Шесть главных типов систем

Рассмотрим определенные категории систем, обслуживающих каждый организационный уровень и их значение в организации. Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения –Executive Support Systems (ЕSS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы – Management Information System (MIS); системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы знания – Knowledge Work Systems (KWS); системы автоматизации делопроизводства − Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне. Таким образом, типичные системы в организациях служат для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне − в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Каждая система может иметь компоненты, которые используются разными организационными уровнями или одновременно несколькими.

Табл. 2 демонстрирует особенности шести типов информационных систем.

Таблица 2

Системы диалоговой обработки запросов (ТРS). Системы диалоговой обработки запросов − основные деловые системы, которые обслуживают эксплуатационный уровень организации. Система диалоговой обработки запросов − компьютеризированная система, которая выполняет и рассчитывает рутинные транзакции, необходимые для проведения бизнеса. Примеры − коммерческие расчеты продаж, системы бронирования мест в гостинице, платежная ведомость, хранение отчетов служащих и отгрузка.

Системы работы знания и автоматизации делопроизводства. Системы работы знания (KWS) и системы автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства, прежде всего, помогают обработчикам данных.

Вообще, работники знания − это люди, обладающие учеными степенями, которые часто имеют такие профессии, как инженер, врач, адвокат и ученые. Их работа состоит, прежде всего, в создании новой информации и знания. Системы работы знания типа научных или инженерных рабочих станций (мест), а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и гарантируют, что новые знания и технический опыт должным образом интегрируются в бизнес.

Обработчики данных обычно имеют меньшее образование и ближе к обработке, чем к созданию информации. Они состоят, прежде всего, из секретарей, бухгалтеров или менеджеров, чья работа должна главным образом использовать или распространять информацию.

Системы автоматизации делопроизводства − информационные приложения технологии, разработанные, чтобы увеличить производительность труда обработчиков данных в офисе.

Управляющие информационные системы (MIS). Управляющие информационные системы обслуживают управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами, в некоторых случаях с интерактивным доступом к текущей работе организации и историческим отчетам. Обычно они ориентируются почти исключительно на внутренние, не относящиеся к окружающей среде результаты. MIS прежде всего обслуживают функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне. МIS суммируют результаты и докладывают относительно основных действий компании.

МIS обычно обслуживают менеджеров, заинтересованных в еженедельных, ежемесячных и ежегодных результатах. Эти системы вообще негибки и имеют немного аналитических возможностей. Большинство MIS используют простую, установившуюся практику типа резюме и сравнения в противоположность сложным математическим моделям и статистическим методам.

Системы поддержки принятия решений (DSS). Основная концепция DSS − дать пользователям инструментальные средства, необходимые для анализа важных блоков данных, используя легкоуправляемые сложные модели гибким способом. DSS разработаны, чтобы предоставить возможности, а не просто, чтобы ответить на информационные потребности.

Ошибочно думать, что решения принимаются в больших организациях только отдельными личностями. Фактически большинство решений принимается коллективно. В большой организации принятие решений по существу групповой процесс, и DSS могут быть разработаны, чтобы облегчить принятие решений группой.

Компоненты DSS. Система поддержки принятия решений имеет три основных компонента: базу данных, модель и систему программного обеспечения DSS. База данных DSS − собрание текущих или исторических данных из ряда приложений или групп, организованных для легкого доступа к областям применения. Система управления базой данных DSS защищает целостность данных при управлении, которое хранит поток данных, а также сохраняет исторические данные. DSS используют организационные данные (из таких систем, как производство и продажа) так, чтобы личности и группы были способны принять решения, основанные на фактических данных. Данные обычно извлекаются из соответствующих баз данных и запасены специально для использования DSS. Модель − собрание математических и аналитических моделей, которые могут быть сделаны легкодоступными для пользователя DSS. Модель − абстрактное представление, которое поясняет компоненты или связи явления.

Анализ моделей часто используется, чтобы предсказать продажу. Пользователь этого типа модели мог быть снабжен набором предыдущих данных, чтобы оценить будущие условия и продажу. Изготовитель решения может затем изменить эти будущие условия (например, повышение затрат сырья или появление новых конкурентов на рынке), чтобы определить, как эти новые могли бы влиять на продажу. Компании часто используют это программное обеспечение, чтобы попытаться предсказывать действия конкурентов.

Среди наиболее широко используемых моделей − модели анализа чувствительности, которые задают вопросы типа «что, если?» неоднократно, чтобы определить влияние одного или большего количества факторов на результаты. Анализ «что, если?» на основе известных или принятых условий допускает, чтобы пользователь изменял некоторые значения результатов испытаний, чтобы лучше предсказывать результаты.

Рис. Принципиальная схема DSS

Что случится, если мы поднимем цену на 5 % или увеличим смету расходов на рекламу на 100 тыс. долл.? Что случится, если мы оставим цену и смету расходов на рекламу на прежнем уровне? В обратном направлении программное обеспечение анализа чувствительности используется для целевого поиска: если я желаю продать один миллион единиц изделия в следующем году, насколько я должен снизить цену изделия?

Третий компонент DSS − система программного обеспечения DSS, которая обеспечивает простое взаимодействие между пользователями системы, базой данных DSS и эталонным вариантом. Система программного обеспечения DSS управляет созданием, хранением и восстановлением моделей в образцовой основе и интегрирует их с данными в базе данных DSS. Система программного обеспечения DSS также обеспечивает графический, легкий в использовании, гибкий интерфейс пользователя, который поддерживает диалог между пользователем и DSS. Пользователи DSS − обычно исполнители или менеджеры. Часто они имеют малый опыт работы с компьютером или вообще не имеют его, поэтому интерфейс должен быть дружественным.

Системы поддержки принятия решений (DSS) также обслуживают уровень управления организацией. DSS помогают менеджерам принимать решения, которые являются слабоструктурированными, уникальными или быстро изменяющимися и которые не могут быть легко указаны заранее. DSS должны быть достаточно гибкими, чтобы использоваться несколько раз в день, соответствуя изменяющимся условиям. DSS в основном используют внутреннюю информацию из ТРS и МIS, но часто вводят информацию из внешних источников типа текущих цен на бирже или цен изделия конкурентов.

Исполнительные системы (ESS). Старшие менеджеры используют класс информационных систем, названных исполнительными системами поддержки принятия решений (ЕSS), которые обслуживают стратегический уровень организации. Они ориентированны на неструктурные решения и проводят системный анализ окружающей среды лучше, чем любые прикладные и специфические системы. ЕSS разработаны, чтобы включить данные относительно внешних результатов типа новых налоговых законов или конкурентов, но они также выбирают суммарные данные из внутренних МIS и DSS. Они фильтруют, сжимают и выявляют критические данные, сокращая время и усилия, требуемые, чтобы получить информацию, полезную для руководителей. ЕSS используют наиболее продвинутое графическое программное обеспечение и могут поставлять графики и данные из многих источников немедленно в офис старшего менеджера или в зал заседаний.

В отличие от других типов информационных систем ЕSS не предназначены для решения определенных проблем. Вместо этого ЕSS обеспечивают обобщенные вычисления и передачу данных, которые могут применяться к изменяющемуся набору проблем. ЕSS имеют тенденцию использовать меньшее количество аналитических моделей, чем DSS.

ЕSS помогают найти ответы на следующие вопросы:

- В каком бизнесе мы должны быть?

- Что делают конкуренты?

- Какие новые приобретения защитили бы нас от циклических деловых колебаний?

- Какие подразделения мы должны продать, чтобы увеличить наличность?

ЕSS состоит из рабочих станций с меню, интерактивной графикой и возможностями связи, которым могут быть доступны исторические и конкурентоспособные данные из внутренних систем и внешних баз данных. Так как ЕSS разработаны, чтобы использоваться старшими менеджерами, которые часто имеют немного прямых контактов с машинными информационными системами, ЕSS имеют легкий в использовании интерфейс.

Поиск по сайту: