайту: