Нормативная регламентация службы делопроизводства

В числе организационных задач, решаемых в процессе созда­ния службы делопроизводства, стоит и задача нормативной рег­ламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положе­нии, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закреп­ляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действую­щего законодательства, государственных нормативно-методичес­ких документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламента­цию принятой технологии работы с документами.

В регламентации деятельности делопроизводственной служ­бы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организа­ции, ее функции, задачи, порядок работы (см. § 7.1).

Разработка устава влияет на общую постановку делопроиз­водства, так как конкретно определенные задачи, отражаю­щие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документо­оборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обя­занностей руководителей организации способствует регламен­тации информационных связей, возникающих в процессе вы­полнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управ­ления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые бу­дут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной докумен­тации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры ин­формационных потоков и документооборота.

Подобную роль играют и положения о структурных подразде­лениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанно­сти, выполняемые в процессе деятельности конкретного струк­турного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (во­просы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения доста­точности для принятия управленческих решений.

Положение о службе делопроизводства создается с той же це­лью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата управления тесно связаны с об­щими задачами организации (учреждения).

Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функ­ций службы. При разработке индивидуальных положений кон­кретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым техно­логическим функциям могут быть добавлены функции прогно­зирования развития документационного обеспечения, унифика­ции документов, методического руководства постановкой дело­производства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавли­вает точное название службы делопроизводства, ее место в ор­ганизационной структуре организации, степень самостоятельно­сти службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:

1. «Канцелярия является самостоятельным структурным под­разделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».

2. «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчи­няется его начальнику».

В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором — ее вспомогательное значение.

Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требова­ния к его квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кото­рыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные и распорядительные.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел Положения формулирует общую цель и ос­новные задачи службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя.

Третий раздел Положения основной. Он содержит всесто­роннюю характеристику деятельности службы делопроизводст­ва и называется «Функции». Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подраз­делений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их на­званиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за опре­деленный участок работы. При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирова­ния и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При со­ставлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает уча­стие и в какой форме.

Четвертый раздел Положения «Права» содержит перечисле­ние прав, которые закрепляются за службой в целом для реали­зации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию рабо­ты с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений ин­формацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. Значительное влияние на состояние работы с документами мо­жет оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требо­ваний (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.).

Для того чтобы установить разграничение прав службы и ее руководителя, в разделе устанавливают персональные права ру­ководителя службы делопроизводства. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, на­значать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

Должностные обязанности руководителя службы делопро­изводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел «Руководство», где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводст­ва, планирование ее работы, контроль за работой сотрудни­ков, совершенствование организационной структуры, созда­ние или участие в разработке нормативно-методического обес­печения деятельности службы.

Раздел «Ответственность» выделяется в самостоятельный или включается в раздел «Руководство» и содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональ­ную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и норма­тивных документов, достоверность информации, ее утечку, ор­ганизацию работы службы, работу с кадрами и т.д.

Иногда в Положении раздел «Руководство» делится на три подраздела: руководитель службы делопроизводства обязан (пе­речисление обязанностей), руководитель службы делопроиз­водства имеет право (перечисление прав), руководитель службы делопроизводства несет ответственность (персональная ответ­ственность).

Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подраз­делениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделе­ниями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с други­ми структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом раз­деле фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными под­разделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями.

Правовая значимость Положения как организационного до­кумента повышается при включении в него разделов, устанавли­вающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделе­ния, порядка стимулирования и мер ответственности работни­ков за выполнение возложенных функций, а также сроки дейст­вия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не отно­сятся к числу обязательных, но значительно повышают роль Положения как организационного документа.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организа­ции. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделе­ний, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изме­нении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспреде­ление функций между структурными подразделениями.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, слу­жащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей — должностная инструкция (см. § 7.1). Служебная должность является первичным элементом управ­ленческой структуры. Формирование системы должностей зави­сит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция — действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регули­рующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструк­ций является такой нормативный документ, как Квалификаци­онный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный пере­чень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ*.

* Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М., Минтруд РФ, 1998; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. — М., 1991, с. 73.

Второй источник при составлении должностных инструкций — типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для от­дельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно об­легчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламен­тирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмот­ренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют зада­чи и функции, устанавливают их распределение между работни­ками структурных подразделений, определяют содержание, ха­рактер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодопол­няемые документы, так как обязанности каждого работника ус­танавливаются исходя из распределения всего комплекса функ­ций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из за­дач и функций всей службы в целом.

К тексту должностной инструкции предъявляются требова­ния полноты определения задач, функций, обязанностей. Не­четкое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдель­ных работников. При закреплении в формулировках должност­ной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанно­стей создается чисто формальный документ, который не выпол­няет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее со­держания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаго­лы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. и при этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «прини­мает участие...», «совместно с...», «организует визирование», «обеспечивает выполнение».

В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ве­дения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполне­ние основной задачи. Например, основная задача работника — регистрация документов; в разных организациях эта задача мо­жет предусматривать выполнение таких работ, как ведение од­ного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компью­терной базы данных, передача информации, составление и ве­дение справочных картотек, обслуживание запросов специали­стов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанно­стей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разде­ле формулируются особенности подготовки и передачи доку­ментов, доступа работника к определенной информации, прави­ла обработки и передачи документов, методы и сроки выполне­ния обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроиз­водственной службы, как: принятие решений, получение ин­формации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возвра­та документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, кото­рая выделяется в отдельный раздел. В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должно­стного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относя­щихся к его обязанностям. Ответственность может быть уста­новлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в со­ответствии с действующим законодательством и учетом специ­фики работы организации.

Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют ус­тановить критерии оценки труда.

Инструкция по делопроизводству (документационному обес­печению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок ра­боты с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Ти­повые инструкции, а также действующие государственные нор­мативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, темати­ческие разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распро­странения Инструкции (например, «Инструкция распространя­ется на все документы», «... на административные документы», «....кроме конфиденциальных документов» и др.), ответствен­ность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с до­кументами в учреждении в целом и в ее структурных подразде­лениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

• виды и разновидности документов, используемые для до­кументирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

• общие правила подготовки и оформления документов;

• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений;

• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

• порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих пра­вила подготовки документов коллегиального органа, а также за­местителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформле­ния документов.

Раздел «Организация документооборота» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих до­кументов;

• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

• основные инстанции движения документов;

• порядок подготовки и отправки исходящих документов;

• порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организа­цию регистрации входящих, исходящих и внутренних докумен­тов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание приня­той технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливают­ся принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их дос­тупности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и класси­фикации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением докумен­тов» устанавливает категории документов, подлежащие обяза­тельному контролю, порядок постановки на контроль, техно­логию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за ис­полнением документов, порядок информирования руководите­лей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит прави­ла хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хране­нию, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В Инст­рукции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы до-кументопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых доку­ментов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с доку­ментами, все технологические операции в их логической после­довательности. Инструкция — регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специали­стов аппарата управления.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизвод­ства при участии архива, юридической службы. Инструкция ут­верждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные под­разделения для использования в работе.

В числе организационных документов делопроизводства с на­чала 1980-х годов применяется и такой нормативный документ, как Табель форм документов по типовым управленческим ситуаци­ям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управлен­ческой структуры, содержащий характеристику каждого докумен­та, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава при­меняющихся в аппарате документов, так и процедуры их подго­товки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Методика разработки табеля создана ВНИИДАД*. Она включает:

* Вялова Л.М. О введении табеля документов, реализующих функции управления// — Документоведение, документационное обеспечение управления. — 1985. — № 1(15), с. 10-14.

• предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному доку­ментированию. На этом этапе работы изучаются дейст­вующие государственные законодательные акты и норма­тивно-методические документы, регламентирующие про­цедуры документирования; организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в ор­ганизации (учреждении);

• определение структуры табеля. Как и любой классифика­ционный справочник, применяющийся в делопроизводст­ве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табе­ля будут управленческие функции, подразделами — зада­чи, свойственные аппарату управления, во втором — на­звания структурных подразделений. Внутри разделов до­кументы систематизируют либо по степени важности, ли­бо по алфавиту наименований;

• выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия доку­ментов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. На­пример, табель может иметь такие графы:

код формы документа,

наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа,

наименование структурного подразделения, ответствен­ного за подготовку, периодичность составления,

согласование (внутреннее и внешнее) — указываются ор­ганизации или структурные подразделения или должност­ные лица, участвующие в этом процессе,

подпись (должность лица, которое подписывает документ),

утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ),

печать (необходимость удостоверения документа печатью),

адресат — организация (структурное подразделение, в ко­торое предоставляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изго­товления текста документа, его регистрации, количестве созда­ваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлин­ника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должно­сти исполнителей и руководителей, принимающих участие в со­ставлении, подписании, визировании, утверждении, периодич­ность создания документа, характеристика применяемых техниче­ских средств создания, пересылки). После утверждения руководи­телем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводствен­ная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании — внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

• исключить возможность неоправданного создания новых форм;

• установить единую классификацию документов организа­ции в соответствии с управленческими функциями и зада­чами;

• учесть количество видов и форм документов.

Поиск по сайту: