Структура управления проектом

«Пустяковые вопросы решаются быстро,
важные не решаются никогда»
(черный юмор)

Этот раздел проекта должен содержать описание того, как будет осуществляться руководство проектом, в том числе:

- организационная структура проекта;

- квалификации руководителей и основных исполнителей;

- функциональные обязанности исполнителей проекта и формы контроля.

Если проект партнерский, то включите описание распределения обязанностей и роль каждой из организаций – партнеров. В нем должно быть отражено: есть ли у организации опыт управления проектами и возможности успешно осуществить деятельность данного проекта, наличие опытного и подготовленного штата, профессиональная подготовка сотрудников, опыт работы по грантам, умение управлять финансовыми средствами.

Сначала нужно определить, какие именно обязанности требуется выполнять членам вашей команды для реализации составленного плана. Проще говоря, какие «должности» вам необходимо ввести, чтобы все мероприятия были реализованы точно и в срок. Не советуем придумывать «должность» для человека, лишь бы у него было чем заниматься. Все обязанности должны быть реальными, наполненными конкретным содержанием, которое продиктовано составленным планом работы над проектом. Перечень таких обязанностей (должностей) нужно сначала просто зафиксировать на бумаге, а потом приступить к описанию подробного содержания каждой из них.

Содержание каждой обязанности следует описать четко, таким образом, чтобы человек, берущий ее на себя, хорошо представлял, что от него потребуется. Это касается как содержания работы, так и времени, которое она потребует. Именно конкретность и четкость описания обязанностей - залог того, что однажды кто-либо из членов команды не откажется ее выполнять, ссылаясь на то, что он об этом не знал. Все обязанности нужно оформить письменно.

Распределение обязанностей между членами команды - очень важный вопрос, над решением которого следует серьезно размышлять всей команде. Иначе даже при правильно составленном плане и оптимальном распределении времени вы обречены на неудачу, так как все спланированное и записанное так и останется на бумаге. Ведь это все предстоит реализовать конкретным людям.

Прежде всего при распределении обязанностей следует учитывать желание самого человека, который имеет право взять на себя ту часть ответственности за общее дело, которое ему больше по душе, к которому он сам проявляет больший интерес, в том числе, может быть, и с профессиональной точки зрения, то есть рассматривает работу над планом проекта как полезную для своей будущей профессии. Не стоит пренебрегать и учетом индивидуальных особенностей членов вашей команды.

Кроме учета желаний и индивидуальных особенностей членов команды, нужно проанализировать ситуацию с точки зрения наличия определенных знаний и минимального опыта. Например, составление бюджета следует поручить тому, кто имеет определенные экономические знания в этой области и (или) опыт составления такого документа. Иначе вы получите бюджет, который будет обречен на провал.

Очень важно предусмотреть возможность взаимозаменяемости, то есть совмещения разных обязанностей. Это нужно на тот случай, когда кто-то из членов команды не сможет в силу ряда обстоятельств выполнять свои обязанности, а по плану - это мероприятие необходимо провести. Полезно иметь определенный резерв членов клуба или вашей организации, которые в необходимых случаях могли бы войти в состав вашей команды как «дублирующий экипаж».

Основное в данном разделе – показать, что предлагаемые виды деятельности соответствуют имеющемуся управленческому опыту и возможностям организации, план реалистичен, у организации есть опыт управления проектами.

Поиск по сайту: