Методические указания. Программное обеспечение для автоматизации, кафе, баров и ресторанов

Программное обеспечение для автоматизации, кафе, баров и ресторанов.

R-Keeper™ – это современная полнофункциональная компьютерная система для организации высокотехнологичного кассового обслуживания для предприятий сфер обслуживания различной формы (классический ресторан, кафе, фаст–фуд, развлекательный центр и т.п.).

R-Keeper™ -это мощный инструмент для всеобъемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для финансового менеджмента. Система позволяет решать множество проблем, повседневно возникающих при работе в баре, бистро, кафе или ресторане. Многофакторный анализ позволит снизить себестоимость производства за счет эффективного управления товаропотоками и оптимального использования человеческих ресурсов. Система подходит для малых и больших ресторанов, позволяет эффективно управлять ресторанами корпорации.

R-Keeper™ легок в изучении и требует минимальной подготовки, прилагаются подробные руководства. Специалисты корпорации «ДатаКрат» оказывают такую поддержку в освоении системы, чтобы обучение R-Keeper не заняло большого промежутка времени.

Наиболее ощутимые результаты достигаются по следующим направлениям:

• Максимальная скорость и простота работы персонала при обслуживании клиентов, что достигается минимальными затратами времени на оформление заказа и организацией сервис-печати в барах и кухнях.
• Исключаются ошибки расчетов, поддерживается документальность операций на всех уровнях.
• Наличие надежной системы защиты от несанкционированного доступа, использующей современные средства идентификации и разделением полномочий на программном уровне.
• Осуществление статистических расчетов по продажам.
• Создается база данных, которую могут использовать программы по учету движения продуктов на производстве, расчету зарплаты персонала и т.д.

Для функционирования системы Back-Office желательно использование SQL Server. Работа гарантируется для InterBase (SCO UNIX или Windows NT). Обеспечивается поддержка Microsoft SQL, SyBase SQL, Informix, Oracle; все - TCP/IP.

Система R-Keeper™ V6 работает на нескольких кассовых аппаратах, называемых станциями, объединенных в локальную вычислительную сеть. Максимальное количество станций, подключаемых в одну сеть, ограничивается характеристиками компьютерной сети.

Станции по своему назначению и функциональным возможностям разделяются на четыре вида:

• Станция кассира;
• Станция официанта;
• Станция бармена;
• Станция менеджера.

В качестве менеджерской станции используется IBM PC - совместимый компьютер. Станции бармена и кассира представляют собой специализированные IBM PC - совместимые компьютеры, имеющие в качестве дополнительных устройств считыватели магнитных карточек или электронных таблеток, разъемы для подключения чековых принтеров, интерфейсы для кассового ящика и дисплея покупателя. Станция официанта - специализированный IBM PC - совместимый компьютер со считывателем магнитных карточек.

Для больших ресторанов с большим количеством рабочих станций рекомендуется использование файл-сервера (IBM PC - совместимый компьютер с хорошими скоростными характеристиками). Дополнительные затраты окупаются значительным ускорением в работе системы.

Основные понятия системы:

1. Структура меню. Меню ресторана представляет собой иерархическую древовидную структуру, очень удобную для работы.
2. Модификаторы. В системе предусмотрена возможность учитывать пожелания гостя при приготовлении блюда и сообщать их при составлении заказа на кухню или в бар.
3. 'Горячие' клавиши. - это клавиши на клавиатуре рабочей станции, с помощью которых осуществляется быстрый ввод блюда в счет или вызов на экран содержимого группы блюд. Использование 'горячих' клавиш значительно сокращает время оформления заказа. Пользователь имеет возможность сам определять 'горячие' клавиши.
4. Сервис-печать. Система осуществляет автоматическое сообщение заказа в соответствующее подразделение производства.
5. Категории блюд. Все блюда разбиваются на категории, объединенные по какому-нибудь признаку. Это дает дополнительную возможность проведения анализа работы ресторана с использованием отчетов по реализации блюд по категориям.
6. Типы валют. В системе может задаваться любое количество валют (к валютам относятся также кредитные карты и безналичные расчеты), при этом обязательно должны быть указаны два типа валют: базовая валюта - валюта, в которой указываются цены на блюда в меню ресторана, национальная валюта - основная валюта государства.
7. Виды чеков: предварительный чек (пречек); фискальный чек.
8. Технологии, поддерживаемые системой: технология работы по магнитным картам (Card Pay System); технология твердой копии (Hard Copy).
9. Авторизация доступа к системе. Ключем доступа персонала в систему является индивидуальный код, хранящийся на магнитной карте или электронной таблетке. Такую карту или таблетку должен иметь каждый работник ресторана, работающий с кассовой системой.

Программный комплекс R-Keeper разделен на отдельные программы, которые предназначены для пользователей, представляющих систему общественного питания. Комплекс включает в себя такие модули как: "Официант", "Бармен", "Менеджер" и "Кассир". Каждый модуль соответствует своей направленности и предназначен для четкого выполнения определенных функций. Все действия потребуют от пользователя авторизации. Опознавание сотрудника, работающего с системой, происходит при помощи персональной магнитной карты.

Официанту. Данный модуль устанавливают на терминал официанта. В его функциональные возможности входит формирование заказа, доставка заказа на кухню, распечатка предварительного счета, отмена определенных блюд и напитков с согласия менеджера, обработка дополнительного заказа и другие действия, которые входят в сферу компетенции официанта.

Вся последовательность действий, которые выполняет официант, разработана программой так, что позволяет предотвратить возможные махинации. Случайные ошибки исключены, официантом открывается стол лишь на его имя.

Кассиру. В функциональные возможности этого модуля входит весь комплекс действий, который выполняет кассир. Это регистрация барменов и официантов в начале работы, оплата счетов, выбор способа оплаты, прием денег, пробитие чека и др. Система работает таким способом, что исключает закрытие рабочего дня в том случае, если в системе находится заказ, по которому не был пробит чек. При завершении операции происходит автоматическое списывание определенного количества продуктов на складе, которое ушло согласно калькуляционной карте на конкретное блюдо.

Бармену. Бармену приходиться совмещать функции, который выполняют кассир и официант. Он имеет доступ к счетам, кассовому ящику и терминалу заказа. Он может закрыть счет, но в отличие от кассира, он не имеет полного доступа к таблице счетов, и работает только со своими счетами.

Менеджеру. Обязанности менеджера различаются по уровню его полномочий. При работе с системой менеджеры (менеджер зала, офиса, администратор) используют один и тот же модуль, но от полномочий менеджера зависит количество доступных ему функций.

Администратор, функции которого выполняются хозяином заведения или управляющим, имеет самые широкие возможности при использовании системы. Под его контролем работа ресторана, кафе. Ему доступно изменение параметров используемой системы. В частности, можно передавать часть своих обязанностей менеджерам с менее широкими полномочиями.

В обязанности этих менеджеров входит заполнение и изменение меню ресторана, списков персонала и другой рабочей документации подобного плана. Ими выполняются отказы, закрывается кассовый день, снимаются отчеты.

Подробные рекомендации к использованию менеджерами системы R-Keeper можно найти в "Руководстве менеджера". После изучения этого руководства работа с R-Keeper становится простой и понятной.

Предотвращение воровства. Система R-Keeper многофункциональна, она предназначена не только для того, чтобы улучшить обслуживание и упорядочить учетные записи, но и для предотвращения случаев воровства и различных злоупотреблений. Эти факты имеются на многих предприятиях, и искоренить их полностью практически невозможно. Система R-Keeper поможет предотвратить возможные хищения и злоупотребления, пусть и не 100-процентно (такую гарантию никто не даст). Система разработана таким образом, что для каждого сотрудника заданы определенные схемы работы. Чтобы произвести какое либо обманное действие, персоналу потребуются сложные договоренности между собой, множество манипуляций и расчетов, на практике трудно выполнимых. При этом любой подозрительный фактор можно отследить по поступающим отчетам. Все эти возможности рассчитаны для того, чтобы предотвратить возможность хищений и защитить доходы владельцев.

Система отчетности. R-Keeper имеет обширную систему отчетности, благодаря которой владельцы заведения могут более полно анализировать ситуацию. Отчеты дают достаточную и наиболее полную информацию для бухгалтеров, менеджеров и непосредственного руководства. Задачей R-Keeper является сбор и систематизация информации, которая впоследствии предоставляется в виде отчетов.

Так, с помощью R-Keeper можно просмотреть данные о выручке в общем, а также по блюдам, по столам, по дням или по часам. Также можно просмотреть данные об использовании бонусов и скидок, проверить все подозрительные моменты, отказы и т.д.

С помощью таких отчетов можно уверенно и плодотворно руководить рестораном, но это возможно только в том случае, если вы умеете делать правильные выводы. Система R-Keeper только предоставляет информацию, а вот проанализировать её и сделать правильные выводы под силу только руководителю. В случае, если вам необходим отчет, наличие которого не предусмотрено в системе, достаточно осведомить об этом разработчиков.

Помимо системы отчетов, которые информируют о состоянии дел ресторана после закрытия дня, в системе R-Keeper предусмотрена возможность контроля работы заведения в реальном времени. Особенно это удобно для владельцев, которые не могут находиться на своем рабочем месте постоянно, но желают всегда быть в курсе дел. Для этого достаточно подключить к основной системе приложение "Монитор". Это приложение имеет удаленный доступ к сети интернет, и с его помощью можно просмотреть любую информацию, которая касается работы ресторана.

Надежность R-Keeper. Система R-Keeper известна своей надежностью. Предусмотрено практически все, что может быть необходимо. R-Keeper имеет несколько степеней защиты, не "виснет", терпима к пользовательским ошибкам, обеспечивает бесперебойную работу. Вся информация находится в целости и сохранности, не теряется, и ею можно воспользоваться в любой момент. Система устойчива к сбоям, способна гарантировать стабильную и налаженную работу предприятия.

Задание к лабораторной работе.

Работа проводится в демо-версии R-Keeper, и имеет следующую структуру:

Поиск по сайту: