АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

ББК 65.050.2я73

Читайте также:

    Д29

    Рецензенты:

    кафедра документоведения Московского

    гос. университета искусства и культуры

    (зав. кафедрой проф.Ю.Н. Столяров);

    канд. ист. наукМ.Ю. Ларин,директор ВНИИДАД

    Главный редактор издательстваН.Д. Эриашвили

    Д29Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с. ISBN 5-238-00193-2.

    Освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характери­стика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрены организация де­лопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должност­ной и численный состав.

    Особо выделены вопросы документирования управленческой деятель­ности: понятие документа, виды и разновидности документов, требова­ния к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распоряди­тельных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документо­оборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хра­нения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив.

    Для студентов и преподавателей вузов, а также для руководителей предприятий и организаций, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов.

    ББК 65.050.2я73

     

    ISBN 5-238-00193-2ã Коллектив авторов, 2000

     

    ООО “ИЗДАТЕЛЬСТВО ЮНИТИ-ДАНА”, 2000.

    Воспроизведение всей книги или любой её части запрещается

    без письменного разрешения издательства.


     

     

    Содержание

    Предисловие......................................................................................................................................................................................................... 3

    1. Основные понятия..................................................................................................................................................................................... 4



    2. Возникновение и развитие отечественного делопроизводства................................................................. 11

    2.1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (X—XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI—XV вв.).............................................................................................................................................................................................................................. 11

    2.2. Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв.)............................................................................................................................... 11

    2.3. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)................................................ 14

    2.4. Делопроизводство в учреждениях России XIX — начала XX вв. (министерское делопроизводство)............... 17

    2.5. Государственное делопроизводство в советскую эпоху...................................................................................................... 20

    3. Современное государственное регулирование делопроизводства........................................................ 25

    3.1. Законодательное регулирование делопроизводства............................................................................................................... 25

    3.2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.......................................................................................... 26

    4. Оформление управленческих документов...................................................................................................................... 29

    4.1. Общие требования....................................................................................................................................................................................... 29

    ‡агрузка...

    4.2. Форматы бумаги и поля........................................................................................................................................................................... 31

    4.3. Бланки документов................................................................................................................................................................................... 33

    4.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов..................................................................................................... 36

    4.5. Требования к изготовлению документов....................................................................................................................................... 47

    5. Составление документов................................................................................................................................................................. 49

    5.1. Требования к тексту документа.......................................................................................................................................................... 49

    5.2. Подготовка документов на компьютере........................................................................................................................................ 53

    6. Особенности языка и стиля служебных документов........................................................................................... 62

    6.1. Нормы официально-делового стиля.................................................................................................................................................. 62

    6.2. Редакторская правка служебных документов............................................................................................................................. 74

    7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов........................................... 79

    7.1. Организационные документы............................................................................................................................................................. 79

    7.2. Распорядительные документы............................................................................................................................................................ 85

    7.3. Протокол......................................................................................................................................................................................................... 89

    7.4. Информационно-справочные документы...................................................................................................................................... 95

    8. Организация службы делопроизводства......................................................................................................................... 103

    8.1. Общие требования.................................................................................................................................................................................... 103

    8.2. Организационные формы работы с документами................................................................................................................... 104

    8.3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства................................................................................. 105

    8.4. Задачи и функции службы делопроизводства........................................................................................................................... 106

    8.5. Функции структурных подразделений службы делопроизводства................................................................................ 107

    8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства......................................................................................... 109

    8.7. Нормативная регламентация службы делопроизводства................................................................................................... 110

    8. 8. Условия труда........................................................................................................................................................................................... 116

    9. Организация документооборота............................................................................................................................................. 118

    9.1. Проблема совершенствования документооборота................................................................................................................. 118

    9.2. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация................................. 119

    9.3. Основные правила организации документооборота в учреждении............................................................................... 121

    9.4. Прием, обработка и распределение поступающих документов........................................................................................ 124

    9.5. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами.......................................................... 126

    9.6. Правила обработки исходящих документов............................................................................................................................... 128

    10. Регистрация документов.............................................................................................................................................................. 129

    10.1. Значение и задачи регистрации документов........................................................................................................................... 129

    10.2. Общие правила регистрации документов.................................................................................................................................. 130

    10.3. Формы регистрации документов.................................................................................................................................................... 131

    10.4. Автоматизированные системы регистрации........................................................................................................................... 133

    11. Информационно-справочная работа по документам........................................................................................ 137

    12. Контроль за исполнением документов.......................................................................................................................... 140

    12.1. Значение и виды контроля................................................................................................................................................................. 140

    12.2. Формы контроля. Сроковая картотека......................................................................................................................................... 142

    12.3. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов.................................................................... 143

    13. Работа с письмами и обращениями граждан............................................................................................................. 146

    14. Организация текущего хранения документов......................................................................................................... 151

    14.1. Номенклатура дел................................................................................................................................................................................. 151

    14.2. Формирование дел................................................................................................................................................................................. 157

    14.3. Хранение дел............................................................................................................................................................................................ 159

    15. Подготовка дел к архивному хранению......................................................................................................................... 161

    15.1. Экспертиза ценности документов................................................................................................................................................ 161

    15.2. Оформление дел...................................................................................................................................................................................... 165

    15.3. Составление описей дел.................................................................................................................................................................... 167

    15.4. Порядок передачи дел в архив......................................................................................................................................................... 168

    16. Хранение документов в электронной форме............................................................................................................. 170

    16.1. Систематизация документов.......................................................................................................................................................... 170

    16.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме........................................................................................ 171

    16.3. Архивное хранение............................................................................................................................................................................... 173

    Перечень нормативных актов.................................................................................................................................................................... 176

    Библиографический список......................................................................................................................................................................... 178

    Приложения......................................................................................................................................................................................................... 179

     

    Предисловие

    Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред­приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона­ми. При проверке работы организации, проведении ревизии прове­ряют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

    Организация и ведение делопроизводства требуют профес­сиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроиз­водства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-ре­ференты (секретари).

    Специалистов по документационному обеспечению управлен­ческой деятельности готовят как высшие учебные заведения по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», так и средние профессиональные учеб­ные заведения по специальности 0611 «Делопроизводство и архи­воведение». Кроме того, курс «Документационное обеспечение уп­равления» во многих вузах страны включён в подготовку менедже­ров, юристов, экономистов и других специалистов, готовящихся к работе в сфере управления.

    Учебник предназначен прежде всего для изучения курса «Орга­низация и технология документационного обеспечения управле­ния», входящего в блок общепрофессиональных дисциплин по спе­циальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Он написан в соответствии с требованиями к обяза­тельному минимуму содержания дисциплин, изложенному в Госу­дарственном образовательном стандарте высшего профессиональ­ного образования по специальности 350800. Содержание курса по стандарту должно освещать следующие темы:

    «Роль и место информационно-документационного обеспечения в работе аппарата управления; история организации делопроизвод­ства в дореволюционной России и в советских государственных уч­реждениях; современная технология и организация делопроизводст­ва; задачи и функции службы ДОУ, должностной и технический состав работников, функциональные обязанности; нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информацион-но-документационного обеспечения деятельности учреждения; ор­ганизация документооборота, регистрация и контроль за исполне­нием документов в учреждении; информационно-справочная сис­тема по документам учреждения, особенности работы с обраще­ниями граждан; организация текущего хранения документов; но­менклатура дел, формирование дел, организация и проведение экс­пертизы ценности документов, уничтожение документов; подготов­ка документов к передаче на ведомственное хранение».

    Однако учебник рассчитан также и на студентов других специ­альностей, изучающих курс «Документационное обеспечение управ­ления», для чего в него включены разделы по составлению и офор­млению документов, читаемые для документоведов в специальном курсе «Документоведение».

    Учебник полезен и любому работнику управленческого аппара­та, работа которого связана с документами.

    Содержание учебника охватывает проблемы как составления и оформления документов, так и организации и технологии работы с документами на всех этапах — от получения (составления) до пере­дачи дел на архивное хранение. На каждом этапе учитывается вне­дрение в сферу управления компьютерных технологий. Учебник написан коллективом кафедры документоведения Российского го­сударственного гуманитарного университета.

    Авторы учебника:

    Е.Н. Басовская гл. 6;

    Т.А. Быкова -гл. 1, §3.1;

    Л.М. Вялова — гл. 2;

    Т.В. Кузнецова предисловие, § 3.2, 5.1, 10.1 — 10.3, 12.1, гл. 13;

    С.Л. Кузнецов - § 5.2, 10.4, гл. 11, § 12.2, 12.3, гл. 15, 16;

    Л.В. Санкина гл. 4, 7, 8, 9;

    Т.А. Быкова, Е.М. Емышева, О.В. Мосягина совместно гл. 14, 15.

     

     

    Основные понятия

     

    Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

    Делопроизводствоотрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами*.

    * ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, с.1.

     

    Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу*. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

    * См.: Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. 4. - М.: Институт русского языка АН СССР, 1977, с.207.

     

    Современное делопроизводство включает:

    § обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

    § организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

    Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

    Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам»*.

    * ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

     

    Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина — документоведение.

    Древнейшей техникой документирования было текстовое ру­кописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей ма­шинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пи­шущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появле­ния более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управ­ленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обес­печение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых ин­формационных технологий не исключает составления докумен­тов на бумажной основе и их обязательного оформления в соот­ветствии с установленными правилами.

    Документирование в аппарате управления может осуществ­ляться на естественном языке (рукопись, машинопись, теле­грамма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носи­телей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладаю­щим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно ру­кописным способом.

    Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

    Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения ин­формации в информационные ресурсы. Документирование ин­формации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию дело­производства, стандартизацию документов и их массивов, безо­пасность Российской Федерации»*.


    * Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, ст. 609.

     

    Организация работы с документамиэто обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения»*.

     


    * ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело, термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, с.З.

     

    Документооборотомстандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления*. В технологию работы с документа­ми входит:

     


    * ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –М.: Госстандарт России, 1998, с. 3.

     

    • прием и первичная обработка документов;

    • их предварительное рассмотрение и распределение;

    • регистрация документов;

    • контроль исполнения документов;

    • информационно-справочная работа;

    • исполнение документов;

    • их отправка;

    • систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

    Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; контроль исполнения документов — совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние делагруппирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.*


    * Там же, с. 3,4.

     

    Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

    «Информациясведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»*.


    * Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, ст.2.

     

    В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

    Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.

    Полнота информации выражается ее объемом, который дол­жен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибоч­ным управленческим решениям.

    В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуа­ция, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Други­ми словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

    Организации работы с информацией и документами в эко­номически развитых странах уделяется большое внимание. На­пример, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и за­щите информации», которым установлены правовые нормы соз­дания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, рас­пространения и представления информации.

    Создание законодательной основы использования информа­ции является фактом существенного изменения отношения об­щества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различ­ных структур и в конечном итоге приводят к достижению эко­номических результатов.

    Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой от­расли и для каких целей он используется. Так, для юристов до­кумент является прежде всего способом доказательства или сви­детельства чего-либо, для историка — историческим источни­ком, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

    В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня­тия «документ»:

    Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать*. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует рас­крыть и понятие «реквизит».

     


    * Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, ст.2.

     

    Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую­щее определение:

    Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.*


    * ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

     

    Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго огра­ничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

    В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

    Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

    Официальные документы это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.* Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.**


    * ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

    ** Там же.

     

    Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

    Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку­ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку­менты можно классифицировать в соответствии с их назначени­ем как средства:

    · регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции и др.);

    · распорядительной деятельности (приказы, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.);

    · накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

    · передачи информации (письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.).

    Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку­менты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на­копления и обобщения информации.

    Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать ин­формацию и придать ей юридическую силу. Значение латин­ского слова «документ» (documentum) — доказательство, свиде­тельство. В настоящее время бесспорность документа также оп­ределяется понятием «юридическая сила документа».

    Для управленческой деятельности юридическая сила докумен­тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча­стников управленческих действий (органов управления, их струк­турных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основы­вают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

    Юридическая сила документа это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления*. Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

     


    * ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

     

    · соблюдать при его подготовке действующие нормы зако­нодательства;

    · издавать документы только в пределах своей компетен­ции;

    · соблюдать действующие в определенное время общегосудар­ственные правила составления и оформления документов.

    К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут­верждения.

    Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и под­пись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке ор­ганизации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписа­ния организации необходимы не только перечисленные реквизи­ты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определен­ных видов документов в действующих правилах оформления раз­работаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юриди­ческую силу.

    В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, бело­вые, подлинники, копии.

    Черновой документ, изготовленный рукописным, машино­писным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

    Беловой документ — это рукописный или машинописный доку­мент, текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и исправлений.

    Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

    Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике, с использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль­ной копией является второй и последующие экземпляры доку­ментов, полученные через копировальную бумагу. Они, как пра­вило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента, но не обязательно повторяет его форму.

     


    * ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

     

    Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотари­ально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рожде­нии, диплома и т.д.).

    Документ, полученный из автоматизированной информаци­онной системы, в соответствии с законом приобретает юридиче­скую силу после его подписания должностным лицом в поряд­ке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информацион­ных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электрон­ной цифровой подписи признается при наличии в автоматизи­рованной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюде­нии установленного режима их использования. Право удостове­рять идентичность электронной цифровой подписи осуществля­ется в Российской Федерации на основе лицензии.*

    * Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, ст.5.

     

    В управлении, как и в других областях человеческой деятельно­сти, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его струк­турные подразделения выполняют разные управленческие функ­ции. Некоторые функции управления являются типовыми, прису­щими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирова­ние и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управ­ленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

    Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и сред­ством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определен­ным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

    Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению*.

    * ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –М.: Госстандарт России, 1998. С.2.

     

    Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отно­сящихся к различным системам документации. Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж­дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, не­зависимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнитель­скую деятельность. Их совокупность составляет систему организа­ционно-распорядительной документации. Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.* Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

    * Там же.

     

    Помимо общих для всех учреждений и предприятий функ­циональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответ­ствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образо­ванию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С од­ной стороны, она представляет для других систем правовую ос­нову, а с другой — в ней находят отражение вопросы руково­дства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

    В условиях научно-технической революции произошло рез­кое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увели­чением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходи­мость упорядочения потоков информации, установления необ­ходимого и достаточного количества видов документов, испол­няющих роль информационного обеспечения функций управле­ния. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно пе­реработать растущие потоки информации. Появилась потреб­ность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и при­менение средств автоматизации, эффективность их использова­ния находятся в прямой зависимости от степени упорядоченно­сти документации, для обработки которой они предназначены.

    Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

    Стандартизация это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, прини­маемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объ­ектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанав­ливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартиза­ции и утверждается компетентным органом*. Применение стандар­тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартиза­ции координируется государственными органами стандартизации.

    * Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991, т.2, с. 407. Более пространное и детальное определение стандартизации дано в ГОСТ Р 1.0—92 Государственная система стандартизации РФ. Основные положения.

     

    Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят та­кие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. На­пример, в широком смысле типизация — это разработка типо­вых конструкций или технологических процессов на основе об­щих для ряда изделий (процессов) технических характеристик*. В документоведении этот метод используется для создания ти­повых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в после­дующем создаются тексты аналогичного содержания.

    * Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991, т.2, с.1333.

     

    Под унификациейпонимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию»*\ По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и разме­ров**. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унифи­кации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов доку­ментов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой облас­ти деятельности, в том числе и в документировании. Управленче­ские документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизвод­ства, способствует их оперативной обработке и исполнению, со­кращает затраты времени на работу с документами не только дело­производственного персонала, но и всех работников управленче­ского аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

    * Там же, с.526.

    ** ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Основные положения. — М., 1994, п.3.22.

     

    В документоведении унификация и стандартизация рассмат­риваются как процессы установления единого подхода при созда­нии и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов — высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распростра­нения. Поэтому унификация обычно проводится как предвари­тельный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стан­дартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской ра­боте) или отдельные виды продукции (например, форматы бу­маги), так и на унифицированные системы документации.

    Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности.*

    * ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе­ния. — М.: Госстандарт России, 1988, с.2.

     

    Непосредственные разработчики конкретных форм докумен­тов и систем документации — министерства (ведомства), осуще­ствляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен­ты, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Госу­дарственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за сис­тему организационно-распорядительной документации.

    Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обра­ботки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненно­сти и формы собственности.

    Контрольные вопросы

     

    1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

    2. С чем связано появление понятия «документационное обеспе­чение управления»?

    3. Какие способы документирования (запечатления информации) вам известны?

    4. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

    5. Где закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?

    6. Какое понятие «информации» используется документоведами и где оно закреплено?

    7. Какое из определений документа вы считаете наиболее пол­ным и почему?

    8. Что понимается под юридической силой документа?

    9. Что такое «система документации» и «унифицированная сис­тема документации»?

    10. Как вы понимаете процесс стандартизации документов?

    11. Как вы понимаете процесс унификации документов?

     

     


    1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 |


    Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.054 сек.)