АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Формы регистрации документов

Читайте также:
  1. BRP открывает новый виток инновационного развития с выпуском платформы Ski-Doo REV
  2. II. ЦЕЛИ И ФОРМЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРИХОДА
  3. IV. Формы контроля
  4. IV. Формы контроля
  5. V. Формы контроля
  6. VII Формы текущего и итогового контроля
  7. VII. Новые формы российского предпринимательства
  8. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов
  9. Автоматизированные системы регистрации
  10. Авторитаризм и его формы
  11. Авторитет и влияние менеджера, и их формы.
  12. Аграрные отношения и формы землевладения. Усиление эксплуатации общинников.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: жур­нальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации* нужна тогда, когда учет доку­ментов выступает на первое место, предотвращает претензии со сто­роны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета догово­ров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета кон­фиденциальных документов имеет следующие графы **:

 


* Журнальная система регистрации введена Генеральным регламентом Петра I в 1720 г.

** Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бу­мажных носителях // Секретарское дело.— 1999. — № 3, с. 30.

 

Форма регистрационного журнала обычных входящих доку­ментов проста и может иметь такие графы:

 

Журнальная система удобна и в том случае, когда в органи­зацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяет­ся (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве посту­пивших документов процесс регистрации занимает значи­тельное время, что естественно приводит к задержке даль­нейшей работы с документом;

• журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных под­разделениях, куда он передается для исполнения, и доку­мент регистрируется повторно во всех отделах, через кото­рые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных фор­мах журналов;



• журнальная система регистрации делает практически не­возможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

• при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявле­ния документов, срок исполнения которых истекает на оп­ределенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в орга­низациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распростране­ние в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизвод­ство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

• карточки можно изготовить в необходимом количестве эк­земпляров и, следовательно, отпадает необходимость в по­вторной регистрации документов в структурных подразде­лениях;

• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким обра­зом, карточная система регистрации обеспечивает инфор­мационно-справочную работу;

• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

 

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводствен­ного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной карточ­ки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148×210) или А6 (105×148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно ис­пользовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верх­нему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном ре­жиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой кон­трольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных кар­точек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справоч­ные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Есте­ственно, что создание и ведение больших картотек — это трудо­емкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учрежде­ниях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудо­емкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 |


Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.021 сек.)