АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Значение и задачи регистрации документов

Читайте также:
  1. B) наиболее часто встречающееся значение признака в данном ряду
  2. I и II ополчения: их состав, значение.
  3. I. ГИМНАСТИКА, ЕЕ ЗАДАЧИ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ
  4. I. Понятие и значение охраны труда
  5. I. Ситуационные задачи и тестовые задания.
  6. II. Основные задачи и функции
  7. II. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ПРИНЦИПЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВОИ
  8. II. Цель и задачи государственной политики в области развития инновационной системы
  9. III. Цели и задачи социально-экономического развития Республики Карелия на среднесрочную перспективу (2012-2017 годы)
  10. V. Grammatik. Wiederholen Sie die Grammatik zum Thema « Словообразование. Значение суффиксов »
  11. VI. ДАЛЬНЕЙШИЕ ЗАДАЧИ И ПУТИ ИССЛЕДОВАНИЯ
  12. Write ('Значение В-',В)

В организации работы с документами ведущее место занима­ет постановка регистрации документов. Именно сглаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроиз­водства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сде­лать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о до­кументе по установленной форме, фиксирующей факт его соз­дания, отправления или получения»*. Как вытекает из опреде­ления, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

 


* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65.

 

Регистрация — один из начальных этапов работы с получен­ными документами, следующий сразу за их первичной обработ­кой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправля­ются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создавае­мых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший про­цесс работы с документами. И поэтому рационализация дело­производства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.



Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.

Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с доку­мента показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что по­зволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информацион­но-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 |


Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.017 сек.)