I. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

Собственно термин «документ» происходит от латинского слова «documentum», что означает «свидетельство», «доказательство». Современная наука определяет документ как «материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве»^[1].

Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», в котором термины «документированная информация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)» есть «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»^[2]. В этом же значении термин «документ» используется и в двух основных Государственных Стандартах, регулирующих создание, оформление и использование документов – ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года № 273 и ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28. Оба ГОСТа введены в действие с 1 января 1999 года. ГОСТ Р 6.30–97 действует в редакции Постановления Госстандарта России от 20 января 2000 года № 9-ст.

В целом весь спектр такой документации охватывает три больших группы документов:

1. Документы, не относящиеся к категории международных (документы внутрироссийского оборота);

2. Международные документы;

3. Дипломатические документы.

Документы, не относящиеся к категории международных, представляют собой документы, исполняемые в различных ведомствах и не предназначенные для направления за рубеж. Как правило, сюда включаются документы, регулирующие порядок функционирования ведомств и документы, создаваемые в результате их деятельности.

В наиболее общем виде такие документы можно подразделить на следующие категории:

― организационные документы, определяющие порядок организации какого-либо вида деятельности, структуру и штатную численность учреждений и ведомств, их место в общей структуре органов государственной власти и управления либо в системе негосударственных организаций данной отрасли, инструкции и функциональные обязанности должностных лиц т.д.;

― распорядительные документы, включающие в себя приказы, указания, решения и распоряжения по каким-либо вопросам деятельности ведомства;

― информационно-справочные документы, создаваемые в ходе деятельности ведомства и при обмене информацией с другими министерствами и ведомствами. Это документы, содержащие фактические данные о конкретных лицах, организациях, событиях, действиях, отношениях, планах и замыслах. Сюда относят письма, телеграммы, запросы, тематические обзоры, требования, телефонограммы, справки, докладные записки и т.д.;

― управленческие документы, регулирующие процесс деятельности и обеспечивающие системный, плановый характер работы министерств, ведомств и их подразделений – планы работ, графики выполнения заданий, отчеты по планам и заданиям и т.п.

― кадровые документы (документы по личному составу), отражающие расстановку кадров на конкретных участках деятельности, перемещение кадров, поощрения и взыскания, накладываемые на отдельных должностных лиц, исполнение сотрудниками своих должностных обязанностей b регламента работы и т.д.;

― финансовые документы, отражающие результаты хозяйственно-финансовой деятельности учреждений и ведомств, фиксирующие размеры и направление движения финансовых потоков, а также распределение денежных средств.

Международные документы включают в себя весь комплекс документации, исполняемый любым субъектом международной деятельности (кроме МИД и высших органов государственной власти и управления) и используемая на внешнеполитической арене, за исключением документов, относимых к категории дипломатических. Таким образом, любая организация, действующая на внешнеполитической арене и включенная в международный информационный обмен, создает и использует данную категорию документов.

Документы этой группы могут исполняться на русском, иностранном, на двух языках, либо на третьем языке, который считается международным в данной отрасли (как правило, на английском или французском). В отдельных случаях международные документы могут исполняться сразу на нескольких языках, например, документы многих международных неправительственных организаций часто исполняются сразу на всех официальных рабочих языках ООН – английском, французском, испанском, арабском, русском и китайском. В нашей стране международные документы исполняются с соблюдением отечественных стандартов ГОСТ Р 6.30–97 и ГОСТ Р 51141–98, а также требований ИСО^[3].

Дипломатические документы это документы, образующиеся в результате деятельности министерства иностранных дел и высших органов государственной власти и управления на международной арене. Эта группа включает в себя следующие подгруппы документов:

1. Внутриведомственные дипломатические документы;

2. Дипломатическая переписка;

3. Международные правовые акты.

К внутриведомственным дипломатическим документам относятся документы, с помощью которых происходит обмен информацией между министерством иностранных дел (центром) и дипломатическими представительствами в зарубежных странах или при международных организациях, либо между двумя и более представительствами одной страны, расположенными в одном или разных государствах (например, переписка между Посольствами России в Латвии (Рига) и Литве (Вильнюс).

При подготовке и исполнении этих документов, как правило, руководствуются теми стандартами и нормами, которые приняты в данной стране, то есть, применительно к деятельности внешнеполитического ведомства Российской Федерации, это ГОСТ Р 6.30–97 и ГОСТ Р 51141–98.

Дипломатическая переписка представляет собой комплекс документов, «посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами и которые выражают позицию государства по тому или иному вопросу международной жизни»^[4]. Дипломатическая переписка является одной из основных форм дипломатической деятельности государства по осуществлению целей и задач его внешней политики.

В отношении языка, на котором ведется дипломатическая переписка, следует отметить следующее. Формально министерство иностранных дел РФ с дипломатическими представительствами иностранных государств и дипломатические представительства России за рубежом с МИД страны пребывания могут вести переписку на языке своей страны. Однако это иногда может вызвать у получивших документ трудности с переводом и задержку в рассмотрении поставленных в документе вопросов. Поэтому на практике этот вопрос решается следующим образом:

1) по договоренности с ведомством иностранных дел или с посольством переписка ведется на каком-либо третьем языке;

2) переписка ведется на языке своей страны с приложением к каждому документу его неофициального перевода^[5].

Международные правовые акты это документы, закрепляющие регулируемые международным правом двусторонние или многосторонние отношения государств по тем или иным вопросам, в соответствии с которыми стороны приобретают определенные права и берут на себя определенные обязательства. Формы документов международных правовых актов каждого вида определяются нормами международного права, либо общепринятыми в международной практике обычаями, либо по обоюдному согласию договаривающихся сторон. Обычно такие документы составляются на нескольких языках (по числу договаривающихся сторон) и отдельные экземпляры документов на разных языках являются аутентичными.

С целью выработки общих принципов составления, оформления и исполнения документов, определения форм и методов работы с ними, производится классификация документов по определенным основаниям.

Классификация документов  это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Документы классифицируются по следующим основаниям:

1. По источнику информации:

― первичные документы, отражающие данные, полученные на основе непосредственного восприятия фактов окружающей действительности сотрудниками внешнеполитического ведомства.

― вторичные документы  это документы, содержащие результаты обработки информации, содержащейся в первичных документах.

― документы смешанного типа, имеющие признаки и первичных и вторичных документов. Как правило, это документы обобщающего характера, при составлении которых используются как информация, полученная в ходе непосредственного восприятия фактов сотрудником внешнеполитического ведомства, так и результаты обработки информации, содержащейся в первичных документах.

2. По статусу документа:

― Официальные документы  это «документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке»^[6].

― Полуофициальными документами являются документы, направляемые, как правило, от имени должностного лица знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), или по вопросам, постановка которых в официальном порядке по тем или иным причинам нежелательна. Полуофициальные документы не выражают официальную позицию государства или иного субъекта международных отношений, не обладают юридической силой в межгосударственных отношениях, однако играют важную роль при установлении и поддержании контактов на международной арене. Примером документов такого рода может служить частная дипломатическая переписка полуофициального характера.

― Неофициальные документы  это документы, исполняемые в процессе повседневной деятельности и служащие для удовлетворения информационных потребностей внешнеполитического ведомства, либо получаемые и отправляемые субъектом международной деятельности по неофициальным каналам. Такие документы не имеют юридической силы в межгосударственных отношениях, однако, их значение чрезвычайно велико в силу того, что, как правило, именно в неофициальных документах содержится наиболее важная информация, используемая для выработки и принятия управленческих решений. К числу подобных документов относят, в частности, информационные материалы центра, направляемые в дипломатические представительства за рубежом, справки о состоянии обстановки в стране пребывания, направляемые дипломатическим представительством за рубежом в центр, документы, составляемые по результатам приватных бесед с официальными лицами различных ведомств страны пребывания и т.д.

3. По способу представления и фиксации информации:

― письменные документы, в которых информация представляется в форме символьного текста. Письменные документы могут быть рукописными, печатными и электронными.

― иконографические документы, представляющие информацию в виде визуальных образов. Статические (рисунки, графики, схемы, картины, фотоснимки) и динамические (кино- и видеодокументы).

― фонетические документы, фиксирующие аудиоинформацию. К числу таких документов относятся магнитофонные записи, грампластинки, аудиозаписи на лазерных компакт-дисках, аудиозаписи на специальных носителях.

4. По направлению движения относительно субъекта деятельности:

― Входящие документы  это документы, поступающие адресату от исполнителей.

― Исходящие документы представляющие собой документы, направляемые адресату исполнителями.

― Внутренние документы  это «документы, не выходящие за пределы подготовившей его организации»^[7], циркулирующие внутри ведомств, их структурных подразделений и не предназначенные для направления в какой-либо адрес.

5. По стадиям создания документа:

― подлинник;

― копии.

Подлинник (официального) документа  первый или единственный экземпляр официального документа^[8]. Созданию подлинника в ряде случаев предшествует стадия черновика, т.е. рабочего варианта документа в предварительной редакции.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы^[9]. В делопроизводстве различают такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск  это полная копия исходящего документа, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги, заверяется и при отправлении подлинника остается у отправителя. Выписка из официального документа  копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке^[10]. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу^[11]. Дубликат, как правило, изготавливается в связи с утратой подлинника или его непригодностью для использования. Копия документа воспроизводится рукописным, машинным способом или средствами оперативной полиграфии.

6. По степени ограничения доступа к документу:

― Открытые документы  представляющие собой документы, содержащие информацию, доступную любым пользователям.

― Документы ограниченного доступа  это документы, содержащие конфиденциальную информацию^[12]. С документами ограниченного доступа устанавливается особый режим работы в соответствии с ведомственными инструкциями. Пересылка подобных документов осуществляется по каналам фельдъегерско-почтовой или дипкурьерской связи

15. Станда́рт — образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними др. подобных объектов.

Поиск по сайту: