Стратегия и механизм реализации проекта

«Те самые часы, которые вы беззаботно расточаете,
в случае использования их могли бы обеспечивать ваш успех»
(Аристотель)

«Создание - всегда подсознательный портрет создателя»
(Андрей Вознесенский)

Один из самых объемных и подробных разделов заявки, описание того, каким образом будет осуществляться проект. Обычно, это самая длинная часть заявки. Ей эксперты уделяют больше всего внимания, поскольку именно она дает представление о том, как организация планирует достичь цели проекта и позволяет оценить реалистичность бюджета (обоснованность затрат на определенные виды деятельности). Самое главное – чтобы эксперты получили ответы на все вопросы, ознакомившись с этой частью проектной заявки. В данном разделе описываются стратегия и методы достижения поставленных целей, а также механизм реализации проекта.

В проекте должны быть ответы на вопросы:

- какова Ваша стратегия в достижении желаемых результатов?

- почему Вы выбрали именно ее из всех других возможных?

- каким образом будут достигнуты намеченные цели?

- как будут выполняться поставленные задачи?

- кто будет осуществлять их реализацию?

- какие ресурсы будут использованы?

- по каким критериям проводится отбор участников или получателей услуг?

- имеется ли возможность выполнения проекта в заявленные сроки?

Осуществление запланированных мероприятий, как правило, потребует определенных ресурсов, например, для изготовления листовки с призывом «Просим не сорить в нашей родной школе» нужна бумага, а также средства тиражирования (ксерокс, простая пишущая машинка и т.д.). Разумеется, все это необходимо предусмотреть, указав объемы требуемых ресурсов. Причем, как и все остальные разделы плана, этот раздел должен быть конкретным и четким, то есть с указанием «чего и сколько» нужно для выполнения данного пункта плана.

При составлении перечня необходимых ресурсов следует придерживаться технологического подхода, суть которого в том, чтобы мысленно представить себе все этапы конкретного мероприятия и определить, что же нужно для его успешной реализации. Самый простой пример, который демонстрирует суть технологического подхода и хорошо знаком практически каждому человеку, - приготовление еды. Чтобы сварить вкусный борщ, хозяйка готовит... Не будем перечислять все составляющие, но, если чего-то вдруг не хватит во время варки, поздно бежать в магазин или на рынок. Надо готовить все заранее. Следовательно, необходимо тщательно продумать все необходимые компоненты, перечислить эти ресурсы, чтобы во время реализации проекта не возникали постоянные сбои. Таким образом, эксперт получит представление о том, каким образом происходит подготовка к конкретным мероприятиям.

При определении объемов необходимых ресурсов не следует пользоваться принципом «Попроси 200 рублей, дадут 100», то есть не рекомендуется завышать цифры. Нужен оптимальный вариант расчета, хотя это также потребует определенных усилий и времени. С другой стороны, если вы из скромности укажете недостаточный объем того или иного ресурса, выполнение плана может оказаться под угрозой.

Важно понимать, что в качестве источников ресурсов, необходимых для выполнения плана может быть не только ваша организация. Можно обращаться в фирмы, к индивидуальным спонсорам, а также к тем людям, которые готовы поддержать вас различными доступными им способами. Но для этого им нужно объяснить основной замысел своего социального проекта, показать, над какой актуальной для данного сообщества проблемой вы собираетесь работать (или уже работаете), убедить их в том, что это ваша общая задача, и т.д.

Возможен вариант поэтапного получения того или иного ресурса. Но в этом случае нужна твердая договоренность с тем партнером, который обязуется поставлять его небольшими партиями. Целесообразнее всего составить договор и подписать его, указав сроки и объемы поставок.

Помните, что ресурсом могут быть не только деньги или материальные ценности, но и информация, а главное - личное участие человека в подготовке и реализации проекта. Поэтому приглашайте тех людей, которые могут вам помочь, например, с публикацией тех же листовок.

Все виды деятельности, перечисляемые в методах, в большинстве случаев, довольно стандартны: оказание консультаций, проведение семинаров, круглых столов, выпуск бюллетеней, проведение конференций и т.д., поэтому единственный ключ к успеху данного раздела – детали.

Если речь идет об обучении, то советуем уточнить:

- кто будет вести занятия (соответствует ли профессиональный и образовательный уровень этого человека заявленной теме);

- как Вы планируете оценить качество обучения;

- предусмотрены ли раздаточные материалы;

- кто будет участниками семинаров;

- как они будут использовать полученные знания на практике и каким образом от этого изменится положение участников целевой группы.

Первое, на что обращают внимание эксперты - предполагается ли в заявке просто продлить действие существующих программ или в ней предусмотрено введение новых эффективных механизмов решения проблемы, географическое или тематическое расширение деятельности, числа участников целевой группы, услуг и т.д. Данный раздел идеален для описания нововведений и творческих путей выполнения деятельности. Это может стать «изюминкой проекта». Но, в то же время, все они должны быть оправданы, обоснованы и хорошо аргументированы, чтобы убедить экспертов в необходимости и положительном эффекте от их применения.

Если проект направлен на использование моделей, уже отработанных за рубежом - нужно дать обоснование (почему Вы уверены, что это «сработает» в наших условиях), расчет (учет внешних факторов и рисков) и т.д.

Если проект пилотный, то важная составляющая его описания – тиражирование и воспроизводимость модели в других условиях.

Очень важный момент описания информационной деятельности по проекту. Обычно это самое слабое звено в проекте Благоприятное отношение общественности к вашим планам во многом может определить ваш успех. В частности, во время информирования граждан о предстоящей деятельности вашей команды вы можете найти единомышленников, которые проявят желание помочь вам.

Одним из эффективных способов работы с населением является просвещение. Для того чтобы познакомить население вашего региона с различными сторонами социальной проблемы, которая стала целью вашего социального проекта, и с планами вашей команды, существует несколько приемов: распространение листовок, или встреч и бесед с жителями. Но не забудьте, информация устаревает и если она не обновляется, то начинает вызывать отрицательную реакцию у населения. Еще один способ - работа со СМИ, но помните, что не вся информация для журналистов интересна, поэтому надо иногда иметь резерв для оплаты своих заметок в газетах.

При описании проекта необходимо обратить внимание на следующие моменты:

- соответствие ваших действий, целям и задам проекта;

- реалистичность мероприятий, учитывая временные рамки и бюджет;

- направленность указанных в заявке видов деятельности на устранение причин проблемы или её следствие;

- соответствие деятельности заявленным результатам;

- опыт организации в проведении подобных мероприятий, наличие профессиональных кадров и необходимых ресурсов;

- соответствие запрашиваемых и имеющихся ресурсов планируемой деятельности;

- обоснованность привлечения специалистов, соотношение «внутренние ресурсы – приглашенные специалисты»;

- определены ли функции сотрудников и исполнителей проекта;

- если в заявке предусматривается сотрудничество с другой организацией или структурой, то как распределены обязанности и ответственность каждой стороны;

- является ли это сотрудничество фактическим или только возможным, насколько оно прочно;

- инновационность проекта / возможный риск;

- наличие механизмов тиражирования / воспроизведения модели (для пилотных проектов);

- каким образом будет организована деятельность в рамках проекта с точки зрения управления, способов распространения информации и т.д.

В данном разделе самое главное – логика проекта: если будет выполнена цель А, это приведет к решению задачи №2. Или: какие цели направлены на решение задачи №1? Если предполагается более чем одна цель, то являются ли они взаимосвязанными?

6. Составление плана работы

«Мы лучше всего учим тому,
чему нам самим нужно больше всего научиться»
(Р.Бах)

«Я беру на себя смелость утверждать,
что люди лучше умеют составлять планы,
нежели выполнять их»
(Ж. Лабрюйер)

План реализации любого социального проекта должен обладать указанными ниже свойствами до того, как вы начнете его осуществлять:

- План должен быть сформулирован в четких и ясных выражениях, написан конкретно, с указаниями точных цифр и дат. Например, силами команды из 6 человек (перечисляются члены команды) посадить аллею из 50 деревьев на улице А.С.Пушкина - срок выполнения до 30 октября 2003 г., ответственный - Т.Петрова, привлекаемые ресурсы - саженцы предоставлены отделом благоустройства города.

- План должен быть достижимым, то есть реальным для вашей команды и выполнимым по срокам. Не стоит писать о посадке нескольких тысяч деревьев, если вас всего трое или четверо человек. У вас просто не хватит времени. Проект не должен стать для вас чрезмерной нагрузкой, психологической обузой, при одной мысли о которой у вас будет портиться настроение.

- План должен быть написан, т.е. зафиксирован на бумаге. То, что не написано, не является планом, так как такую работу очень трудно контролировать. Кто-то может просто забыть то, что вы наметили (спланировали), а кто-то будет делать совсем другое, думая, что именно об этом вы и договаривались.

- План должен быть составлен сообща и принят всеми людьми, которые будут нести ответственность за его осуществление. Чем больше высказываний и замечаний прозвучит на этапе подготовки и обсуждения, тем больше шансов, что составленный план будет реален и главное - выполнен.

- Очень важно определить персональную ответственность каждого члена команды за выполнение пунктов плана, но только один человек должен отвечать за его полное осуществление – руководитель проекта. Он наделен правом требовать от остальных членов команды выполнения тех разделов плана, за которые они персонально отвечают. Поэтому желательно наличие достаточного количества профессиональных и опытных сотрудников.

- План должен касаться не только конечных результатов (то есть достижения цели), но и путей их выполнения (то есть решения конкретных задач, с помощью которых и достигается указанная цель).

- По каждому пункту плана необходимо указать все, что необходимо для его реализации, соответствие запрашиваемых и имеющихся ресурсов планируемой деятельности (материальных, финансовых, человеческих) с количественными и качественными показателями. Любое запланированное мероприятие должно быть обеспечено всем необходимым. Разумеется, это требует тщательной проработки, анализа, расчетов, поиска источников получения необходимых ресурсов и т.д. Но без решения всех этих вопросов ваш план будет заранее обречен на неудачу.

- Индивидуальные планы членов команды должны быть включены в общий план работы над проектом. Это поможет каждому члену команды, проявить себя и внести свой вклад в общее большое и нужное дело.

- Обязательно продумайте, чем будет подтверждено выполнение запланированных мероприятий вашего плана. Это могут быть списки участников, анкета опросов, видео, аудио, фото материалы, продукт творческой деятельности и т.п.

Основной критерий составления плана – соответствие цели, задачам и методам проекта, реалистичность, выполнимость. Неопытность организации всегда просматривается в неумении распределить время при планировании на подготовительную работу, проведение самого мероприятия, оценку и отчетность. В заявке вряд ли должны быть перечислены все мероприятия до мельчайших подробностей, но ключевые, взаимосвязанные должны быть учтены обязательно. В этом случае у эксперта появляется уверенность, что проект будет выполнен.

При разработке этого раздела следует обратить внимание на наличие плана – графика реализации проекта, который поможет вам равномерно распределить мероприятия по всему сроку реализации проекта, согласовать по времени все разделы и мероприятия плана. От четкости и согласованности действий всей команды, каждого ее члена во многом зависит успех всего социального проекта. Очень важно таким образом распределить все планируемые мероприятия, чтобы на подготовку каждого из них было достаточно времени. При этом следует иметь в виду, что на подготовку различных мероприятий плана требуется различное время. Например, подготовка информационных материалов о предстоящей акции потребует нескольких недель работы в библиотеке, а сама акция может занять всего несколько дней или даже часов. Имейте это в виду при составлении временного графика выполнения как подготовительных, так и основных мероприятий.

Для примера приводим планирование по методу Ганта (на графике цифрами выделены дни проведения ключевых мероприятий).

Такое уточненное расписание (временной график) дает возможность оптимально распределить объем работы, не перегружая отдельные недели, а спокойно и равномерно двигаться к намеченной цели. График позволяет увидеть наиболее интенсивные периоды работы по проекту, но он служит только дополнением к обычному плану, содержащему полную информацию планируемой работы.

Внимание!

1. В плане не может быть мероприятий, не определенных задачами и целями проекта, а также необеспеченных сметой проекта.

2. Если такие мероприятия все-таки появились, то необходимо менять задачи, описание проекта и бюджет.

3. Как правило, финансирование проекта производится поэтапно, поэтому мероприятия плана должны соответствовать графику финансирования

Поиск по сайту: