Основные элементы структуры документа

Глава 2. Создание кадровых документов средствами MS EXCEL

MS EXCEL - приложение, которое ориентировано на создание документов табличной структуры. Подобные документы иногда могут быть созданы и средствами MS WORD. В каких же случаях следует использовать MS EXCEL? Можно выделить три основ­ных варианта:

1. Табличный документ имеет числовые данные, над которыми должно выполняться большое количество сложных вычисле­ний, или требуется анализ данных и поиск оптимального решения. MS EXCEL имеет вычислительный аппарат значительно более мощный и удобный, чем MS WORD.

2. Табличный документ используется для накопления большого объема данных, для которых в дальнейшем выполняются операции поиска и выборки. В таком случае таблица работает как база данных. MS EXCEL имеет аппарат поиска и выборки, ко­торый приближает MS EXCEL по функциям к приложению MS ACCESS, изначально предназначенное для создания баз данных и работы с ними.

3. Создается система табличных документов, связанных по дан­ным и представляющих некоторый объект во временном, про­странственном или других разрезах. Например, несколько од­нотипных таблиц отображают помесячные результаты дея­тельности фирмы. На основе этих отдельных таблиц могут быть созданы обобщающие или накопительные таблицы.

Работа кадровых служб обычно не связана с выполнением сложных вычислительных операций. Но средствами MS EXCEL могут быть выполнены различные операции учета, анализа и ста­тистики.

Рассмотрим некоторые конкретные применения MS EXCEL для создания документов кадровых служб. Но предварительно введем основные понятия, учитывая, что это приложение менее известно пользователю, чем MS WORD.

Основные понятия МS EXCEL

Приложение MS EXCEL предназначено и приспособлено для создания таблиц. Поэтому лист окна Документа программы раз­бит на ячейки, находящиеся на пересечении строк и столбцов (колонок).

Основные элементы структуры документа

Лист - один слой окна документа. Количество листов может изменяться от 1 до 255 через пункт меню Сервис Þ Параметры, вкладка Общие, пункт - Листов в новой книге.

Рис. 2.1

На каждом листе сформировано 256х65536 ячеек, где 256 -максимальное количество столбцов, 65536 - максимальное коли­чество строк, которые могут быть использованы.

С помощью ярлыков листов, находящихся в нижней части ок­на программы (рис. 2.1), можно переходить с листа на лист.

На листе можно разместить таблицу или график, или макрос (программу). Используя несколько листов можно создать систе­му связанных таблиц, графиков и программ для управления ими.

Весь документ MS EXCEL называется книгой и сохраняется в файле типа .xls.

Ячейка - элемент листа для хранения данных и формул. Пер­воначально ячейки имеют некоторую стандартную ширину и высоту. Ширину всех ячеек столбца или высоту всех ячеек строки можно изменить, перемещая Соответствующие границы в адресных линейках столбцов и строку или используя пункт меню Формат.

Поиск по сайту: