Документационное обеспечение управления

Упорядочение информационных потоков в сфере государственной службы, совершенствование процедур и технологий документирования кадровых процессов и организации работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, являются сегодня необходимым условием эффективного управления процессом формирования и качественного улучшения кадрового состава организации.

Эффективность же самого делопроизводства определяется, прежде всего, степенью разработанности его нормативно – методической базы и уровнем профессиональной квалификации работников кадровых служб.

Одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб в условиях вырастающей роли делопроизводства в эффективном функционирование организации становится глубокое значение ими действующих нормативных правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.

Технологический процесс создания, обработки и движения документов, хранения и использования их в текущей деятельности подсистемы управления персоналом, как и организации в целом, вопросы работы кадровой службы, ее структура, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты регламентируются совокупностью законов, нормативных правовых актов и методических документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления персоналом.

Документационное обеспечение организации регламентируется:

· законодательными актами РФ в сфере информации и документации;

· правовыми актами Президента и Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

· правовыми актами органов власти субъектов Федерации;

· государственными стандартами на документацию;

· унифицированными системами документации;

· общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации;

· Государственной системой документационного обеспечения управления (ГС ДОУ);

· нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда;

· нормативными документами по организации архивного хранения документов.

Общие принципы организации документационного обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса РФ и Уголовного кодекса РФ. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т. д., определяется ответственностью за неправомерные действия с документами и информацией.

Отдельные стороны работы с информацией регулируется специальными законами:

· Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ и порядок работы по ее осуществлению;

· В Законе «О государственной тайне» от 21.07.93 г. № 5485 определены полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению сохранения и защиты государственной тайны, содержится перечень представляющих государственную тайну сведений, порядок их засекречивания и рассекречивания, контроля за обеспечением государственной тайны и др.;

· ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. № 24-ФЗ утверждает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов;

· порядок использования государственного языка в официальных документах устанавливается Законом РФ «О языках народов РФ» от 25 октября 1991 г. № 1807-1;

· использование изображений Государственного герба РФ на документах регламентируется Федеральным Конституционным законом «О Государственном гербе РФ» от 20 декабря 2000 г. № 2-ФЗ.

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются постановлением Правительства РФ от 17 декабря 1995 г. № 1268 Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.

В соответствии с Законом РФ «О стандартизации» утверждена единая Государственная система стандартизации, объединившая все стандарты, действующие на территории РФ. Самостоятельный раздел ее составляют государственные стандарты на унифицированные системы документации.

В практике делопроизводства важнейшими среди них являются:

· ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

· ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

· ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (в редакции от 21.01.06);

· ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Унифицированные системы документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных форм документов, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и метод материалов по их разработке и применению».

Цель создания УСД – сокращение количества документов, применяемых в деятельности организаций, учреждений и предприятий, установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных задач, сокращение трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также достижение информационной совместимости автоматизированных баз данных.

В настоящее время разработаны и действуют 37 общероссийских классификатора подразделяемых на три группы:

· классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях (в их числе общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД);

· классификаторы информации об организационных структурах (в их числе общероссийский классификатор предприятий и организаций - ОКПО);

· классификаторы информации о населении и кадрах.

«Государственная система документационного обеспечения управления (ГОСДОУ)» является наиболее полным межотраслевым документом по организации делопроизводства, устан2авливающим единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Знание каждым работником сферы управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из условий грамотного, квалифицированного исполнения служебных обязанностей в рамках своей компетенции.

Важнейшей частью документационного обеспечения управления является документирование, представляет собой регламентированный процесс фиксации на различных материальных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для управленческой деятельности информации. В результате процесса документирования появляется документ – зафиксированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В документе, выступающим одновременно и средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности, определяя его полифункциональность.

Обязательным информационным элементом оформления документов, обеспечивающим его юридическую силу является реквизит. ГОСТ Р 6.30-97 в редакции от 21 января 2000 г. устанавливает максимальное число (29) и порядок расположения реквизитов для организационно-распорядительных документов. Юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Не менее важная составляющая делопроизводства – организация работы с документами, т. е. организация документооборота, системы хранения документов и использования их в текущей деятельности органа управления.

Документооборотом – называется совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки.

Система хранения документов представляет собой совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их сохранения, поиска и использования в текущей деятельности организации, учреждения.

Документационное обеспечение управления персоналом государственной службы включает полный цикл – создание, обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другое подразделении.

В число основных делопроизводственных функций системы управления персоналом входит:

· документирование по кадровым вопросам;

· обработка поступающей и передаваемой документации;

· доведение документации до исполнителей – работников системы управления персоналом;

· регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

· формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;

· копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

· контроль исполнения документов по личному составу;

· передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

В зависимости от объемов документооборота организации ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении – канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализовано (т. е. по разным звеньям). В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом в одном подразделении, остальные – во 2всех подразделениях и службах, в том числе кадровой.

В управлении персоналом как подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы документации:

организационно - распорядительная подсистема документации управления персоналом, включающая в качестве подсистем:

· организационную документацию (устав, положение, правила, инструкции);

· распорядительную документацию (постановление, приказ, распоряжение, решение);

· справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);

· документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (контракт), анкета, автобиография, рекомендации, пенсионное дело и др.);2

· документация по обращениям граждан;

плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.).

отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и др.).

документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию).

Большинство этих документов носит внутренний характер.

Поиск по сайту: