 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ РАСХОДОВ
Для того чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Это одно из требований, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ.
Какие же документы нужно оформить, чтобы подтвердить осуществленные расходы?
Статья 252 НК РФ разрешает подтверждать расходы любыми документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. В том числе документами, которые косвенно подтверждают произведенные расходы, например:
- таможенной декларацией;
- приказом о командировке;
- проездными документами;
- отчетом о выполненной работе в соответствии с договором.
Если расходы произведены на территории иностранного государства, то для их подтверждения можно представить документы, которые действуют в этом государстве. Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык
Таким образом, НК РФ не устанавливает конкретного перечня документов, которые вы должны оформить для подтверждения осуществленных расходов. НК РФ также не предъявляет каких-либо требований к оформлению (заполнению) расходных документов.
Главное, чтобы на основании документов, которые у вас есть, можно было сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены
Какие это могут быть документы?
Как правило, документов по одной расходной операции оформляется несколько, как минимум два: один, назовем его базовым, предусматривает основание расхода, а второй, платежный (расчетный), оформляет сам расход.
Базовым документом может быть договор или внутренний документ организации. Это зависит от вида расхода. Так, например, если расходы связаны с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у других организаций, то основанием их возникновения будет договор с поставщиком (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Договор в данном случае предусматривает основание, порядок и сумму платежа (ст. 420 ГК РФ).
Сам же платеж производится с оформлением платежных документов: платежного поручения или расходного кассового ордера (п. 3.1 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 03.10.2002 N 2-П, п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).
Если у вас в наличии есть только один документ, то, скорее всего, такие расходы налоговики признают документально не подтвержденными. Так, Минфин России указал, что наличие счетов-фактур без иных первичных учетных документов не может подтверждать произведенные расходы, и, следовательно, такие затраты учесть нельзя (Письмо от 25.06.2007 N 03-03-06/1/392).
Если расходы не следуют из договоров, то они, как правило, оформляются внутренним распорядительным документом организации. Например, основанием расходов на выплату премий работникам является соответствующий приказ руководителя о премировании, основанием командировочных расходов - приказ руководителя о направлении работника в командировку (унифицированная форма N Т-9, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Выплаты производятся, как правило, из кассы по расчетно-платежной ведомости.
Однако в большинстве случаев для подтверждения расхода недостаточно основного базового и платежного документов. Нужны еще и другие документы, в отсутствие которых нельзя сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены. Это могут быть различные акты приема-передачи товаров (работ, услуг), счета на оплату, выставляемые поставщиками (исполнителями), отгрузочные документы поставщиков, кассовые и товарные чеки и др.
Примечание
Отметим, что, по мнению Минфина России, ежемесячно составлять акт сдачи-приемки оказанных услуг нужно, только если этого требует законодательство о порядке оказания таких услуг или же это предусмотрено договором (Письмо от 13.11.2009 N 03-03-06/1/750).
Вот, например, какие документы требуют оформлять контролирующие органы для подтверждения некоторых расходов.
| Вид расхода | Перечень документов |
| Сотовая связь для работников | Договор с оператором сотовой связи; утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; приказ руководителя об установлении лимита расходов на вязь; детализированные счета оператора связи <1> |
| Содержание и эксплуатация служебных автомобилей | Путевые листы <2>; авансовые отчеты подотчетных лиц; талоны на ГСМ, кассовые чеки; акты выполненных ремонтных работ и т.п. |
| Аренда недвижимости | Договор аренды <3>; акт приемки-передачи арендованного имущества; документы, подтверждающие оплату арендных платежей |
| Аренда (лизинг) имущества | Договор аренды (лизинга); акт приема-передачи имущества; платежные (расчетные) документы <4> |
| Командировочные расходы | Авансовый отчет; командировочное удостоверение; документы о найме жилого помещения; транспортные документы и другие оправдательные документы |
| Расходы на научные исследования и (или) опытно- конструкторские разработки | Договор на выполнение НИОКР; акт сдачи-приемки выполненных работ |
| Расходы на приобретение питьевой воды | Справка Госсанэпиднадзора о несоответствии водопроводной воды, поступающей в организацию, требованиям СанПиН 2.1.4.1074-01 и опасности использования ее в качестве питьевой <5>; первичные документы на приобретение питьевой воды |
| Транспортные услуги | Акт приемки-передачи услуг; товарно-транспортные накладные <6>; путевые листы <7> |
| Расходы на подготовку и переподготовку кадров на территории иностранного государства | Договор (контракт) на обучение; программа обучения; свидетельства или сертификаты, выдаваемые по завершении обучения |
| Расходы на аренду транспортного средства с экипажем | Договор аренды; акты приемки оказанных услуг; приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками; заявки на использование арендованных автомобилей; копии путевых листов для определения маршрута движения и времени использования арендованных автомобилей |
| Расходы на возмещение работникам затрат по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение и(или) строительство жилого помещения | Копия договора займа (кредита); копии квитанций об уплате работником процентов; документы, подтверждающие факт возмещения процентов работодателем (расходно-кассовые ордера, платежные поручения); договор работника с работодателем на возмещение расходов по уплате процентов; копия документа, подтверждающего приобретение жилого помещения; трудовой или коллективный договор, содержащий условие о возмещении работнику процентов по займу (кредиту) на приобретение (строительство) жилого помещения |
Примечание
О практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.
А можно ли подтверждать расходы копиями первичных документов? На практике возникают ситуации, когда у налогоплательщика отсутствуют оригиналы, поскольку он передает их тому или иному компетентному органу (суду, налоговой инспекции и т.д.) для подтверждения оплаты почтовых расходов, госпошлины и т.п. Контролирующие органы пришли к справедливому выводу, что в подобных случаях расходы можно подтвердить копиями платежных документов. Отметим, что эти копии необходимо надлежащим образом заверить (Письма Минфина России от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77, УФНС России по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020, от 31.10.2007 N 20-12/104579).
Также нередки случаи, когда на чеках ККТ выцветает краска и прочитать содержащуюся в них информацию становится невозможно. В такой ситуации расходы можно подтвердить копией чека. Ее необходимо сделать заранее (пока информацию на чеке еще можно прочитать) и заверить подписью должностного лица и печатью организации, а также приложить к ней оригинал чека (Письмо Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22).
Расходы также могут подтверждать электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ЭЦП) лица, ответственного за совершение хозяйственной операции (см. также Письма Минфина России от 26.11.2009 N 03-02-08/85, от 27.10.2008 N 03-03-06/1/605). Для этого они должны содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а ЭЦП должна удовлетворять условиям п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
При оформлении документов постарайтесь внести в них все необходимые данные о своих расходах. Налоговики требуют этого при проверках. Причем суды не всегда поддерживают налогоплательщика в таких спорах. Так, например, при оказании налогоплательщику услуг (выполнении работ) некоторые суды не признают соответствующие расходы документально подтвержденными, если акты сдачи-приемки не содержат конкретной информации об этих услугах (работах), носят обезличенный характер и т.п. (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 13.01.2009 N А58-2700/08-Ф02-6715/08, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.09.2008 N Ф04-3797/2008(12522-А81-15), Ф04-3797/2008(12590-А81-15), ФАС Поволжс
Поиск по сайту: